Überbrückung nicht vorhergesehener Absenzen und Vakanzen durch Interim Management – eine strategische Notwendigkeit in volatilen Zeiten

Definition und Verständnis von Interim Management

Interim Management beschreibt den temporären Einsatz externer Führungskräfte oder Fachexperten in einem Unternehmen zur Überbrückung personeller Engpässe, zur Leitung von Projekten oder zur Umsetzung strategischer Veränderungen. Anders als klassische Beraterinnen übernehmen Interim Managerinnen operative Verantwortung und werden vollständig in die Unternehmensprozesse integriert.

Ursachen für plötzliche Personalengpässe

Wie im Ausgangstext skizziert, sind die Auslöser für den Einsatz von Interim Manager*innen sehr vielfältig. Sie lassen sich grob in die folgenden Kategorien unterteilen:

1. Krankheit oder Unfall des Stelleninhabers

Plötzliche krankheitsbedingte Ausfälle – insbesondere in Schlüsselpositionen – können den Betriebsablauf erheblich stören. Dies gilt besonders, wenn es sich um Führungskräfte, IT-Leitungen, Compliance Officer oder Finanzverantwortliche handelt. Interim Manager*innen füllen diese Lücke mit sofortiger Wirkung, sichern die Kontinuität und verhindern drohende operative Einbußen.

Beispiel aus der Praxis:
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen verlor von einem Tag auf den anderen seinen Produktionsleiter durch einen schweren Autounfall. Die Produktionsabläufe gerieten ins Stocken, Aufträge konnten nicht mehr fristgerecht abgewickelt werden. Innerhalb von drei Tagen wurde ein erfahrener Interim-Produktionsleiter engagiert, der bereits nach einer Woche mit Effizienzsteigerungsmaßnahmen begann und die Abteilung wieder stabilisierte.

2. Freistellung in Kündigungssituationen

In kritischen Führungssituationen kann es erforderlich sein, sich von einer Führungskraft zu trennen, sei es aufgrund persönlicher Differenzen, mangelnder Performance oder strategischer Neuausrichtungen. In der Zeit bis zur Neubesetzung entsteht jedoch ein Vakuum, das insbesondere bei hohen Anforderungen an die Führungskultur oder komplexer Unternehmensstruktur schwerwiegende Folgen haben kann.

Praxisbeispiel:
Ein international tätiger Logistikkonzern trennte sich kurzfristig vom CFO der Landesgesellschaft in Österreich. Da die Jahresabschlussarbeiten unmittelbar bevorstanden, wurde innerhalb weniger Tage ein Interim-CFO eingesetzt, der sowohl das lokale Team unterstützte als auch die Konzernanforderungen verstand. Die Abschlussarbeiten wurden fristgerecht erledigt, und der Konzern sparte sich eine mögliche Vertragsstrafe.

3. Unvorhergesehene externe Ereignisse

Nicht planbare externe Anforderungen wie überraschende Betriebs- oder Wirtschaftsprüfungen, Auflagen der Datenschutzbehörde oder Maßnahmen aufgrund neuer gesetzlicher Vorschriften fordern oft zusätzliche personelle Ressourcen, die im Regelbetrieb nicht vorhanden sind.

Beispiel:
Ein Handelsunternehmen wurde kurzfristig von einer erweiterten Betriebsprüfung überrascht, die mehrere Jahre retrospektiv beleuchtete. Die vorhandene Buchhaltung war personell und strukturell nicht in der Lage, die Anfragen in der gewünschten Tiefe und Schnelligkeit zu bearbeiten. Ein Interim-Experte für Steuerrecht und Betriebsprüfungen wurde engagiert und übernahm die Kommunikation mit der Prüfstelle, bereitete Unterlagen auf und entlastete die interne Buchhaltung.

4. Umsetzung rechtlicher Neuerungen

Immer wieder verändern sich regulatorische Rahmenbedingungen. Ob das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, die DSGVO oder ESG-Vorgaben – gesetzliche Änderungen müssen oft innerhalb kurzer Zeit in Organisationen implementiert werden. Hier braucht es Fachleute mit Erfahrung und methodischer Sicherheit.

Praxisbeispiel:
Ein produzierendes Unternehmen aus der Lebensmittelindustrie musste binnen drei Monaten die Anforderungen des Verpackungsgesetzes umsetzen. Da das interne Umweltmanagement nicht auf dem neuesten Stand war, wurde ein Interim-Manager mit einschlägiger Erfahrung beauftragt. Dieser führte in kürzester Zeit Prozesse ein, schulte Mitarbeitende und setzte ein digitales Berichtswesen auf.

5. IT-Komplikationen und Cyberangriffe

Cyberangriffe und IT-Ausfälle zählen heute zu den größten Bedrohungen für Unternehmen. Nach einem Vorfall ist schnelles Handeln gefragt – nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch und kommunikativ. Interim-Manager*innen mit Spezialisierung auf IT-Notfallmanagement helfen, die Systeme wiederherzustellen und gleichzeitig die Krisenkommunikation zu steuern.

Beispiel:
Ein mittelständisches Unternehmen wurde Opfer eines Ransomware-Angriffs. Die gesamte IT-Infrastruktur war blockiert. Binnen 48 Stunden wurde ein erfahrener IT-Interim-Manager eingesetzt, der mit einem Notfallteam zunächst die wichtigsten Systeme wieder zum Laufen brachte und dann ein umfassendes IT-Sicherheitskonzept implementierte.

6. Havarien und sonstige Notfälle

Auch physische Havarien wie Brände, Überschwemmungen oder technische Defekte führen zu Betriebsunterbrechungen. In solchen Fällen braucht es Koordinationsfähigkeit, technisches Verständnis und Erfahrung im Krisenmanagement.

Beispiel:
Nach einem Schwelbrand in der Fertigungshalle eines Autozulieferers war die Produktion über Wochen beeinträchtigt. Ein Interim-Projektleiter koordinierte die Wiederinbetriebnahme, den Kontakt zu Versicherern und Lieferanten sowie die Schadensdokumentation – und bewahrte so wichtige Kundenbeziehungen.

Warum Interim Manager*innen besonders geeignet sind

Der größte Vorteil von Interim Manager*innen liegt in ihrer sofortigen Einsatzfähigkeit und ihrer Unabhängigkeit von internen Strukturen. Sie benötigen meist keine oder nur minimale Einarbeitungszeit und bringen einen „Blick von außen“ mit, der häufig zu neuen Lösungswegen führt.

Weitere Vorteile:

• Schnelle Verfügbarkeit: Einsatz innerhalb weniger Tage möglich.
• Hohes Erfahrungsniveau: Viele Interim Manager*innen verfügen über mehr als 15 Jahre Führungserfahrung.
• Ergebnisorientierung: Interim Manager*innen sind meist erfolgsabhängig bezahlt – sie liefern messbare Ergebnisse.
• Unabhängigkeit und Neutralität: Frei von internen Machtstrukturen oder Politik.
• Wissensweitergabe: Know-how-Transfer an bestehende Mitarbeitende („Training on the job“).
   

Chancen für das Unternehmen

Die vorübergehende Einbindung externer Führungskräfte bietet nicht nur kurzfristige Problemlösungen, sondern auch langfristige Entwicklungsmöglichkeiten für das Unternehmen:

• Prozessoptimierung: Interim Manager*innen nutzen ihre Erfahrungen aus unterschiedlichen Branchen, um Prozesse effizienter zu gestalten.
• Mitarbeiterentwicklung: Durch Mentoring und Wissenstransfer profitieren interne Teams nachhaltig.
• Kultureller Impulsgeber: Die frische Perspektive fördert Innovation und Kulturwandel.
• Risikoreduktion: Im Gegensatz zu festangestellten Führungskräften entsteht keine langfristige Bindung – bei Nichterfolg kann das Mandat kurzfristig beendet werden.
   

Grenzen und Herausforderungen

Natürlich ist Interim Management kein Allheilmittel. Es gibt auch Herausforderungen:

• Kosten: Interim Manager*innen sind teurer als interne Kräfte – allerdings nur auf den ersten Blick. Berücksichtigt man Recruiting-Zeiten, Fehlbesetzungen und Opportunitätskosten, relativieren sich die Mehrkosten.
• Akzeptanz: Intern kann es zu Vorbehalten gegenüber „Externen“ kommen. Daher ist ein klares Briefing und die Unterstützung durch die Geschäftsleitung notwendig.
• Wissenssicherung: Der Know-how-Transfer muss aktiv gestaltet werden, um das Wissen im Unternehmen zu verankern.
   

Erfolgsfaktoren für den Einsatz

Damit der Einsatz eines Interim Managers gelingt, sind folgende Aspekte entscheidend:

1. Klar definierter Auftrag: Was genau soll erreicht werden?
2. Klare Rolle und Verantwortlichkeiten: Interim Manager*innen benötigen Entscheidungsbefugnisse.
3. Einbindung ins Team: Frühzeitige Kommunikation schafft Akzeptanz.
4. Begleitende Evaluation: Laufende Überprüfung der Zielerreichung sichert den Erfolg.
    

Fazit

Interim Management ist weit mehr als nur eine Notlösung. Gerade bei unvorhergesehenen Absenzen und Vakanzen stellt es ein hocheffektives Instrument dar, um Unternehmen widerstandsfähiger, agiler und zukunftssicherer zu machen. Interim Manager*innen bringen sofortige Entlastung, liefern Ergebnisse und sorgen durch ihren Erfahrungsschatz dafür, dass aus einer Krise oft eine Chance wird.

Unternehmen, die in ihre strategische Personalplanung auch flexible, kurzfristige Ressourcen einbeziehen, sind langfristig erfolgreicher. Der Schlüssel liegt darin, Interim Management nicht nur als Reaktion auf Notlagen zu verstehen, sondern als Bestandteil einer modernen, resilienten Unternehmensführung.