HR-Verantwortliche besetzen freiwerdende oder neue Fach-, Management- und Führungsstellen normalerweise mit Hilfe der klassischen Recruiting-Maßnahmen. Die Personen werden in sozialversicherungspflichtig beschäftigt und erhalten entsprechende Arbeitsverträge. Doch es gibt eine Reihe Pain Points von HR-Verantwortlichen, bei denen dies nicht ohne Weiteres möglich ist und daher Interim Management sich als Mittel der Wahl anbietet.
1. Hoher Zeit- und Kostendruck bei der Besetzung von Schlüsselpositionen
Laut einer Studie der Haufe Akademie dauert es im Durchschnitt 4,5 Monate, bis eine vakante Stelle im Unternehmen neu besetzt ist. Dabei entstehen hohe Kosten für die Suche, Auswahl und Einarbeitung der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Aus den Fachabteilungen schwappt zunehmend auch Druck herein, denn die nicht besetzten Stellen erzeugen dort Stress und Frustration. HR-Verantwortliche erleben sich dabei oft zwischen Mühlsteinen zerrieben, denn der Arbeitsmarkt ist von Fachkräftemangel geprägt.
2. Hohe Fluktuation oder Krankheitsausfälle im HR-Team
Die Fluktuationsrate im HR-Bereich lag im Jahr 2020 bei 9,4 Prozent, was deutlich über dem Durchschnitt aller Bereiche im Unternehmen (6,8 Prozent) liegt. Zudem sind HR-Mitarbeiter:innen häufiger krank als andere Beschäftigte: Die durchschnittliche Fehlzeit betrug im Jahr 2019 18,3 Tage pro Jahr. Natürlich verschärfen diese Fakten die Situation dramatisch.
Dieser Punkt zeigt aber auch auf, welch prekäre Situation in HR-Abteilungen oft anzutreffen ist. Der Teufelskreis aus permanenter Überlastung, Druck von allen Seiten, daraus resultierendem hohen Krankenstand und überdurchschnittlicher Fluktuation scheint kaum durchbrechbar und schreit nach alternativen Denkansätzen, damit eine Entlastung möglich wird. Der Einsatz des Werkzeugs »Interim Management« kann kurzfristig eine erste Abhilfe schaffen, und es treten auch Fälle auf, bei denen solche Lösungen auch auf längere Sicht fachlich und betriebswirtschaftlich darstellbar sind.
3. Veränderungsprozesse, die eine externe Perspektive oder Unterstützung erfordern
Die digitale Transformation stellt HR vor große Herausforderungen, wie zum Beispiel die Anpassung von Arbeitsmodellen, die Einführung neuer Technologien oder die Entwicklung neuer Kompetenzen. Laut einer Umfrage unter HR-Verantwortlichen sehen 71 Prozent einen hohen oder sehr hohen Handlungsbedarf in diesem Bereich.
4. Fehlende Expertise oder Kapazitäten für spezielle Projekte oder Herausforderungen
Viele HR-Aufgaben erfordern spezielles Fachwissen oder Erfahrung, die im eigenen Team nicht immer vorhanden sind. Zum Beispiel benötigen 58 Prozent der HR-Verantwortlichen Unterstützung bei der Implementierung von HR-Analytics oder 49 Prozent bei der Entwicklung einer HR-Strategie.
Die Auslastung der Mitarbeitenden in HR-Abteilungen verhindert, dass die Stammbelegschaft sich angemessen mit neuen Themen auseinandersetzt. Die Potenziale der fortgeschrittenen neuen Möglichkeiten werden daher nicht genutzt. Es fehlt quasi die Zeit, die Säge zu schärfen, und so wird mit stumpfen Sägen weitergearbeitet.
5. Mangelnde Flexibilität oder Anpassungsfähigkeit an sich wandelnde Marktbedingungen
Die Corona-Krise hat gezeigt, wie schnell sich die Rahmenbedingungen für Unternehmen ändern können. HR muss in der Lage sein, schnell und flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren, wie zum Beispiel Kurzarbeit, Homeoffice oder Hygienekonzepte. Laut einer Umfrage unter HR-Verantwortlichen haben jedoch nur 38 Prozent das Gefühl, dass ihr Unternehmen gut aufgestellt ist, um auf solche Veränderungen zu reagieren.
Das hängt häufig auch damit zusammen, dass ein Mindset vorliegt, man solle weiterführen, was sich in der Vergangenheit bewährt hat. Doch ein Mehr vom Alten führt nicht zu besseren Ergebnissen oder mehr Flexibilität, sondern allenfalls zu mehr Stress. Gerade auch unter diesen Umständen kann externe Expertise und der Weitblick von Interim Managern und Managerinnen ein Umdenken auslösen.
6. Hohe Anforderungen an die Compliance, das Reporting oder die Dokumentation im HR-Bereich
Die rechtlichen und regulatorischen Vorgaben für HR werden immer komplexer und umfangreicher. Zum Beispiel müssen HR-Verantwortliche die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachten, die seit Mai 2018 gilt und hohe Bußgelder bei Verstößen vorsieht. Laut einer Studie der Haufe Akademie haben jedoch nur 42 Prozent der befragten Unternehmen eine vollständige Umsetzung der DSGVO erreicht. Eine auf Zeit zugeführte erweiterte Manpower mit erweitertem Know-how erweist sich hier als hilfreich.
7. Schwierigkeiten bei der Gewinnung oder Bindung von qualifizierten Fach- und Führungskräften
Der Fachkräftemangel ist eines der größten Probleme für viele Unternehmen. Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) fehlten im Jahr 2020 rund 440.000 Fachkräfte in Deutschland. Zudem haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, ihre vorhandenen Mitarbeiter:innen zu motivieren und zu halten. Laut einer Umfrage unter Bewerbern und HR-Verantwortlichen sind nur 28 Prozent der Bewerber und 38 Prozent der HR-Verantwortlichen der Meinung, dass Führungskräfte in der Regel die Fähigkeit besitzen, ihre Mitarbeiter:innen zu fördern.
Die nicht angemessene Förderung der Belegschaft ist einer der Hauptfaktoren für schlechte Bewertungen des Unternehmens in den Jobportalen, was einen Wettbewerbsnachteil erzeugt. Auch die Bindung ans Unternehmen leidet darunter, weil andere Unternehmen mehr vorzuweisen haben und daher attraktiver erscheinen.
8. Fehlende Strategie oder Vision für die Zukunft des HR-Managements
HR muss nicht nur die aktuellen Aufgaben erfüllen, sondern auch eine langfristige Perspektive für die Rolle und den Beitrag von HR im Unternehmen entwickeln. Laut einer Studie der Haufe Akademie haben jedoch nur 36 Prozent der befragten Unternehmen eine schriftlich formulierte HR-Strategie. Zudem fehlt es oft an einer klaren Kommunikation und Abstimmung mit der Geschäftsführung über die Ziele und Erwartungen an HR.
Das führt dazu, dass Reibungsverluste im Unternehmen entstehen: Strategisch eingeschlagene Wege können so vom vorhandenen Personal weniger gut adaptiert werden, was Frustration und Stress verursacht.
9. Geringe Akzeptanz oder Wertschätzung der HR-Rolle im Unternehmen
HR wird oft als reiner Dienstleister oder Kostenfaktor wahrgenommen, der wenig zum Unternehmenserfolg beiträgt. Laut einer Umfrage unter HR-Verantwortlichen sind nur 41 Prozent der Meinung, dass HR in ihrem Unternehmen als strategischer Partner angesehen wird. Zudem fühlen sich viele HR-Mitarbeiter:innen überlastet oder unterbezahlt. Laut einer Studie des Bundesverbands der Personalmanager (BPM) liegt das durchschnittliche Jahresgehalt von HR-Mitarbeiter:innen bei 63.000 Euro brutto, was deutlich unter dem Durchschnitt aller betrieblichen Bereiche (72.000 Euro) liegt.
Die mangelnde Verzahnung der Bereiche Strategie und Personal sorgt dafür, dass die strategischen Aufgaben suboptimal umgesetzt werden. So entsteht der fatale Eindruck, dass die HR-Abteilung ihren Job nicht gut machen würde, und damit kommt ein Teufelskreis in Gang, der die Situation noch verschlimmert.
10. Konflikte oder Spannunen zwischen verschiedenen Abteilungen oder Stakeholdern
HR muss oft zwischen den unterschiedlichen Interessen und Bedürfnissen von verschiedenen Gruppen im Unternehmen vermitteln, wie zum Beispiel zwischen der Geschäftsführung, den Mitarbeiter:innen, den Betriebsräten oder den Gewerkschaften. Dabei kann es zu Konflikten oder Spannungen kommen, die das Arbeitsklima oder die Zusammenarbeit beeinträchtigen.
Laut einer Studie des BPM sehen 42 Prozent der HR-Verantwortlichen einen hohen oder sehr hohen Handlungsbedarf bei der Verbesserung der internen Kommunikation. Die Art der Kommunikation wird jedoch in vielen Fällen »von oben nach unten« vorgegeben und weitergereicht, und HR-Verantwortliche haben darauf nicht den Einfluss, der für eine Harmonisierung und Optimierung wünschenswert wäre. So erleben sie sich auch hier in einer Sandwich-Position.
11. Mangelnde Innovation oder Kreativität im HR-Bereich
HR muss sich ständig weiterentwickeln und neue Lösungen für die Herausforderungen der Zukunft finden. Dabei spielen Innovation und Kreativität eine wichtige Rolle. Laut einer Umfrage unter HR-Verantwortlichen sind jedoch nur 29 Prozent der Meinung, dass ihr Unternehmen eine hohe oder sehr hohe Innovationskultur hat. Zudem fehlt es oft an Zeit, Ressourcen oder Mut, um neue Ideen auszuprobieren oder zu implementieren.
Starke Persönlichkeiten, die von außen hinzustoßen, mit einer Vielzahl von Erfahrungen, können hier unterstützen. Interim Manager und Interim Managerinnen können wegen ihrer Unabhängigkeit von internen Verhaltensmustern und mit ihrem Weitblick einen Zündfunken erzeugen. Sie verlassen das Unternehmen dann, wenn der Funke übergesprungen ist und innovatives, kreatives Denken sich in den Köpfen der Stammbelegschaft der HR-Abteilung verankert hat.
12. Hohe Komplexität oder Unsicherheit in der HR-Landschaft
Die HR-Landschaft ist geprägt von einer Vielzahl von Akteuren, Prozessen, Systemen und Daten, die miteinander interagieren und koordiniert werden müssen. Dabei kann es zu Überschneidungen, Widersprüchen oder Lücken kommen, die die Effizienz oder Qualität der HR-Arbeit beeinträchtigen. Laut einer Studie der Haufe Akademie nutzen 64 Prozent der befragten Unternehmen Microsoft Excel und Access als Software-Lösung für ihr Personalcontrolling, was zu einem hohen manuellen Aufwand und einem geringen Automatisierungsgrad führt.
Die Einführung von Systemen, die wiederkehrende Prozesse automatisieren und so auch die entsprechenden Daten und Auswertungen auf Knopfdruck liefern, entlasten die Mitarbeitenden von Routineaufgaben zur Datengewinnung und liefern wertvolle Ansatzpunkte für positive Veränderungen. Solche Systeme auszuwählen, zu installieren und in den Arbeitsalltag zu integrieren ist für spezialisierte Interim-Manager eine wesentliche Kernaufgabe. Ihr vorübergehender Einsatz entlastet das vorhandene Team. Ihre einschlägige Erfahrung sorgt dafür, dass Fehler bei der Implementierung gar nicht erst entstehen. Sie geben ihr spezifisches Know-how an die Mitarbeitenden in der HR-Abteilung weiter und verlassen das Unternehmen, wenn die Einführung eines solchen Systems abgeschlossen ist, die Mitarbeitenden geschult sind und das System im Arbeitsablauf integriert ist.
Die richtige Positionierung von Interim-Managent
Interim Manager können gerade im HR-Bereich viel bewegen, wenn es darum geht, Prozesse zu optimieren und neue Lösungen für Herausforderungen im HR-Bereich zu implementieren. Es ist aber keineswegs immer so, dass der Einsatz von Interim Management innerhalb des Bereichs HR der beste Weg ist, die genannten Pain Points von HR-Verantwortlichen zu lindern.
Interim Management entlastet die HR-Verantwortlichen auch, wenn dieses Instrument in anderen Bereichen eingesetzt wird. So kann zum Beispiel ein Interim Finance Director diese Stelle im Fall einer Vakanz vorübergehend ausfüllen und dem Recruiting-Team so Zeit verschaffen, um die bestmögliche Stellenbesetzung sicherzustellen. Dieses Feld nimmt angesichts des Fachkräftemangels an Bedeutung zu.