Interim Manager und Managerinnen sind selbstständige Experten, die ihr Wissen, ihre Erfahrung und Arbeitskraft vorübergehend in Unternehmen einsetzen, um dort Lücken zu schließen und deren Herausforderungen zu meistern. In der Mehrheit betreiben sie dazu eine Einzelfirma. Nur die Minderheit der Interimer*innen betreibt für die Ausübung ihrer Tätigkeit eine Kapitalgesellschaft. Dabei kann es durchaus sinnvoll sein, die Gründung einer GmbH oder UG in Betracht zu ziehen.
Auftraggeber von Interim Managern und Interim Managerinnen schätzen unter anderem, dass sie als freie Mitarbeitende eingesetzt werden. Das vereinfacht die Verwaltung, spart Personalkosten, hat arbeitsrechtliche Vorteile. Zwischen Auftraggeber und Interimer bzw. dessen Vermittler wird ein Dienstleistungsvertrag geschlossen, anstatt sich mit einem Arbeitsvertrag einzuschränken.
Interim Manager*innen rechnen mit ihrem Vermittler oder direkt mit dem Auftraggeber ab. Es werden in der Regel Stunden- oder Tagessätze nach Aufwand und Dokumentation abgerechnet. Für die Besteuerung, Sozialversicherung und so weiter sind Interim Manager*innen alleine verantwortlich.
Da Interim Manager*innen grundsätzlich selbstständig arbeiten, brauchen sie auch aus steuerlichen Gründen eine Firmierung. Es stehen dabei verschiedene Möglichkeiten offen. Sowohl Einzelfirmen als auch Kapitalgesellschaften sind mit spezifischen Vor- und Nachteilen verbunden. Daher ist es sinnvoll, wenn du sie kennst und auf dieser Grundlage eine gute Entscheidung triffst, welche Unternehmensform in deiner individuellen Situation für dich am besten geeignet ist. Hier behandeln wir die wichtigsten Unternehmensformen, nämlich die Einzelfirma auf der einen Seite und die GmbH bzw. UG als Kapitalgesellschaft auf der anderen Seite. Andere Unternehmensformen sind meist im Interimgeschäft nicht relevant und werden daher hier nicht besprochen.
Vor- und Nachteile einer Einzelfirma für Interim Manager*innen
Die wichtigsten Vorteile einer Einzelfirma
Die wesentlichen Vorteile einer Einzelfirma liegen in den Bereichen des Gestaltungsspielraums, der Gewinnverwendung, der Einfachheit bei Gründung und Betrieb:
Wenn du dein Interim Management Business als Einzelfirma betreibst, profitierst du vom größtmöglichen Gestaltungsspielraum bei deinen geschäftlichen Entscheidungen und bei der Verwendung der Gewinne. Du kannst zum Beispiel im Rahmen der vorhandenen finanziellen Ressourcen unkompliziert Privatentnahmen tätigen, ohne auf andere oder einschränkende rechtliche Bestimmungen angewiesen zu sein.
Die Gewinne einer Einzelfirma brauchen mit niemandem geteilt oder wie bei Kapitalgesellschaften thesauriert werden (falls dort keine Ausschüttung beschlossen wird). Das heißt, du bestimmst autark über deren Verwendung.
Sobald du als Interim Manager*in tätig bist, arbeitest du selbstständig und musst ein Gewerbe anmelden. Außer der Gebühr für die Gewerbeanmeldung fallen keine direkten Kosten für die Gründung an. Schließlich brauchst du keine Verträge oder Satzungen, die aufgesetzt werden müssten, und zum Notar musst du deswegen auch nicht.
Für die Einrichtung und den Betrieb einer Einzelfirma brauchst du kein Mindest- oder Stammkapital, im Unterschied zur GmbH-Gründung, die ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro benötigt. Das bedeutet, dass du direkt starten kannst, ohne vorher Kapital auf die Seite legen zu müssen.
Da bei Einzelfirmen ein Handelsregister-Eintrag nicht notwendig ist, sparst du dir auch hier Kosten und Aufwand.
Die Buchführung ist zumindest zu Beginn viel einfacher als bei Kapitalgesellschaften, da bis zu gewissen Grenzen eine Einnahme-Überschuss-Rechnung für das Finanzamt ausreichend ist. Damit ist zunächst keine Bilanzierung notwendig, was die Kosten enorm senkt.
Bei Einzelfirmen gibt es keine Veröffentlichungspflicht. Das bedeutet, niemand von außen kann in deine finanziellen Gegebenheiten hineinschauen. Außerdem sparst du dir den Aufwand einer Veröffentlichung.
Die wichtigsten Nachteile einer Einzelfirma
Den beschriebenen Vorteilen stehen spezifische Nachteile gegenüber, die es zu beachten gilt:
Privatperson und Firma sind steuerlich und in vielen weiteren Aspekten identisch und können daher nicht getrennt betrachtet werden. So liegt zum Beispiel die Verantwortung vollständig beim Gründer und Betreiber, er ist als »Einzelkämpfer« anzusehen.
Die Einzelfirma kennt keinerlei Haftungsbeschränkungen. Das bedeutet, dass du als Einzelunternehmer uneingeschränkt haftest, und zwar mit deinem gesamten Privatvermögen. Im Fall einer Insolvenz der Einzelfirma reißt sie dich auch als Privatperson am Ende des Tages in die Insolvenz.
Beim Namen des Unternehmens bist du eingeschränkt und hast wenig bis keinen Spielraum bei der Benennung. Ohne einen Eintrag ins Handelsregister darfst du nämlich nicht firmieren, sondern musst deinen Vor- und Nachnamen verwenden, zumindest in der Form »Inhaber Vorname Nachname«.
Wählst du den Eintrag ins Handelsregister (eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau), dann ist die Buchführung als Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht mehr zulässig. Du unterliegst dann, genauso wie Kapitalgesellschaften, der Bilanzierungspflicht. Der Vorteil einer einfachen Buchführung fällt dann somit weg.
Die Kapitalbeschaffungsmöglichkeiten sind für Einzelfirmen eingeschränkt. Finanzierungen beispielsweise durch Banken sind schwierig, da du als Privatperson betrachtet wirst. In aller Regel musst du private Sicherheiten hinterlegen, um an Kredite zu kommen. Das ist ein nicht zu unterschätzendes Risiko.
Unsere Empfehlung für Gründung und Betrieb
eines Dienstleistungsunternehmens
im Interim Management Business
Wir empfehlen daher, dass du mit deinem Interim Business zunächst als Einzelunternehmen beginnst und, sobald du im Markt etabliert bist und regelmäßige substanzielle Umsätze zu verzeichnen hast, die Einzelfirma in eine UG oder GmbH umwandelst. Das gibt die die Möglichkeit, schnell und unkompliziert zu starten, um anschließend deine Möglichkeiten und Chancen mit der Gründung einer Kapitalgesellschaft zu erweitern, wenn es steuerlich und finanziell Sinn macht.
Hier ein interessanter externer Link zu weiteren Informationen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz:
https://gruenderplattform.de/rechtsformen/einzelunternehmen-gruenden
Vor- und Nachteile einer Kapitalgesellschaft
als Rahmen für den Betrieb von
Interim Management
Die wichtigsten Vorteile einer Kapitalgesellschaft
Eine Kapitalgesellschaft zu gründen und zu betreiben, bedeutet deutlich mehr Aufwand und Kosten im Vergleich zu einer Einzelfirma. In vielen Konstellationen kann eine UG oder eine GmbH jedoch wichtige Vorteile bieten:
Der notwendige Gesellschaftsvertrag bietet sehr viele Gestaltungsfreiheiten, welche die Nachteile einer Einzelfirma mehr als ausgleichen. Dies wirkt sich je nach Gestaltung steuerlich, haftungsrechtlich und finanziell positiv aus.
Die Satzung regelt, wie Gewinne verteilt werden und wie Ausschüttungen gehandhabt werden. Diese Regelung schränkt, wenn sie richtig festgelegt ist, keineswegs ein, sondern vereinfacht die Handhabung der finanziellen Ressourcen, die erwirtschaftet werden.
Gesellschaft, als Unternehmergesellschaft (UG) oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), bedeutet nicht zwangsläufig, dass mehrere natürliche Personen beteiligt sein müssen. In beiden Formen ist die sogenannte Ein-Personen-Gesellschaft möglich und durchaus auch üblich.
Die Inhaber- oder Teilhaberschaft ist nicht zwangsläufig mit der Geschäftsführung identisch. Es ist zulässig, andere Personen zur Geschäftsführung zu bestimmen. Üblich ist bei Ein-Personen-Gesellschaften jedoch, dass der oder die Inhaber*in auch die Geschäfte führt. Bei Gesellschaften mit mehreren Teilhabern werden diese häufig auch als Geschäftsführer*innen bestellt. Besonders bei größeren Kapitalgesellschaften finden sich angestellte Geschäftsführer*innen, die nicht oder nicht direkt an der Gesellschaft beteiligt sind.
Auf jeden Fall gibt es Geschäftsführungs-Verträge, die geschlossen werden. Sie regeln auch die Höhe der Vergütung, genauso wie bei angestellten Personen. Die mit der Geschäftsführung Betrauten erhalten also ein festes Gehalt und gegebenenfalls zusätzliche Vergütungen, die im Vertrag festgelegt sind. Somit wissen diese Personen, welches Einkommen sie regelmäßig erhalten. Das Geschäftsführungsgehalt ist bis auf Tantiemen etc. fest und im Grunde unabhängig von den erzielten Einnahmen der Gesellschaft. Daher ist die Festlegung ihrer Höhe gut abzuwägen. Anpassungen erfolgen über sogenannte Gesellschafter-Beschlüsse, die zu fällen und zu dokumentieren sind.
Im Gegensatz zu einer Einzelfirma zahlt eine Kapitalgesellschaft keine Einkommen-, sondern vielmehr Körpersteuer. Die Geschäftsführer*innen selbst zahlen jedoch Einkommensteuer. Aus dieser Konstellation können sich große Steuersparmöglichkeiten ergeben.
Die Gesellschafter, also Inhaber beziehungsweise Teilhaber, können im Unternehmen angestellt werden, und zwar als Geschäftsführer oder in anderen Positionen. Deren Gehälter werden daher zu den Personalkosten gezählt. Sie mindern den Gewinn und wirken sich so steuerlich entsprechend aus.
Die fehlende zwangsläufige Verbindung der Inhaber- beziehungsweise Teilhaberschaft mit der Geschäftsführung macht es unkompliziert, die Inhaber-Verhältnisse den Erfordernissen entsprechend zu verändern und anzupassen. Es ist möglich, zusätzliche Teilhaber hinzuzunehmen, sie auszutauschen oder herauszunehmen. Damit ist es möglich, sich über diesen Weg Kapital und Know-how zu beschafften (Einkauf in die Gesellschaft als Teilhaber!) und bei Bedarf das Unternehmen über diesen Weg zu steuern.
Kapitalgesellschaften haften grundsätzlich nur mit ihrem eigenen Vermögen. Das Privatvermögen der Gesellschafter ist also weitgehend geschützt. Einschränkend muss man jedoch bemerken, dass die geschäftsführenden Personen oder Mitglieder von Organen (zum Beispiel Aufsichtsrat, wenn vorhanden) in bestimmten Fällen mit ihrem Privatvermögen haften können (zum Beispiel bei der Abführung der Sozialversicherungsbeiträge, vorsätzliche Fehler et cetera). Grundsätzlich jedoch können Privatvermögen effektiv geschützt werden.
Die wichtigsten Nachteile von Kapitalgesellschaften
Bei Kapitalgesellschaften entstehen selbstverständlich auch Nachteile gegenüber Einzelfirmen, deren relevanteste wir hier anreißen:
Gegenüber Einzelfirmen erzeugt die Gründung einer Kapitalgesellschaft deutlich höhere Kosten. Es müssen verschiedene Verträge aufgesetzt werden, wie Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführungsvertrag, unter Umständen Satzung und so weiter.
Gesellschafts- und Geschäftsführungsverträge müssen notariell beurkundet sein. Es muss ein Eintrag ins Handelsregister erfolgen, der mit weiteren Kosten verbunden ist.
Die einmaligen Gründungskosten an sich belaufen sich in einem Rahmen von einigen Hundert Euro bei einer UG bis zu einigen Tausend Euro bei einer GmbH. In bestimmten Konstellationen ist mit bis zu fünfstelligen Eurobeträgen zu rechnen.
Während eine Unternehmergesellschaft mit einem Mindestkapital von einem Euro starten darf, ist für die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro vorgeschrieben, wobei zum Zeitpunkt der Gründung mindestens die Hälfte eingezahlt werden muss. Vertraglich kann auch eine Nachschusspflicht vereinbart sein, die im Fall von Krisen greift.
In aller Regel handelt es sich bei der Gründung um sogenannte Bargründungen. Das sind Gründungen, bei denen das Kapital in Form von Geld eingelegt wird. Zwar sind juristisch gesehen auch Sachgründungen möglich, die jedoch wegen der Bewertungsproblematiken schwierig sind und kaum vorkommen.
Während die Buchführung von Einzelfirmen in der Regel simpel durchzuführen ist und daher wenig Kosten verursacht, ist bei Kapitalgesellschaften die doppelte Buchführung mit Bilanzierung und somit weitaus höheren laufenden Kosten vorgeschrieben. Außerdem gibt es Veröffentlichungspflichten, die zusätzliche Kosten verursachen. Es gelten die Regeln des GmbH-Gesetzes.
Das Vermögen des oder der Inhaber*innen wird streng vom Vermögen der Kapitalgesellschaft getrennt, um mögliche verdeckte Gewinnausschüttungen zu verhindern. Hier gibt es entsprechende drohende Sanktionen. Ein in Einzelfirmen mögliches Hin- und Herschieben von Geldern ist nicht möglich, was die Dispositionsfreiheit einschränken kann.
Grundsätzlich dürfen, anders als bei Einzelfirmen, keine Privatentnahmen vorgenommen werden. Die Gesellschafter werden im Nachhinein aus dem Gewinn der Gesellschaft ausbezahlt, wenn die Gesellschafterversammlung entsprechende Ausschüttungsbeschlüsse fasst. Außerdem erhalten die Geschäftsführer (unter Umständen identisch mit den Gesellschaftern, siehe oben) Gehälter, mit denen sie ihren Lebensunterhalt bestreiten.
Hier erhältst du wieder einen Link zum Thema auf der Seite des Bundeswirtschaftsministeriums:
https://gruenderplattform.de/rechtsformen/gmbh-gruenden#vor-und-nachteile
Der richtige Zeitpunkt für die Gründung einer Kapitalgesellschaft für Interim Management
Wie wir weiter oben schon erwähnten, kann es ein guter Plan sein, die Selbstständigkeit als Interim Manager*in zunächst in der Form einer Einzelfirma zu beginnen, um zu einem späteren Zeitpunkt zu der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft zu wechseln. Das ist jedoch nicht die einzige Option.
Es kann in bestimmten Konstellationen auch sinnvoll sein, von Anfang an eine GmbH oder UG zu gründen. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn deine Selbstständigkeit in einem größeren Rahmen angedacht ist, wenn du also zum Beispiel von vornherein Angestellte beschäftigen willst oder aufgrund der Situation ein größerer Auftragsumfang gesichert ist. Auch wenn die Begrenzung der Haftung im Vordergrund steht, kann dies ausschlaggebend sein für den Start mit einer Kapitalgesellschaft. Der Einzelfall ist zu betrachten und zu beurteilen, um eine gute Entscheidung zu treffen.
Für die Gründung einer UG ist kein nennenswertes Eigenkapital notwendig, und die einmaligen Startkosten halten sich auch in Grenzen. Ziel dabei ist, die persönliche Haftung von Anfang an zu minimieren. Ein Teil der Gewinne muss im Unternehmen verbleiben und baut nach und nach das Eigenkapital auf. Der Gesetzgeber will damit erreichen, dass über die Zeit genügend Eigenkapital aufgebaut wird, um die UG in eine GmbH umzuwandeln.
Solange die UG wenig Eigenkapital aufweist, sind Fremdfinanzierungen oder Kredite mehr oder weniger ausgeschlossen, weil Geldgeber annehmen (müssen), dass sie im Fall eines Kredit- oder Finanzierungsausfalls auf dem Schaden sitzen bleiben. Schließlich ist nichts oder nur wenig vorhanden, was sich als Sicherheitsleistung nutzen lässt. Es werden allenfalls Sicherheiten aus dem Privatvermögen akzeptiert, was den Sinn einer UG zum Teil konterkariert.
Wird eine Kapitalgesellschaft gegründet, dann ist meist die GmbH die angemessene Rechtsform. Der richtige Zeitpunkt, sie zu gründen, liegt vor, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Dazu gehört zu allererst, dass du mindestens 25.000 Euro frei und ungebunden zur Verfügung hast und dieses Kapital nicht für Anderes vorgesehen ist. Wir raten davon ab, schon bei vorhandenem halben Mindestkapital (12.500 Euro) zu starten, weil der Rest ebenfalls, wenn auch erst später, eingezahlt werden muss. Das würde den Druck nur unnötig in die Höhe treiben. Aufgrund der Bewertungsproblematiken raten wir von einer Sachgründung in den meisten Fällen ab.
Zum weiteren sollte der Jahresumsatz einen Wert von 60.000 Euro übersteigen, denn damit tragen sich die laufenden Kosten der GmbH. Außerdem treten dann steuerliche Vergünstigungen erst ein, ein Hauptgrund zur Gründung einer GmbH.
Erst nach dem Beurkundungstermin beim Notar darf die UG oder GmbH Verträge schließen, denn dieser Termin gilt sozusagen als Geburtstermin der Gesellschaft. Das hängt damit zusammen, dass Kapitalgesellschaften eigene Rechtspersönlichkeiten darstellen, sie also erst mit der Beurkundung existieren. Diese Tatsache wirkt sich natürlich auf die Richtigkeit des Gründungszeitpunkts aus.
Außerdem solltest du bedenken, dass bei einer Kapitalgesellschaft nicht du, sondern die Gesellschaft Verträge schließt und Rechnungen stellt. Um das zu tun, muss sie vorhanden sein.
Für die Rechnungsstellung brauchst du darüber hinaus die Steuernummer der Kapitalgesellschaft. Das Finanzamt vergibt diese erst, nachdem die Gesellschaft nicht nur beurkundet, sondern im Handelsregister tatsächlich auch eingetragen ist. So können zwischen Gründung und dem Ausstellen der ersten Rechnung Wochen vergehen, was sich auf die Liquidität des jungen Unternehmens auswirkt.
Die Gründung einer Kapitalgesellschaft zum Jahresanfang erweist sich aus einer Reihe von Gründen als besonders vorteilhaft. Da das Finanzamt Steuern kalenderjährlich handhabt, spart man sich einen steuerlichen Abschluss mit den entsprechenden Kosten. Für die Kapitalgesellschaft gibt es kein Rumpfjahr, und ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr ist auch nicht nötig, was ebenfalls Kosten vermeidet.
Ein weiterer Punkt im Zusammenhang mit der Gründung zum Jahresbeginn ist auch, dass ein vielleicht schon vorhandenes Einzelunternehmen leichter in die Kapitalgesellschaft eingebracht werden kann. Das ist ein relativ komplexer Vorgang, der normalerweise von einem guten Steuerberater oder Steuerberaterin begleitet werden sollte. In unserem Netzwerk findest du auf Anfrage entsprechend erfahrene Steuerberater*innen, wenn du selbst keinen Experten auf diesem Gebiet kennen solltest, den du beauftragen könntest.
Die wichtigsten Punkte,
die bei der Gründung einer Kapitalgesellschaft für Interim Management zu beachten sind
Bevor du an die Gründung einer Kapitalgesellschaft gehst, solltest du für dich einige Punkte klären und festlegen. Hier sind die wichtigsten:
Es macht keinen Sinn und wäre fahrlässig, aus einem spontanen Impuls heraus einen solchen Schritt zu gehen. Damit du den Erfolg sicherstellen kannst, brauchst du einen genauen Plan und eine gute Vorbereitung. Den Kern bildet ein Businessplan. Er beinhaltet Informationen darüber, in welchem Bereich das Unternehmen tätig ist (Unternehmensgegenstand), welche Leistungen erbracht werden. Der Businessplan enthält außerdem auch eine ausführliche Behandlung des Marktes und der Zielunternehmen für deine Leistungen. Eingeschlossen ist ebenfalls eine Kalkulation der Preise für die Leistungen, dem voraussichtlichen Umfang der Leistungserbringung und somit Umsatz, eine Abschätzung der Kosten. Nicht zu vergessen ist die Finanzierung des Starts und des Betriebs, einschließlich einer Liquiditätsplanung.
Mach dir auch vorher Gedanken darüber, wie du die Kapitalgesellschaft benennen willst. Der Firmenname ist auch für die Marketing-Kommunikation wesentlich und sollte mit Bedacht gewählt werden. Hier sind auch verschiedene Normen (Urheberrecht, Markenrecht, Firmenrecht usw.) zu beachten.
Entscheide, ob du alleine Inhaber*in der Kapitalgesellschaft sein willst oder ob es Sinn macht, weitere Personen einzubeziehen, die als Mitinhaber*innen die Geschicke des Unternehmens beeinflussen.
Leg fest, wie groß das Stammkapital der Gesellschaft zu Beginn soll. Das hängt mit dem Umfang der Tätigkeit, der Absicherung, der Finanzierung und der Haftungsbegrenzung zusammen.
Bereite vor, was im Gesellschaftsvertrag beinhaltet sein soll, welche Regelungen dir wichtig sind. Dabei kannst du von Musterverträgen ausgehen, damit du Ideen entwickeln kannst. Berate dich vorher mit Experten darüber. Auch der Notar, der den Gesellschaftsvertrag beurkundet, kann hier weiterhelfen und unterstützen.
Vereinbare rechtzeitig Termine beim Notar, denn ohne seine Beurkundung geht gar nichts. Rechne damit, dass du nicht innerhalb weniger Tage deine Beurkundung erhältst, sondern es Wochen dauern kann, bis alles fertig ist.
Die Anmeldung und Veröffentlichung im Handelsregister ist ein weiteres Muss. Das wickelt der Notar im Rahmen seiner Tätigkeit ab.
Es muss bei der zuständigen Gemeinde ein Gewerbe angemeldet werden.
Außerdem brauchst du für die Kapitalgesellschaft mindestens ein Geschäftskonto bei einer Bank oder Sparkasse.
Du brauchst schließlich noch die steuerliche Erfassung der Kapitalgesellschaft beim Finanzamt, von der du auch die Steuernummer erhältst. Denke auch an die Beantragung der USt.-ID.
Ist das alles erledigt, heißt es: LOSLEGEN!
Angebot
Wenn du erwägst, als Interim Manager*in eine Kapitalgesellschaft zu gründen, können wir dich dabei unterstützen, einen phantastischen Start hinzulegen und dir eine sichere und attraktive Zukunft aufzubauen. Auch bei der Entscheidungsfindung sind wir der richtige Ansprechpartner für dich.
Wir arbeiten selbst seit vielen Jahren auch als Interim Manager und sind darüber hinaus Coaches und Unternehmensberater (Zertifiziertes Mitglied beim BDU, dem Bund deutscher Unternehmensberatungen e. V.).
Unter bestimmten Umständen werden unsere Leistungen für dich sogar staatlich gefördert, da wir als BAFA-Berater zertifiziert sind. Außerdem sind wir in Bayern für die Vorgründungs- und Gründungsberatung zugelassen, die vom Bayer. Staatsministerium für wirtschaftliche Landesentwicklung und Energie gefördert wird.
Tipp: Bei steuerlichen und rechtlichen Fragen stehen uns Kontakte zu erfahrenen Steuerberatern und Rechtsanwälten mit hoher Expertise zur Verfügung, die wir dir weiterreichen können.
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