Ist etwas wichtig oder dringend? Diese Frage und deren Beantwortung ändert alles, wenn es darum geht, die unzähligen Aufgaben des beruflichen Alltags zu bewältigen. Und das, ohne sich zu verzetteln.
Hier ein Telefonanruf, dort unerledigte Mails, außerdem ein Angebot erstellen, Außendienst-Tage vorbereiten, Reklamation bearbeiten, am Meeting teilnehmen, weiterbilden usw. Verkäufer kennen das. Mehr Aufgaben sind zu erledigen, als es vernünftig schaffbar wäre. Manches rutscht durch, und Wichtiges fängt das Brennen an. Der Stresspegel steigt, die Ergebnisse sinken. Manchmal ein Teufelskreis.
Mit Priorisierung der Arbeitsflut Herr werden
Was bei der Bewältigung der skizzierten Situation helfen kann, ist Priorisierung. Täglich klug Prioritäten zu setzen, bringt oft schnelle Entlastung. Doch wie?
Damit er die vielen Aufgaben zeit- und sachgerecht erledigen konnte, soll der amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower eine Methode entwickelt haben, nach der er die Vorgänge auf seinem Schreibtisch anordnete und dann bearbeitete.
Die 4 Quadranten des Eisenhower-Prinzips
Eisenhower teilte der Legende nach den Schreibtisch in vier Quadranten ein:
- wichtig und dringend,
- wichtig und nicht dringend,
- nicht wichtig, aber dringend,
- nicht wichtig und nicht dringend.
Die Vorgänge im 1. Quadranten (wichtig und dringend) bearbeite er sofort.
Die Vorgänge im 2. Quadranten (wichtig und nicht dringend) terminierte er auf einen späteren Zeitpunkt, an dem sie noch nicht dringend geworden waren.
Die Vorgänge im 3. Quadranten (nicht wichtig, aber dringend) delegierte er zur Erledigung an Mitarbeiter.
Vorgänge im 4. Quadranten (nicht wichtig und nicht dringend) ließ er unbearbeitet, denn sie waren nur Zeitfresser.
Das Eisenhower-Prinzip im Verkauf
Auf die Arbeit im Vertrieb und Verkauf bezogen:
Verschwende keine Zeit mit ausschweifenden Recherchen im Internet (nicht wichtig und nicht dringend). Beschränke Recherchearbeit auf die essenziellen Dinge.
Ordne deinen Posteingang nach den vier Quadranten und bearbeite die Mails entsprechend.
Verwende 30 Prozent deiner Arbeitszeit für Dinge, die wichtig und dringend sind, wie Kundenkontakte, Angebotserstellung, Akquise usw. So hinterlässt du keine verbrannte Erde.
Verwende 50 Prozent deiner Zeit für wichtige, aber noch nicht so dringende Aufgaben. Damit sind sie erledigt, bevor sie anfangen zu brennen. Dazu gehören z. B. Akquisevorbereitung.
Verwende 10 Prozent der Arbeitszeit mit dem Delegieren von dringenden, aber nicht so wichtigen Aufgaben. Dazu gehören Aufgaben, die deine Expertise nicht brauchen wie einfache Auskünfte.
Die restlichen 10 Prozent deiner wertvollen Arbeitszeit solltest du für die Priorisierungsarbeit verwenden. Damit bleibst du auf Dauer auf einem guten Kurs.
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