Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater: Überblick verschaffen und Themen sammeln
Ein strukturierter Start in ein neues Projekt als Interim Manager oder Unternehmensberater ist entscheidend für den späteren Erfolg.Neben dem Kennenlernen der Menschen vor Ort und der Definition der Ziele gibt es einen weiteren wichtigen Schritt: Sich schnell einen umfassenden Überblick verschaffen und alle Themen systematisch sammeln. In diesem Beitrag erfährst du, wie du dabei am besten vorgehst, welche Fragen du stellen solltest und welche Tools dir helfen können – ergänzt durch Beispiele aus der Praxis. Hier findest du das dem Thema entsprechende Video: https://youtu.be/_L0o_SMJtUo 1. Warum ein Gesamtüberblick zu Projektbeginn so wichtig ist Gerade zu Beginn eines neuen Mandats ist die Situation im Unternehmen oft aufgewühlt: Aufgaben bleiben liegen. Verantwortlichkeiten sind unklar. Prozesse laufen nicht rund. Genau hier setzen wir an.Ein strukturierter Überblick schafft nicht nur für dich selbst Klarheit, sondern bringt auch Ruhe ins Team und bildet die Basis, um die gemeinsam definierten Ziele zuverlässig zu erreichen. Wichtig:Du musst nicht warten, bis dein technisches Equipment vollständig eingerichtet ist. Starte sofort – auch mit Papier und Stift, wenn nötig. 2. Themen sammeln: Wie du alle wichtigen Aufgaben und Baustellen erfassen kannst In den ersten Tagen solltest du alle Themen und Aufgaben, die dir begegnen, sorgfältig dokumentieren. Dabei helfen dir Fragen wie: Welche Aufgaben sind offen? Wo gibt es Engpässe oder Rückstände? Welche Themen sind dringend, welche wichtig? Was wird für die Erreichung der Hauptziele benötigt? Praxisbeispiel:In einem Unternehmen mit dem Auftrag, den Jahresabschluss zu erstellen, stellte sich schnell heraus: Viele vorbereitende Aufgaben wie die Abstimmung der offenen Posten oder die Inventurerfassung waren nicht abgeschlossen. Durch eine vollständige Themensammlung konnten wir strukturiert priorisieren – und den Abschluss rechtzeitig fertigstellen. 3. Tools und Methoden für eine strukturierte Themensammlung Je nachdem, was dir zur Verfügung steht, kannst du verschiedene Tools nutzen, um deine Sammlung zu organisieren: Papier und Notizbuch: Perfekt für den schnellen Start, wenn Laptop oder Zugänge fehlen. Microsoft OneNote: Ideal für strukturierte Notizen, Verlinkungen und Aufgabenmanagement. Microsoft To Do: Für die einfache Verwaltung von Aufgabenlisten. Excel-Tabellen: Besonders nützlich für priorisierte Listen oder Fortschrittskontrollen. Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana: Besonders bei größeren Projekten hilfreich. Tipp:Wenn du selbst ein bewährtes Tool hast, nutze es konsequent. Hauptsache, du behältst jederzeit den Überblick! 4. Die Ablagestruktur verstehen: Wo finde ich die Informationen? Ein oft unterschätzter Punkt: Die Ablagestruktur im Unternehmen. Frage gleich zu Beginn: Wo sind die relevanten Unterlagen abgelegt? Gibt es noch Papierakten oder läuft die Ablage bereits digital? Welche Bereiche sind bereits digitalisiert – und wo gibt es noch Lücken? Gerade in Unternehmen mit historisch gewachsenen Strukturen kann die Suche nach Informationen mühsam sein. Frühzeitig Transparenz zu schaffen, spart später viel Zeit. Praxisbeispiel:In einem Mandat bei einem Produktionsunternehmen stellte sich heraus, dass der Einkauf seine Verträge digital in einem SharePoint-Ordner abgelegt hatte – die Buchhaltung arbeitete aber weiterhin mit Papierordnern. Durch diese Erkenntnis konnten wir gezielt die relevanten Informationen zusammenführen und den Abstimmungsprozess zwischen den Abteilungen deutlich beschleunigen. 5. Technische Zugänge und Ansprechpartner klären Ohne die richtigen Zugänge kannst du nicht produktiv arbeiten.Daher solltest du frühzeitig klären: Bist du für alle notwendigen Laufwerke freigeschaltet? Hast du Zugriff auf alle wichtigen Programme, wie z.B. Buchhaltungs- oder ERP-Systeme? Wer ist dein Ansprechpartner in der IT? Und ein extra wichtiger Tipp:Baue eine gute Beziehung zur IT-Abteilung auf!Gerade in den ersten Tagen sind schnelle Lösungen bei technischen Problemen Gold wert. Eine gute Kommunikation kann hier den Unterschied machen. 6. Zusammenfassung: Der strukturierte Einstieg in dein neues Projekt Dein Plan für die ersten Tage im neuen Projekt: ✅ Überblick verschaffen – nicht warten, sondern sofort starten.✅ Alle offenen Themen sammeln und dokumentieren.✅ Die Ablagestruktur und die Verfügbarkeit relevanter Informationen prüfen.✅ Technische Voraussetzungen und Ansprechpartner in der IT klären.✅ Aufgaben priorisieren und erste Maßnahmen planen. So bringst du Struktur und Ruhe in das Projekt und schaffst die Grundlage für einen erfolgreichen Projektverlauf. 7. Dein nächster Schritt Ein gelungener Projektstart ist kein Zufall, sondern das Ergebnis guter Vorbereitung, klarer Kommunikation und strukturierter Vorgehensweise. Wenn du noch tiefer in das Thema „Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater“ einsteigen möchtest, findest du auf unserem Blog weitere hilfreiche Beiträge dazu. Wie strukturierst du deinen Projektstart? Welche Fragen hast du noch dazu? Oder hast du als Auftraggeber Fragen, wie du dazu beitragen kannst, dass das Mandat ein voller Erfolg wird? Schreibe mir hier direkt eine Nachricht. Ich freue mich auf den Austausch!
Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater: Die Stakeholder kennenlernen und Vertrauen aufbauen
Der Einstieg in ein neues Projekt ist eine spannende Phase – und eine besonders kritische. Nachdem in einem ersten Gespräch mit der Geschäftsführung die Zieldefinition erfolgt ist (wie wir es in unserem Beitrag „Erfolgreicher Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater – So gelingt es“ beschrieben haben), folgt ein ebenso wichtiger Schritt: das persönliche Kennenlernen der Menschen vor Ort. In diesem Artikel erfährst du, warum dieser Schritt entscheidend ist, wie du ihn erfolgreich gestaltest und welche Fallstricke du unbedingt vermeiden solltest. Das Video zum Thema „Im Interim Projekt die Stakeholder kennenlernen“ gibt es hier: https://youtu.be/50iapgF4kXo 1. Nicht warten, sondern starten: Proaktives Vorstellen ist Pflicht Gerade als Interim Manager oder Unternehmensberater, der neu in ein Unternehmen einsteigt, darfst du nicht darauf warten, dass dir jemand die Kontakte herstellt oder dich an alle relevanten Stellen einführt.Eigeninitiative ist gefragt. Auch wenn du bereits offiziell angekündigt wurdest – stelle dich dennoch persönlich bei den Mitarbeitern vor: In der Abteilung, in der du tätig bist Bei angrenzenden Schnittstellenabteilungen Im Führungskreis Wichtig dabei ist: Erkläre kurz und verständlich, wer du bist, welche Rolle du hast und welches Ziel du verfolgst.Das schafft Vertrauen und Klarheit. Praxisbeispiel:In einem großen Industrieunternehmen, in dem ich als Interim Managerin startete, wusste die Hälfte der Belegschaft nicht genau, wer ich war und warum ich da war – obwohl es eine offizielle Ankündigung per E-Mail gab. Erst durch meine persönlichen Vorstellungsrunden in den Abteilungen entstand echtes Verständnis und Akzeptanz für meine Aufgaben. 2. Gespräche führen: Verstehen, was wirklich los ist Bei deinen Vorstellungsrunden geht es nicht nur um einen kurzen Gruß – es geht darum, die Perspektive der einzelnen Mitarbeiter kennenzulernen. Fragen stellen ist das A und O. Hier ein paar bewährte Gesprächsfragen: Welche Aufgaben liegen derzeit an? Wo gibt es aktuell besondere Herausforderungen? Wie läuft die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen? Was läuft besonders gut? Durch solche Fragen bekommst du einen realistischen Einblick in die Stimmung, die Abläufe und die internen Probleme – oftmals viel früher und direkter, als es offizielle Dokumente oder Meetings ermöglichen würden. Wichtig: Auch positives Feedback abfragen! Wo es gut läuft, da kannst du bestehende Stärken gezielt nutzen und fördern. 3. Ein konkretes Praxisbeispiel: Prioritäten erkennen und handeln Ein besonders lehrreiches Beispiel aus der Praxis zeigt, wie wichtig diese Vorgehensweise ist: ▶ In einem Unternehmen, in dem ich tätig war, wartete der Vertrieb wochenlang auf die Freigabe von Verträgen durch die Steuerabteilung. Der interne Prozess sah vor, dass der Head of Tax alle Verträge auf steuerliche Aspekte prüfte – allerdings hatte sich ein massiver Rückstau gebildet. Für den Vertrieb war das ein echtes Problem: Ohne Freigabe konnten sie mit den Kunden nicht weiterarbeiten. Was habe ich gemacht? Ich habe mich proaktiv in einer Vertriebs-Teambesprechung vorgestellt. Ich habe gezielt gefragt, was genau benötigt wird, wo die größten Engpässe liegen und welche Erwartungen sie an die Zusammenarbeit mit mir haben. Anschließend habe ich meine Arbeit so organisiert, dass die Vertragsfreigaben Priorität 1 hatten: Mindestens zweimal pro Woche wurden alle vorliegenden Verträge geprüft und freigegeben. Ergebnis: Der Rückstau wurde zügig abgebaut. Die Vertriebsmannschaft konnte wieder effizient arbeiten. Es entstand schnell ein Vertrauensverhältnis. Darüber hinaus ergab sich ein weiteres Projekt: Gemeinsam mit den Teams optimierten wir den gesamten Freigabeprozess. Danach liefen die Abläufe deutlich effizienter und alle Beteiligten waren zufriedener. 4. Das Wichtigste zuerst: Prioritäten setzen Gerade in der Anfangszeit gilt: Tue, was am dringendsten gebraucht wird.Nicht alles kann gleichzeitig erledigt werden. Aber mit klarem Fokus auf die Hauptprobleme, die das Unternehmen akut ausbremsen, setzt du früh ein starkes Zeichen. Eine strukturierte Vorgehensweise könnte so aussehen: Sofort die wichtigsten Engpässe erkennen (z.B. durch Gespräche) Schnelle Lösungen für die größten Blockaden anbieten Danach nachhaltige Prozessverbesserungen anstoßen Dieses Vorgehen wird nicht nur deine Akzeptanz im Unternehmen massiv stärken, sondern auch deine Effektivität als Interim Manager oder Berater unter Beweis stellen. 5. Zusammenfassung: So gelingt der Einstieg ins Team Nach deinem Projektstart solltest du… ✅ proaktiv auf die Menschen zugehen,✅ persönliche Gespräche führen und gezielt Fragen stellen,✅ die größten Herausforderungen schnell identifizieren,✅ erste konkrete Verbesserungen sichtbar umsetzen,✅ und dir so Respekt und Vertrauen aufbauen. Mit dieser Haltung positionierst du dich nicht als „externer Berater“, sondern als echter Partner auf Augenhöhe – und genau das ist oft der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg. 6. Dein nächster Schritt Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie du als Interim Manager oder Unternehmensberater von Anfang an überzeugst, dann sieh dir auch unseren umfassenden Leitfaden für einen erfolgreichen Projektstart an. „Erfolgreicher Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater – So gelingt es“ 🚀 Wie strukturierst du deinen Projektstart? Welche Fragen hast du noch dazu? Oder hast du als Auftraggeber Fragen, wie du dazu beitragen kannst, dass das Mandat ein voller Erfolg wird? Schreibe mir hier direkt eine Nachricht. Ich freue mich auf den Austausch!
Erfolgreicher Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater: Gespräch mit der Geschäftsführung und Zieldefinition
Ein neuer Projekteinstieg als Interim Manager oder Unternehmensberater ist immer ein besonderer Moment – er entscheidet maßgeblich über den späteren Erfolg des gesamten Mandats. Ein strukturierter Projektstart ist deshalb unverzichtbar. In diesem Blogbeitrag gehen wir ausführlich auf eine zentrale Phase ein: das erste Gespräch mit der Geschäftsführung sowie die präzise Definition der Projektziele. Dieser Beitrag ergänzt unseren bereits veröffentlichten Artikel „Erfolgreicher Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater – So gelingt es“ und vertieft speziell den Bereich des Erstgesprächs und der Zielvereinbarung. Auf Youtube haben wir zu diesem Thema hier ein Video veröffentlicht. Hier kannst du es dir anschauen: https://youtu.be/1XtPWKnSl-g 1. Warum das Gespräch mit der Geschäftsführung so entscheidend ist Direkt zu Beginn eines neuen Projekts steht eines im Mittelpunkt: das persönliche Gespräch mit den Hauptverantwortlichen – in der Regel dem Geschäftsführer, der Geschäftsführerin oder dem Prokuristen. In vielen Fällen übernehmen Interim Manager Rollen wie die der kaufmännischen Leitung oder verantworten Schlüsselprojekte im Unternehmen. In diesen ersten Gesprächen geht es darum, mehr als nur die offensichtlichen Aufgaben zu verstehen. Es geht darum, die eigentlichen Probleme hinter den Symptomen zu erkennen. Nur durch gezieltes Fragen und aktives Zuhören lassen sich die wahren Herausforderungen aufdecken. Praxisbeispiel:In einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen wurde ich als Interim Managerin eingesetzt, um die vakante Position der kaufmännischen Leitung zu überbrücken. Laut erster Projektbeschreibung ging es nur darum, „operative Aufgaben“ zu übernehmen. Im Gespräch mit der Geschäftsführung stellte sich jedoch heraus, dass das Controlling massiv vernachlässigt worden war und die Liquiditätsplanung dringend überarbeitet werden musste. Ohne ein intensives Erstgespräch wäre dieses wichtige Detail zu Beginn möglicherweise übersehen worden. 2. Die richtige Gesprächsführung: Fragen, Fragen und nochmals Fragen Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Gespräch liegt darin, viele – und die richtigen – Fragen zu stellen. Besonders in den ersten Gesprächen empfiehlt es sich, einen vorbereiteten Fragenkatalog zu nutzen, um nichts Wichtiges zu vergessen. Einige bewährte Einstiegsfragen sind: Was ist konkret passiert? Welche Tätigkeiten sind liegengeblieben? Warum hat die Vorgängerperson das Unternehmen verlassen? Wo sehen Sie derzeit den größten Brennpunkt? Welche Aufgaben müssen als erstes erledigt werden? Gibt es Fristen oder Terminvorgaben? Welche Herausforderungen gibt es innerhalb des Teams? Was läuft aktuell gut? Tipp aus der Praxis:Vergiss nicht, gezielt auch nach den positiven Aspekten zu fragen. Die Antwort auf die Frage „Was läuft gut?“ liefert nicht nur wertvolle Hinweise auf bestehende Stärken im Unternehmen, sondern zeigt auch, wo du an vorhandene Ressourcen und funktionierende Strukturen anknüpfen kannst. 3. Zieldefinition: Konkrete Vereinbarungen treffen Im nächsten Schritt geht es darum, klare und messbare Ziele zu definieren. Diese Ziele bilden die Grundlage für das gesamte Projekt und dienen als Maßstab für den späteren Erfolg. Es gibt zwei bewährte Vorgehensweisen: Direkte schriftliche Fixierung der Ziele im Gespräch:Hier werden gemeinsam mit der Geschäftsführung die Hauptziele formuliert und sofort schriftlich festgehalten. Nachträgliche schriftliche Bestätigung:Alternativ kannst du einen kurzen Aktenvermerk erstellen, in dem du die im Gespräch erarbeiteten Ziele zusammenfasst und dem Auftraggeber zur Bestätigung zusendest. Beispiel aus einem Projekt:Bei der Übernahme eines Interim Mandats im Bereich Finanz- und Rechnungswesen einigten wir uns im Erstgespräch auf folgende Hauptziele: Einführung einer tagesaktuellen Liquiditätsplanung innerhalb von zwei Monaten. Restrukturierung des Mahnwesens bis zum Quartalsende. Aufbau eines neuen Berichtswesens für die Geschäftsführung. Diese Ziele wurden direkt im Gespräch dokumentiert und gemeinsam unterschrieben. So waren die Erwartungen klar und verbindlich. 4. Die zentrale Frage: Was muss erreicht sein, bevor du das Projekt verlässt? Eine der wichtigsten Fragen, die du im Erstgespräch stellen solltest, lautet:„Was muss erreicht sein, bevor ich das Projekt wieder verlasse?“ Diese Frage schafft absolute Klarheit über die Erwartungen und die Erfolgskriterien. Gleichzeitig ermöglicht sie dir, deinen Fokus zu bewahren und Prioritäten richtig zu setzen. Vorteil für dich:Das Wissen um den Endpunkt gibt dir Energie und Orientierung und stärkt dein Selbstbewusstsein, weil du den Projekterfolg an klaren Ergebnissen messen kannst. 5. Zusammenfassung: Der Fahrplan für den gelungenen Projektstart Ein strukturierter Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater basiert auf diesen fünf Schritten: Persönliches Gespräch mit der Geschäftsführung oder dem Hauptverantwortlichen führen. Probleme hinter den offensichtlichen Problemen erkennen. Einen Fragenkatalog nutzen, um die richtigen Informationen zu erhalten. Ziele gemeinsam definieren und schriftlich fixieren. Unbedingt klären: Was muss erreicht sein, bevor das Projekt endet? Mit dieser klaren Vorgehensweise legst du den Grundstein für ein erfolgreiches Mandat und sicherst dir das Vertrauen deiner Auftraggeber. 6. Dein nächster Schritt Willst du noch tiefer einsteigen? Dann lies auch unseren ausführlichen Leitfaden: „Erfolgreicher Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater – So gelingt es“.Hier findest du weitere wertvolle Tipps zur Vorbereitung, zum Auftreten und zur strategischen Planung deines Projektstarts. Wenn du Fragen hast oder Unterstützung bei deinem nächsten Mandat brauchst, melde dich gerne. Ich freue mich auf deine Nachricht! Wie strukturierst du deinen Projektstart? Welche Fragen hast du noch dazu? Oder hast du als Auftraggeber Fragen, wie du dazu beitragen kannst, dass das Mandat ein voller Erfolg wird? Schreibe mir hier direkt eine Nachricht. Ich freue mich auf den Austausch!
Erfolgreicher Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater: So gelingt es
Ein neues Projekt als Interim Manager oder Unternehmensberater zu beginnen, ist immer ein spannender Moment. Neue Menschen, neue Strukturen, neue Aufgaben – und gleichzeitig große Erwartungen von deinem Auftraggeber. Wie schaffst du es, den Überblick zu behalten, deine Ziele zu erreichen und dabei selbst gesund und leistungsfähig zu bleiben? In diesem umfassenden Leitfaden zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du einen strukturierten, erfolgreichen Einstieg ins Projekt meisterst – und einen bleibenden Eindruck hinterlässt. Auf Youtube haben wir zu dem Thema »Neues Projekt als Interim Manager oder Consultant erfolgreich starten« ein Video veröffentlicht. Hier kannst du es dir anschauen: https://youtu.be/Fow_e9xPjZ4 1. Erfolgreicher Projektstart: Die Basis für nachhaltigen Erfolg schaffen Verstehen, bevor du handelst: Gespräche mit Schlüsselpersonen Dein erster und vielleicht wichtigster Schritt ist es, die Lage aus erster Hand zu verstehen.Deshalb solltest du bereits in den ersten Tagen gezielt Gespräche mit folgenden Personen führen: Geschäftsführer oder Vorstand Kaufmännischer Leiter oder CFO Fachbereichsleiter der betroffenen Abteilungen In diesen Gesprächen geht es nicht nur darum, Aufgaben zu erfassen, sondern die Hintergründe zu verstehen: Was sind die tatsächlichen Probleme hinter den Symptomen? Welche Erwartungen bestehen konkret an dich? Welche Kultur und Dynamik herrscht im Unternehmen? 👉 Praxis-Tipp:Nutze offene Fragen wie: „Was läuft aktuell gut?“ und „Wo sehen Sie die größten Herausforderungen?“ – So signalisierst du echtes Interesse und baust Vertrauen auf. Proaktive Vorstellung im Unternehmen Eine persönliche, sympathische Vorstellung bei allen relevanten Kollegen und Führungskräften hilft, frühzeitig Unsicherheiten abzubauen.Erkläre offen: Wer du bist Was deine Aufgaben sind Wie du unterstützt, nicht ersetzt Gerade in Veränderungsprozessen sind Transparenz und Wertschätzung entscheidend, um die Mitarbeitenden auf deine Seite zu ziehen. Überblick verschaffen: Themen sammeln und analysieren Sammle alle offenen Themen und offenen Baustellen: Was ist dringend? Was ist wichtig? Was ist aktuell blockiert? Nimm nicht nur offensichtliche Aufgaben auf, sondern hinterfrage systematisch Abläufe, Schnittstellen und Informationsflüsse. Beispiel:Bei einem Mandat zur Optimierung der Buchhaltung stellte sich heraus, dass nicht die Prozesse das Hauptproblem waren, sondern unklare Zuständigkeiten und fehlende Kommunikation zwischen Abteilungen. Erst nach Klärung dieser Punkte konnten die Prozesse effizient angepasst werden. 2. Fokus bewahren: Effizientes Arbeiten als Schlüssel zum Projekterfolg Prioritäten setzen: Die wichtigsten Aufgaben zuerst Nach der ersten Analyse priorisierst du: Welche Aufgaben sind zeitkritisch? Was erwartet der Auftraggeber als erstes sichtbares Ergebnis? Wo entstehen größte Risiken, wenn Aufgaben liegen bleiben? Setze klare Prioritäten und kommuniziere diese offen mit deinem Auftraggeber und den Teams.Nichts wirkt professioneller, als wenn du schnell erste Fortschritte sichtbar machst. 👉 Wichtig: Bleib flexibel! Prioritäten können sich im Projektverlauf ändern. Planung und Struktur schaffen Ein detaillierter Plan gibt dir Sicherheit: Zeitrahmen mit Meilensteinen Aufgabenübersicht mit Verantwortlichkeiten Frühwarnsystem für Risiken Regelmäßige Review-Termine Nutze einfache, aber effektive Tools wie: Projektmanagement-Software (z.B. Trello, Asana, MS Project) Gemeinsame Kalender Aufgabenlisten und Statusberichte So kannst du schnell auf Veränderungen reagieren und bleibst stets handlungsfähig. Delegieren und Prozesse optimieren Auch wenn du als Interim Manager operativ tätig wirst, solltest du dich nicht in Kleinigkeiten verlieren.Stattdessen: Delegiere Aufgaben sinnvoll an das bestehende Team Optimiere Prozesse, damit diese effizienter werden Fördere Eigenverantwortung bei den Mitarbeitern 👉 Praxisbeispiel:In einem Produktionsunternehmen konnte durch klare Arbeitsanweisungen und die Einführung von kurzen, täglichen Abstimmungen die Effizienz in der Fertigungssteuerung um 25 % gesteigert werden – bei gleichzeitig höherer Mitarbeiterzufriedenheit. Kommunikation: Vertrauen aufbauen und Widerstände abbauen Regelmäßige, offene Kommunikation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor: Einrichtung eines wöchentlichen Jour Fixe Offene Tür für Fragen und Anregungen Klare Informationen zu Zielen, Fortschritten und Herausforderungen Besonders in angespannten Projekten macht der Unterschied oft die Art, wie du konkret mit Menschen sprichst – nicht nur, was du sagst. 3. Ziele erreichen und den Projekterfolg sichern Klare Zieldefinition: Was, bis wann und wie? Von Anfang an müssen die Projektziele präzise definiert werden: Was genau soll erreicht werden? Bis wann? Welche Kennzahlen oder Indikatoren zeigen den Erfolg? Nur messbare Ziele ermöglichen später eine klare Bewertung deiner Leistung. Beispiel für Zieldefinition:„Der Jahresabschluss für 2024 wird bis zum 30.06.2025 vollständig erstellt, geprüft und eingereicht – inklusive Dokumentation aller relevanten Prozesse.“ Meilensteine festlegen und Erfolge feiern Definiere Zwischenziele und feiere kleine Erfolge: Früh sichtbare Resultate motivieren das Team Regelmäßige Statusupdates zeigen Fortschritte Erfolge steigern das Vertrauen deines Auftraggebers 👉 Praxis-Tipp:Visualisiere Fortschritte mit einfachen Charts oder Projekt-Statusübersichten. Agil bleiben und flexibel anpassen Auch perfekt geplante Projekte laufen selten ohne Überraschungen.Wichtig ist deshalb: Regelmäßig den aktuellen Stand überprüfen Flexibel auf neue Entwicklungen reagieren Gemeinsam mit dem Auftraggeber Prioritäten anpassen Durch diese Flexibilität beweist du Professionalität – und schützt den Gesamterfolg des Projekts. Selbstfürsorge: Deine Energie als strategischer Erfolgsfaktor In hochdynamischen Projekten vergessen viele Interim Manager oder Unternehmensberater sich selbst.Doch gerade deine eigene Energie entscheidet darüber, wie lange du leistungsfähig bleibst. Praktische Tipps zur Selbstfürsorge: Tägliche Bewegung: 30 Minuten Spaziergang an der frischen Luft Bewusste Pausen: Mindestens einmal am Tag Digital Detox einlegen Entspannung aktiv planen: Nutzung von Hotel-Wellness, Meditations-Apps, Bücher Ausreichend Schlaf: Keine Meetings spätabends, klare Tagesabschlüsse Nur wer auf sich achtet, kann dauerhaft Spitzenleistung bringen – und bleibt auch langfristig gesund und erfolgreich. Fazit: Dein Erfolgsrezept für neue Projekte Ein gelungener Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater basiert auf: Tiefem Verständnis der Ausgangslage Strukturiertem Priorisieren und Planen Konsequenter Zielverfolgung Offener, kontinuierlicher Kommunikation Bewusster Pflege der eigenen Energie Wenn du diese fünf Erfolgsfaktoren konsequent anwendest, wirst du nicht nur Projekte erfolgreich abschließen – sondern Auftraggeber nachhaltig begeistern und weiterempfohlen werden. Wie strukturierst du deinen Projektstart? Welche Fragen hast du noch dazu? Oder hast du als Auftraggeber Fragen, wie du dazu beitragen kannst, dass das Mandat ein voller Erfolg wird? Schreibe mir hier direkt eine Nachricht. Ich freue mich auf den Austausch!
Von Controlling bis CFO – typische Einsatzfelder für Interim Finance Experten
Wenn in Unternehmen plötzlich die Finanzführungskraft ausfällt, ein Projekt stockt oder der Jahresabschluss droht zu entgleisen, sind sie zur Stelle: Interim Manager Finance. Die Stärke dieser Finance-Experten? Sie springen kurzfristig ein, bringen sofort Struktur – und liefern Ergebnisse. In diesem Beitrag schauen wir uns die wichtigsten Einsatzbereiche Finance an, in denen Interim Manager wirklich den Unterschied machen. Mit dabei: echte Praxisbeispiele, tiefe Einblicke und eine klare Botschaft: Interimistische Flexibilität kann verdammt wirkungsvoll sein. 1. Controlling: Der Kompass in unsicheren Zeiten Controlling ist weit mehr als Plan-Ist-Vergleiche. Interim Controller helfen dabei, Transparenz zu schaffen, fundierte Entscheidungen zu ermöglichen und wirtschaftliche Risiken frühzeitig zu erkennen. Besonders gefragt sind sie in Phasen der Umstrukturierung, bei Fusionen oder bei der Einführung neuer Systeme. Sie standardisieren Reportings, etablieren steuerungsrelevante KPIs und sorgen dafür, dass das Management jederzeit die Zahlen im Griff hat. Zudem sind sie versiert in Szenarienplanung, Abweichungsanalysen und der Einführung von Kostenstellenlogik. Ihr Blick von außen hilft oft, eingefahrene Strukturen zu durchbrechen. Praxisbeispiel:Ein mittelständischer Maschinenbauer aus NRW fusionierte mit einem Wettbewerber. Zwei unterschiedliche Controlling-Systeme sollten plötzlich miteinander kommunizieren – Chaos vorprogrammiert. Ein Interim Controller harmonisierte die Reportinglogik, entwickelte ein konsolidiertes Dashboard und schulte das Controlling-Team auf die neuen Standards. Ergebnis: einheitliche KPI-Struktur und deutlich bessere Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung. 2. Strukturierung und Optimierung von Jahresabschlüssen Der Jahresabschluss ist nicht nur Pflichtprogramm, sondern auch eine Chance, finanzielle Strukturen zu optimieren. Interim Manager strukturieren Abschlussprozesse neu, definieren klare Rollen, verbessern Schnittstellen zu Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern und sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft – fristgerecht und testierbar. Gerade in Unternehmen mit komplexer Konzernstruktur oder bei gleichzeitiger Umstellung auf neue Standards (z. B. IFRS) sind sie Gold wert. Sie identifizieren Engpässe, optimieren Buchungsprozesse und sorgen für nachvollziehbare Dokumentation. Praxisbeispiel:Ein wachstumsstarkes Tech-Unternehmen hatte Schwierigkeiten, die HGB- und IFRS-Abschlüsse pünktlich vorzulegen. Der eingesetzte Interim Experte verschlankte den Monatsabschluss, führte ein Closing-Kalender-Tool ein und übernahm die Koordination mit dem Wirtschaftsprüfer. Ergebnis: Der Jahresabschluss wurde vier Wochen schneller testiert als im Vorjahr. 3. Treasury & Cash Management: Liquidität im Griff behalten Liquidität ist Überlebensfrage – vor allem in Krisenzeiten. Interim Treasurer analysieren Zahlungsflüsse, optimieren Working Capital und schaffen Forecasts, die nicht nur in Excel gut aussehen, sondern auch in der Praxis funktionieren. Auch Themen wie Währungsmanagement, Cash Pooling oder kurzfristige Finanzierung gehören zu ihrem Portfolio. Zusätzlich bringen sie frischen Blick auf vernachlässigte Bereiche: Zahlungsziele bei Lieferanten, überfällige Forderungen oder nicht ausgeschöpfte Kreditlinien – all das sind Stellschrauben, an denen Interim Profis drehen können. Praxisbeispiel:Ein E-Commerce-Start-up geriet durch starkes Wachstum in Liquiditätsprobleme. Ein Interim Treasurer baute innerhalb von acht Wochen ein rollierendes Cash-Flow-Modell auf, verhandelte mit Banken und sicherte durch eine Zwischenfinanzierung das Weihnachtsgeschäft – und damit 45 % des Jahresumsatzes. 4. Interim CFO: Strategisches Denken und Führung auf Zeit Der Interim CFO ist mehr als ein Lückenfüller – er ist Führungskraft, Sparringspartner und Change-Manager in einer Person. Ob Transformation, Nachfolge, IPO oder Sanierung: Er bringt strategischen Weitblick und operatives Know-how mit. Oft übernimmt er in besonders sensiblen Phasen – und ist sofort handlungsfähig. Auch das Führen von Finanzteams, Stakeholder-Kommunikation oder die Steuerung von Due Diligence Prozessen gehören zum Alltag eines Interim CFOs. Praxisbeispiel:Ein börsennotiertes Medizintechnik-Unternehmen trennte sich während des Budgetprozesses kurzfristig vom CFO. Der Interim CFO übernahm sofort die Führung des Finance-Teams, koordinierte die Budgetrunden mit den Business Units und präsentierte termingerecht eine belastbare Planung im Aufsichtsrat. Damit sicherte er das Vertrauen der Investoren – und Stabilität für die nächsten Schritte. 5. Entwicklung und Einführung strukturierter Prozesse Viele Finance-Abteilungen kämpfen mit ineffizienten Abläufen, Medienbrüchen und fehlender Standardisierung. Interim Manager schaffen hier Abhilfe: Sie analysieren IST-Prozesse, definieren SOLL-Prozesse und führen moderne, digitale Workflows ein – oft unter Einsatz von BPM-Tools, RPA-Technologie oder SAP-Optimierungen. Sie kümmern sich nicht nur um die Technik, sondern vor allem um die Umsetzung: Wer macht was? Welche Rolle hat wer? Was muss dokumentiert werden? Praxisbeispiel:Ein produzierendes Unternehmen wickelte Eingangsrechnungen noch manuell per Excel ab. Der Interim Experte führte ein digitales Freigabesystem ein, definierte Genehmigungslimits und erstellte klare Workflows. Ergebnis: Der Durchlauf bei Rechnungen wurde um die Hälfte reduziert – und die Fehlerquote sank drastisch. 6. Change-Prozesse im Finance-Bereich: Kulturwandel inklusive Veränderung ist im Finance nicht nur ein technisches, sondern vor allem ein menschliches Thema. Interim Manager begleiten Unternehmen durch Change-Prozesse: Sie moderieren Workshops, entwickeln Kommunikationsstrategien und schaffen Akzeptanz für neue Arbeitsweisen. Typisch sind Projekte zur Einführung agiler Methoden, neue Rollenmodelle oder die Umstellung auf Business Partnering. Interim Experten agieren hier als Moderatoren, Change-Coaches und Katalysatoren zugleich. Praxisbeispiel:Ein internationaler Konzern wollte Finance stärker in die digitale Transformation einbinden. Ein Interim Change-Manager begleitete das Team mit Workshops, definierte neue Rollenprofile und sorgte für offene Kommunikation. Das Ergebnis: Höhere Motivation im Team, weniger Reibungspunkte mit anderen Abteilungen und eine klar erkennbare Effizienzsteigerung. 7. Finance Transformation & Digitalisierung Digitalisierung ist Chefsache – auch im Finance. Interim Manager übernehmen Verantwortung für Projekte wie die Einführung von SAP S/4HANA, die Umsetzung von BI-Lösungen oder die Automatisierung von Prozessen mit RPA. Sie bringen sowohl technisches Verständnis als auch kommunikative Fähigkeiten mit. Dabei agieren sie oft als Bindeglied zwischen IT, Fachbereichen und Management. Ihr Fokus: pragmatisch, lösungsorientiert und immer mit dem Ziel, echten Nutzen zu stiften. Praxisbeispiel:Ein Interim Finance Leader übernahm die Projektsteuerung beim SAP-Rollout in einem Handelskonzern. Er optimierte Buchungsprozesse, automatisierte Reports und verkürzte den Monatsabschluss von 15 auf 6 Tage. Ganz nebenbei sorgte er durch gezielte Kommunikation für Akzeptanz bei den Usern – ein nicht zu unterschätzender Faktor. Weitere wichtige Einsatzbereiche Finance für Interim Manager Neben den genannten Einsatzfeldern gibt es weitere, in denen besonders Interim Manager ihre Stärken einbringen können. Nachfolgend findest du einige Beispiele, die selbstverständlich nicht als abschließend zu verstehen sind. Sie sollen dir als Ideensammlung dienen, die dich bei deinen Einsatzüberlegungen unterstützt. Financial Due Diligence & M&A-Projekte Was passiert hier?Interim Manager unterstützen bei der finanziellen Analyse im Vorfeld von Unternehmenskäufen oder -verkäufen. Sie bereiten Datenräume vor, analysieren Risiken, normalisieren EBITDAs und begleiten Verhandlungen. Warum Interim?Solche Projekte sind intensiv, aber zeitlich begrenzt – perfekte Bedingungen für temporäre Verstärkung mit hoher Expertise. Tax Compliance & Steueroptimierung Was passiert hier?In komplexen Konzernstrukturen oder bei internationalen Geschäftsmodellen braucht es punktuell Unterstützung im Bereich Steuerrecht,
So erkennst du einen starken Interim Manager auf den ersten Blick
In Zeiten von Transformation, Wachstum oder auch kurzfristigen Personalengpässen kann ein Interim Manager genau der Schlüssel sein, der dir hilft, Deine Ziele zu erreichen. Aber woran erkennst du auf den ersten Blick, ob ein Interim Manager wirklich zu deinem Unternehmen passt – und nicht nur gut klingt auf dem Papier? Dies ist besonders relevant, wenn du einen guten Interim Manager finden willst. In diesem Beitrag zeige ich dir, worauf du bei der Auswahl achten solltest, damit du den besten Interim Manager findest. 1. Klare Zieldefinition als Ausgangspunkt Bevor du aktiv wirst, solltest du dir absolut klar darüber sein, was du mit dem Einsatz eines Interim Managers erreichen möchtest. Geht es um die Überbrückung einer Führungslücke, die Einführung eines neuen ERP-Systems oder das Krisenmanagement nach einer Restrukturierung? Ein Beispiel: In einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen sollte ein Interim Manager eine plötzlich freigewordene CFO-Position übernehmen. Nur weil das Ziel klar formuliert war (»innerhalb von 3 Monaten die Finanzabteilung stabilisieren und ein laufendes Due-Diligence-Projekt begleiten«), konnte der richtige Kandidat gefunden werden – und lieferte ab dem ersten Tag Ergebnisse. Lege darüber hinaus messbare Ziele (KPIs) fest, z. B. »Reduzierung der Durchlaufzeit in der Produktion um 15 % innerhalb von 6 Monaten« oder »Einführung einer neuen Personalstrategie bis Q3«. So kannst du den Fortschritt konkret bewerten. Wichtig ist auch: Teile diese Ziele frühzeitig mit deinem Team. Nur wenn alle Beteiligten wissen, worauf der Interim Manager hinarbeitet, kann er effektiv arbeiten – ohne ständig auf Widerstände zu stoßen. 2. Fachliche Kompetenz und Branchenerfahrung Ein starker Interim Manager bringt tiefes Fachwissen mit – und idealerweise Branchenerfahrung. Wenn du zum Beispiel im Bereich Medizintechnik tätig bist, ist es ein Plus, wenn der Kandidat regulatorische Anforderungen wie MDR oder ISO13485 kennt. Ein Praxisbeispiel: Ein Start-up aus der Lebensmittelbranche suchte Unterstützung für die Skalierung der Produktion. Der gewählte Interim Manager hatte zuvor bei einem großen Süßwarenhersteller ein ähnliches Wachstum mitgestaltet – das half, typische Stolperfallen zu vermeiden. Manche Kandidaten bringen sogar Erfahrung aus mehreren Branchen mit. Diese »Cross-Industry«-Erfahrung sorgt oft für frische Impulse. Wenn z. B. ein Interim Manager aus der Automobilbranche plötzlich in einem Logistikunternehmen Prozesse optimiert, entstehen kreative Lösungen, die intern niemand auf dem Schirm hatte. Prüfe auch, wie aktuell das Wissen ist: Kennt der Kandidat moderne Tools wie Asana, Power BI oder agile Methoden wie OKR? Wer fachlich mithalten will, darf nicht im letzten Jahrzehnt stecken geblieben sein. 3. Anpassungsfähigkeit und Flexibilität Ein guter Interim Manager braucht keine lange Einarbeitung. Er ist innerhalb von Tagen im Thema, erkennt Strukturen – auch die inoffiziellen – und kann sich auf neue Teams, Tools und Prozesse schnell einstellen. Beispiel: In einem Familienunternehmen übernahm ein Interim Vertriebsleiter die Führung eines sehr traditionellen Vertriebsteams. Obwohl er aus dem digitalen Bereich kam, gelang es ihm innerhalb kürzester Zeit, Vertrauen aufzubauen und gemeinsam moderne CRM-Prozesse zu etablieren – ohne die »alten Hasen« zu vergraulen. Diese Flexibilität zeigt sich nicht nur fachlich, sondern auch in der Persönlichkeit. Interim Manager wissen, wann sie sich durchsetzen müssen – und wann es besser ist, zuzuhören und das Team mit einzubeziehen. Und nicht zu vergessen: Ein starker Interim Manager kann auch mit Konflikten umgehen – ob zwischen Abteilungen oder mit externen Stakeholdern. Er bleibt handlungsfähig, auch wenn’s brennt. 4. Kommunikationsstärke und Führungskompetenz Ein Interim Manager ist kein Einzelkämpfer. Er muss in der Lage sein, komplexe Themen einfach zu erklären, mit der Geschäftsführung ebenso zu sprechen wie mit Teamleitern oder operativen Mitarbeitenden. Ein Beispiel aus der Praxis: Bei der Einführung eines neuen Bonusmodells scheiterte ein Unternehmen zunächst an der Akzeptanz. Erst mit Hilfe eines Interim HR-Managers, der das Modell in verständlicher Sprache und im persönlichen Gespräch erklärte, konnte die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden deutlich erhöht werden. Gute Interim Manager führen nicht über Anweisung, sondern über Vertrauen und Motivation. Sie bringen Energie ins Team, schaffen Orientierung und liefern gleichzeitig Ergebnisse. Und sie erkennen, wann es Zeit ist, loszulassen – damit die Führung dauerhaft wieder ins Unternehmen zurückkehren kann. 5. Kulturelle Passung und Empathie Ein Interim Manager kann noch so qualifiziert sein – wenn er nicht zur Unternehmenskultur passt, wird es schwierig. Gerade in mittelständischen oder familiengeführten Unternehmen sind Werte, Umgangsformen und Entscheidungswege oft sehr speziell. Ein Praxisbeispiel: Ein Unternehmen aus der Energiewirtschaft hatte in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen mit einem »Hardliner«-Manager gemacht. Beim nächsten Einsatz achtete man gezielt auf Empathie – und entschied sich für einen Kandidaten, der neben technischer Expertise auch eine ruhige, verbindliche Art mitbrachte. Das Ergebnis: deutlich bessere Akzeptanz. Starke Interim Manager nehmen sich Zeit, zuzuhören. Sie bauen Vertrauen auf, verstehen die Zwischentöne und bringen ihre Vorschläge so ein, dass sie wirklich gehört werden. Diese kulturelle Sensibilität entscheidet oft darüber, ob ein Veränderungsprojekt getragen wird – oder scheitert. 6. Ergebnisorientierung und Umsetzungsstärke Was Interim Manager von klassischen Beratern unterscheidet? Sie reden nicht nur, sie handeln. Ein guter Interim Manager entwickelt keine PowerPoint-Folien für die Schublade, sondern setzt um – im Alltag, mit dem Team, unter realen Bedingungen. Beispiel: In einem Handelsunternehmen sollte das Lieferkettenmanagement neu aufgestellt werden. Während frühere Berater monatelang analysierten, strukturierte der Interim Manager innerhalb von zwei Wochen das Projektteam neu, definierte Quick Wins und setzte das erste neue Lieferantenportal noch im selben Quartal um. Ergebnisorientierung heißt auch, Prioritäten zu setzen. Nicht alles muss perfekt sein – aber das Wichtige muss funktionieren. Und zwar messbar. Interim Manager definieren mit dir von Beginn an klare Meilensteine und sorgen dafür, dass diese auch eingehalten werden. 7. Verfügbarkeit und Transparenz Ein starker Interim Manager ist schnell verfügbar und offen in seiner Kommunikation. Er sagt klar, wann und wie lange er verfügbar ist, was er leisten kann – und auch, was nicht. Wichtig ist auch, dass er proaktiv kommuniziert. Gute Interim Manager melden sich regelmäßig mit Updates, sagen frühzeitig Bescheid, wenn sich Risiken abzeichnen, und sprechen offen über Budgetfragen oder Ressourcenthemen. Ein Praxisbeispiel: Ein Interim Projektleiter, der wöchentlich ein kompaktes »1-Seiten-Update« für die Geschäftsführung verschickte, schuf damit nicht nur Transparenz, sondern auch Vertrauen. Alle wussten: Das Projekt ist in guten Händen. Fazit: Interim Manager finden – mit dem richtigen Blick Du erkennst einen starken Interim Manager nicht nur an seinem Lebenslauf, sondern an
Wann Interim Manager die bessere Wahl sind als Neueinstellungen
In der heutigen Unternehmenswelt, die durch hohe Dynamik, Fachkräftemangel und zunehmenden Transformationsdruck gekennzeichnet ist, werden traditionelle Personalentscheidungen immer häufiger hinterfragt. Gerade mittelständische und große Unternehmen in Branchen wie Maschinenbau, Chemie, Pharma und Dienstleistungen, die im B2B-Umfeld agieren, stehen vor der Herausforderung, kritische Rollen effizient und wirkungsvoll zu besetzen. In diesem Kontext gewinnen Interim Manager*innen zunehmend an Bedeutung. Doch wann genau sind sie die bessere Wahl gegenüber klassischen Neueinstellungen? Wir beleuchten hier ausführlich die Interim Manager Vorteile – sowohl auf fachlicher als auch auf betriebswirtschaftlicher Ebene – und zeigen praxisnahe Einsatzszenarien auf, die diese flexible Managementform zu einem echten Wettbewerbsvorteil machen. Was sind Interim Manager? Interim Manager*innen sind hochqualifizierte Führungs- oder Fachkräfte, die zeitlich befristet auf selbstständiger oder freiberuflicher Basis in Unternehmen eingesetzt werden, um konkrete Aufgaben zu übernehmen. Dabei kann es sich um die Überbrückung von Vakanzen, Projektmanagement, Krisenbewältigung, Change Management oder spezifische Aufgaben mit klarem Anfang und Ende handeln. Im Gegensatz zu klassischen Beratern agieren Interim Manager umsetzungsorientiert innerhalb der Organisation und tragen unmittelbar zur operativen Wertschöpfung bei. Ihr Ziel ist es, nicht nur Strategien zu entwickeln, sondern sie auch erfolgreich umzusetzen. Neben der reinen Analyse und Beratung stehen Interim Manager*innen auch in der betrieblichen Praxis an der Front. Sie schlüpfen, soweit sinnvoll, vorübergehend in Führungsrollen und sorgen damit für die Implementierung der getroffenen Entscheidungen. Nebenbei lernen die fest angestellten Mitarbeitenden von der Erfahrung und Umsetzungspraxis der eingesetzten Interim Manager*innen. Fachliche Vorteile von Interim Managern 1. Sofortige Verfügbarkeit und minimale Einarbeitungszeit Die Rekrutierung für eine Festanstellung kann Wochen bis Monate dauern. Interim Manager hingegen sind kurzfristig verfügbar und bringen in der Regel umfassende Erfahrung mit, die eine schnelle Einarbeitung überflüssig macht. Dadurch können Projekte ohne Zeitverlust gestartet werden – ein unschätzbarer Vorteil in dringlichen Situationen. Beispiel aus der Praxis: Ein Maschinenbauunternehmen verlor unerwartet den Leiter der Supply Chain. Eine Interim Managerin übernahm die Rolle innerhalb einer Woche. Sie stabilisierte die Lieferkette, optimierte die Lagerhaltung und reduzierte die Durchlaufzeit um 20 % – alles innerhalb von drei Monaten. 2. Hochspezialisiertes Know-how Interim Manager haben typischerweise bereits führende Positionen in mehreren Unternehmen und Branchen innegehabt. Sie bringen Best-Practice-Wissen mit, das auf vielfachen Erfahrungen basiert. Gerade bei komplexen oder branchenspezifischen Herausforderungen ist das ein unschlagbarer Vorteil. In der Pharmaindustrie etwa ist regulatorisches Know-how essenziell. Ein Interim Manager, der bereits mehrere GMP-Audits erfolgreich begleitet hat, kann diese Expertise gezielt einbringen, ohne dass das Unternehmen langwierig eigenes Know-how aufbauen muss. Auch die Erfahrung über mehrere Unternehmen und Branchen hinweg erweitert den Horizont massiv. Das sorgt dafür, dass bessere Entscheidungen getroffen werden und Wissen aus benachbarten Branchen genutzt wird. In der Konsequenz entstehen dadurch Wettbewerbsvorteile für das Mandatsunternehmen. 3. Objektivität und Unabhängigkeit Interim Manager sind nicht in unternehmensinterne Machtgefüge eingebunden. Diese außenstehende Perspektive ermöglicht ihnen, Probleme klar zu analysieren, Konflikte sachlich zu moderieren und Entscheidungen konsequent umzusetzen. Sie bringen die nötige Distanz mit, um auch unpopuläre, aber notwendige Maßnahmen anzugehen. 4. Change Management und Transformation Veränderungen sind oft mit Widerständen verbunden. Interim Manager sind es gewohnt, in Transformationsphasen zu arbeiten. Sie bringen das notwendige Fingerspitzengefühl mit, um Mitarbeiter abzuholen, Prozesse neu zu gestalten und Akzeptanz zu schaffen. Typische Einsatzbereiche: Einführung neuer IT-Systeme (z. B. ERP, CRM) Restrukturierungsprojekte Strategiewechsel oder M&A-Prozesse Monetäre Vorteile von Interim Managern 1. Kalkulierbare Kostenstruktur Anders als bei Festanstellungen, bei denen zusätzlich zum Bruttogehalt auch Sozialabgaben, Boni, Nebenleistungen, Urlaub und Krankheitstage berücksichtigt werden müssen, sind die Kosten für Interim Manager transparent und planbar. In der Regel erfolgt die Abrechnung auf Tages- oder Stundenbasis – Unternehmen zahlen also nur für geleistete Arbeit. Auch wenn für eine Stunde geleistete Arbeit einer interimistisch eingesetzten Person vordergründlich deutlich höhere Kosten anfallen, relativieren sie sich dadurch, dass zum einen ausschließlich tatsächlich geleistete Stunden bezahlt werden, und dass zum zweiten der ROI pro geleistete Arbeitsstunden in aller Regel ein Mehrfaches dessen beträgt, als der erreichte ROI einer fest angestellten Person in vergleichbarer Position. 2. Keine langfristigen Verpflichtungen Ein großer Vorteil besteht in der Flexibilität. Interim Manager werden für einen definierten Zeitraum oder ein klar umrissenes Projekt engagiert. Nach Projektabschluss endet das Mandat automatisch – ohne langwierige Trennungsprozesse oder Abfindungsverhandlungen. Arbeits- und sozialversicherungsrechtlich sowie mitbestimmungsrechtlich begründete Kosten fallen nicht an. 3. Vermeidung von Fehlbesetzungen Fehlbesetzungen bei Festanstellungen können hohe Kosten verursachen – nicht nur finanziell, sondern auch in Bezug auf Produktivität, Teamkultur und Kundenbeziehungen. Interim Manager sind geprüfte Experten, deren Qualifikation und Referenzen meist schnell überprüfbar sind. Das Risiko einer Fehlentscheidung ist deutlich geringer. Beispielrechnung: Ein Dienstleistungsunternehmen beauftragte einen Interim Manager für 6 Monate im Bereich Business Development. Die Gesamtkosten lagen bei ca. 90.000 Euro. Eine vergleichbare Festanstellung (inkl. Lohnnebenkosten, Einarbeitung, Risiko einer Fehlbesetzung) hätte das Unternehmen mindestens 140.000 Euro gekostet. 4. ROI-orientierte Arbeitsweise Interim Manager sind es gewohnt, sich an Ergebnissen messen zu lassen. Sie bringen eine performancegetriebene Mentalität mit und fokussieren sich auf messbare Resultate. Dies führt in vielen Fällen zu einer höheren Effizienz und schnelleren Projektumsetzung. Vergleich: Interim Manager vs. Neueinstellung Nachfolgend erhältst du eine tabellarische Übersicht eines Vergleichs der Beauftragung von Interim Managern gegenüber der Festeinstellung abhängig beschäftigter Führungskräfte und Manager. Kriterium Interim Manager Neueinstellung Verfügbarkeit Innerhalb weniger Tage Wochen bis Monate Einarbeitungszeit Minimal bis keine Umfangreich Vertragsbindung Projektbezogen Langfristig Fixkosten Nur für geleistete Arbeit Laufende Personalkosten Expertise Spezialisiert, branchenerprobt Variabel, je nach Profil Objektivität Hoch Eingebunden in Unternehmenskultur Risiko Fehlbesetzung Gering Hoch Ergebnisorientierung Sehr stark Abhängig vom Mitarbeiter Wann ist ein Interim Manager die beste Wahl? ✔ Bei unerwarteten Vakanzen Wenn eine Führungskraft kurzfristig ausfällt, kann ein Interim Manager schnell einspringen, den Betrieb sichern und gleichzeitig helfen, die ideale Nachfolgelösung langfristig aufzubauen. ✔ Bei strategischen Projekten Ob Expansion in neue Märkte, Digitalisierungsvorhaben oder Prozessoptimierungen – für diese Aufgaben werden erfahrene Projektmanager gebraucht, die sofort loslegen können. ✔ In Turnaround- und Restrukturierungsphasen Hier zählen Geschwindigkeit, Erfahrung und Durchsetzungsvermögen. Interim Manager bringen all das mit – ohne durch interne Politik ausgebremst zu werden. ✔ Als Brückenlösung Bis die perfekte Festanstellung gefunden ist, kann ein Interim Manager die Position nahtlos übernehmen und sogar beim Onboarding des Nachfolgers unterstützen. Fazit: Interim Manager als strategisches Instrument nutzen Die Vorteile von Interim Managern – sowohl fachlich als auch monetär
Erfolgsgarant im Interim Management: Wechselseitiger Austausch
Schon seit Menschengedenken gilt Kommunikation und wechselseitiger Austausch zu den Verhaltensweisen, die nicht nur unser Überleben sichern, sondern auch das Zusammenleben und den Fortschritt garantieren. Schließlich lebt niemand für sich allein. Im Interim Management, wo die meisten Soloarbeitende sind, macht es mehr als nur Sinn, den Augenmerk darauf zu richten. Fragen an die Interimer und Interimerinnen unter uns: Wann hast du dich das letzte Mal mit anderen Interimer*innen ausgetauscht? Wann hat dir jemand von ihnen Unterstützung und Hilfe geschenkt? Interim Manager als einsame Wölfe Die meisten von uns Interim Managern und Managerinnen sind auf sich gestellt. Es gibt in der Regel niemand, dessen Aufgabe darin besteht, uns zu unterstützen in unseren Mandaten. Wir müssen Herausforderungen normalerweise mit uns selbst ausmachen. Egal, ob es sich um Stress handelt, der überhandnimmt, schwierige zwischenmenschliche Situationen in den Mandaten, fachliche Unsicherheiten oder Probleme mit neuen Fakten. Das zerrt nicht nur an unseren Nerven, nein, das kann auch unsere Energie wegfressen wie Feuer das Heu. Wie oft geraten wir an Grenzen oder gar über sie hinaus. Die Arbeit und das Umfeld, in dem wir uns bewegen, fordert so etwas heraus, zumal wir meist zum Einsatz kommen, wenn andere die anstehenden Probleme nicht bewältigt haben oder es einfach brennt. Und bestimmt erinnerst du dich auch an das eine oder andere Erlebnis, bei dem dir vielleicht immer noch heiß wird. Ein angenehmes Gefühl ist das ganz bestimmt nicht. Ich kenne das, ich habe mehrfach solche Erlebnisse machen dürfen. Alle von uns haben, zu Recht, das Bedürfnis, mit solchen Situationen besser und leichter umzugehen. Und was auch noch wichtig ist: Niemand kann immer und jederzeit stark sein und alles locker packen. Ich nicht, und du auch nicht. Es menschelt eben. Der Mythos von beinharten, immer starken und stets coolen Interimern entspricht nur bedingt der Realität, um ehrlich zu sein. Interimer, vereinigt euch! Aus diesem eigenen Erleben und vielen Berichten von anderen Interimerinnen und Interimern wurde uns etwas sehr klar: Damit wir als Interim Manager und Managerinnen besser mit außergewöhnlichen Situationen umgehen können, ist wechselseitiger Austausch auf Augenhöhe wichtig. Essenziell eigentlich. Daraus ist die Idee entstanden, dieser Erkenntnis Raum zu geben und eine Gemeinschaft von Interimern und Interimerinnen zu organisieren. Wir werden in Kürze mit der InterimerCOMMUNITY™ an den Start gehen. Sie wird es uns ermöglichen, all das zu bekommen, was wir brauchen, um unseren komplexen und manchmal herausfordernden Job nicht nur professionell, sondern mit noch mehr Freude und Spaß zu machen. Austausch, Weiterbildung, Tipps und Tricks, wechselseitige Hilfe, Unterstützung von Coaches und Trainern werden die Grundsäulen dieser Community bilden. Speziell für uns Interimer, gemacht von uns. Interesse? Dann trag dich einfach unverbindlich hier ein, damit wir dich auf dem Laufenden halten können. Du erhältst auch Nachricht, sobald wir soweit sind und die InterimerCOMMUNITY™ für dich geöffnet ist.
Interimer, vereinigt euch!
Interim Mandate sind oft sehr anspruchsvoll, können stellenweise auch überfordern. Damit müssen die eingesetzten Interim Manager*innen umgehen. Doch meist werden sie damit allein gelassen: »Friss, Vogel, oder stirb!« Für diese Situation gibt es eine überzeugende Antwort: wechselseitige Hilfe. Dass Interimer*innen überdurchschnittlich leistungsfähig, flexibel und resilient sind, bringt ihr Beruf mit. Die Besonderheit, ins kalte Wasser zu springen und unmittelbar zu performen, machen sie aus. Dennoch passiert es, dass sie dabei an ihre Grenzen stoßen oder überfordert sind oder werden. Nicht nur leidet dadurch ihr Output, sondern ebenso ihr mentales Wohlbefinden und ihre Gesundheit. Bislang wurde dieser Themenkomplex kaum behandelt, und angemessene Lösungen sind schlicht nicht vorhanden. Interim Management: Einsatz unter Stress Wenn Interim Manager und Managerinnen zum Einsatz kommen, ist die vorgefundene Situation in aller Regel herausfordernd: An vielen Punkten brennt es bereits lichterloh, ein riesiger Backlog wartet, im Unternehmen herrscht Unruhe und Unsicherheit vor, manche Mitarbeitende zeigen sich misstrauisch. Offensichtlich werden Interim Manager*innen erst dann eingesetzt, wenn es anders nicht mehr geht, wenn die Suche nach einer dauerhaften Neubesetzung fehlgeschlagen ist, der Wettbewerb vorne weg davonläuft und eine Lösung der Herausforderungen keinen Aufschub mehr duldet. Die Bereitschaft in den Unternehmen, Missstände, Herausforderungen und Vakanzen unbearbeitet zu lassen, ist häufig erstaunlich hoch – zumal der Leidensdruck erheblich ist und die Probleme im täglichen Bewusstsein der Manager präsent sind. Interimer und Interimerinnen müssen, wenn sie denn endlich engagiert wurden, dann das richten, was schon lange liegen geblieben ist. Überfällige Arbeiten müssen sofort erledigt werden, weitreichende Entscheidungen sind zu treffen, oft ohne Netz und doppelten Boden. Die Risiken sind dadurch schwer einzuschätzen und zu beherrschen, der Stresspegel ist von Anfang an erheblich und steigt tendenziell noch in den ersten Wochen des Mandats. Wie schön wäre es, hätten die eingesetzten Interim Manager und Managerinnen die Möglichkeit, sich mit anderen darüber auszutauschen, ihre Sorgen und Nöte loszuwerden, sich einfach auch mal »auskotzen« zu können. Manche können auf einen Freund oder Freundin zurückgreifen, andere haben einen Coach an ihrer Seite. Die Mehrzahl jedoch muss das alles mit sich selbst ausmachen. Fehlendes Bewusstsein bei Auftraggebern und Providern Auftraggeber erwarten normalerweise ganz selbstverständlich, dass Interim Manager*innen klaglos funktionieren und zeigen sich enttäuscht, wenn sich zeigt, dass auch Interimer mal an ihre Grenzen kommen. Schließlich eilt ihnen der Ruf voraus, sie könnten jede noch so schwierige Situation aus dem Stand meistern. Interim Provider vermitteln zwar die Interim Manager*innen, haben aber das Thema Überforderung überhaupt nicht auf dem Schirm und bieten daher auch keinerlei Hilfen an. Sie beschränken sich auf das Headhunting und agieren in vielen Fällen ausschließlich kurzsichtig am unmittelbaren Profit orientiert. Dass gute Betreuung zwar im ersten Schritt Geld kosten mag, mittelfristig jedoch zusätzliche Erträge bringt, diese Tatsache ist den meisten Providern fremd. Ausweg: Wechselseitige Unterstützung Ein möglicher Ausweg ist, wenn Interimer und Interimerinnen sich zusammenschließen, sich gegenseitig unterstützen und sich unter die Arme greifen. Genau genommen ist das der Königsweg, denn damit bleiben sie von Dritten unabhängig, und sie handeln selbst, anstatt in der Opferrolle zu verharren. Es gilt das Motto: Interimer und Interimerinnen, vereinigt euch! Tweet Sind bei einer solchen Vereinigung auch Persönlichkeiten mit Coaching-Hintergrund dabei, die für Gespräche zur Verfügung stehen, können aufkommende Herausforderungen direkt professionell bearbeitet werden. Die wechselseitige Unterstützung kann sowohl im fachlichen als auch im persönlichen Bereich erfolgen. Sie kann sich auf berufliche Fragestellungen beziehen, kann auch ebenso gut auf Themen der Persönlichkeitsentwicklung, des Verhaltens, der Selbstführung und der mentalen Gesundheit umfassen. Wir sind gerade dabei, eine solche Interimer Community aufzubauen. Sie wird ein umfassendes Portfolio an Möglichkeiten und Angeboten umfassen, die für Interim Manager und Managerinnen relevant sind, bislang aber nicht oder nicht ausreichend adressiert wurden. Hast du Interesse? Dann melde dich. Wir sind für dich da.
Die 6 wichtigsten Herausforderungen für Recruiter bei der Arbeit mit Interim Providern
Die Arbeit der Recruiter in HR-Abteilungen der Unternehmen ist vielfältig ausgeprägt, und die Belastung der Mitarbeitenden geht zuweilen an die Grenzen des Machbaren. Besonders herausfordernd zeigt sich die interimistische Besetzung von Stellen, weil hier unter hohem Zeit- und Kostendruck weitreichende Entscheidungen getroffen werden. Die Zusammenarbeit mit Interim-Providern erweist sich dabei zunehmend als verbesserungswürdig. Wir beleuchten hier die wichtigsten Kritikpunkte und Lösungsansätze. 1. Unangemessen hohe Kosten Interim-Provider verlangen oft hohe Gebühren für ihre Dienstleistungen. Dies kann besonders frustrierend sein, wenn das Preis-Leistungs-Verhältnis nicht den Erwartungen entspricht. Dieses Problem ist besonders relevant, da Unternehmen oft auf externe Expertise angewiesen sind, um zeitkritische Projekte durchzuführen oder Vakanzen in der Führungsebene kurzfristig zu überbrücken. Gebührenstruktur Interim-Provider berechnen ihre Dienstleistungen in der Regel auf Basis von Tages- oder Stundensätzen, die deutlich über den regulären Gehältern von Festangestellten liegen können. Diese Kosten spiegeln zwar meist die Expertise und Flexibilität der Interim-Manager wider, können jedoch das Budget des einstellenden Unternehmens übersteigen. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn die Provisionsaufschläge der Provider zu hoch angesetzt werden. Zusätzliche Kosten Neben den Basisgebühren können zusätzliche Kosten anfallen, die im Voraus möglicherweise nicht vollständig transparent gemacht werden. Dazu gehören Reisekosten, Spesen, mögliche Übernachtungskosten und manchmal sogar Vermittlungsgebühren, die von den Providern erhoben werden. Diese zusätzlichen Kosten können das Risiko der finanziellen Belastung für das Unternehmen weiter erhöhen. Preis-Leistungs-Verhältnis Unternehmen erwarten selbstverständlich eine hohe Rentabilität für ihre Investition, insbesondere wenn sie vermeintlich hohe Beträge für Interim-Management-Dienstleistungen bezahlen. Wenn die Ergebnisse und die Leistung des Interim-Managers nicht den Erwartungen entsprechen, können sich die Kosten als ungerechtfertigt hoch herausstellen. Dies kann zu Unzufriedenheit und der Wahrnehmung führen, dass die Dienstleistungen überteuert seien. Im Spannungeld stehen auch besonders die Provisionsaufschläge der Interim Provider. Die eingesetzten Interim Manager*innen verlangen zu Recht eine ihrer Expertise entsprechende angemessene Bezahlung. Durch die angesetzte Höhe der Provider-Provision, die von der Höhe der Interimerbezahlung ausgeht, können die Gesamtkosten das Maß des Angemessenen übersteigen. Budgetbeschränkungen und -planung Viele Unternehmen haben strenge Budgetbeschränkungen und müssen ihre Ausgaben sorgfältig planen. Die Kosten für Interim-Management-Dienstleistungen können eine Herausforderung für die finanzielle Planung darstellen, insbesondere wenn der Bedarf an externer Expertise unvorhergesehen auftritt und die dazwischengeschalteten Interim Provider hohe Provisionsaufschläge auf die Honorare der Interimer*innen verlangen und durchsetzen. Lösungsansatz Um berechtigte Beschwerden der unangemessen hohen Kosten zu adressieren, solltest du darauf achten, dass Interim-Provider Transparenz hinsichtlich ihrer Preisgestaltung sicherstellen, den Mehrwert ihrer Dienstleistungen klar darstellen und eng mit dir zusammenarbeiten. Du selbst solltest sorgfältig prüfen, welche Dienstleistungen du tatsächlich benötigst, und alle potenziellen Kosten im Voraus berücksichtigen, um sicherzustellen, dass du eine fundierte Entscheidung triffst. Es gilt, die Frage zu beantworten, ob die Leistungen von Interim Manager*innen tatsächlich gebraucht werden oder es günstigere Lösungen deiner Anforderungen gibt. Vergleiche die Kosten des Interim Management Einsatzes mit alternativen Lösungen, wenn sie geeignet sind. Insbesondere solltest du die Aufschlaghöhen für Provisionen der einzelnen Interim Provider kritisch unter die Lupe nehmen, denn hier gibt es signifikante Unterschiede. Während manche 25 Prozent auf das Honorar der Interim Manager*innen aufschlagen, kennen wir auch Provider, die mehr als 45 Prozent aufschlagen. Das erscheint uns als einer der wichtigsten Preistreiber im Bereich des Interim Managements. 2. Qualität der Kandidaten Manchmal erfüllen die von Interim-Providern vorgeschlagenen Kandidaten nicht die erwarteten Qualifikationsstandards oder passen nicht gut zur Unternehmenskultur. Dies kann zu Enttäuschungen führen und den Rekrutierungsprozess verzögern. Zu berücksichtigen sind dabei verschiedene Dimensionen, von der fachlichen Qualifikation bis hin zur kulturellen Passung. Fachliche Qualifikation und Erfahrung Die Erwartungen an Interim-Manager sind in der Regel hoch, da sie oft für spezialisierte Aufgaben oder zur Überbrückung kritischer Führungspositionen engagiert werden. Wenn die von Interim-Providern vorgeschlagenen Kandidaten nicht die notwendige Tiefe an Fachwissen oder die gewünschte Erfahrung mitbringen, kannst du die angestrebten Ziele nicht erreichen. Schließlich kannst und musst du erwarten, dass Interim-Manager innerhalb kürzester Zeit produktiv sind und einen unmittelbaren Beitrag leisten können. Kulturelle Passung Neben der fachlichen Eignung spielt die kulturelle Passung eine wesentliche Rolle. Interim-Manager müssen in der Lage sein, sich schnell in die Unternehmenskultur einzufügen und effektiv mit bestehenden Teams zusammenzuarbeiten. Ein Mismatch in der Unternehmenskultur führt unweigerlich zu Reibungen, geringer Mitarbeiterzufriedenheit und im schlimmsten Fall sogar zum Scheitern von Projekten. Erwartungsmanagement Ein weiteres Problem kann in der Diskrepanz zwischen den vom Provider verursachten Erwartungen und der tatsächlichen Leistung der Kandidaten liegen. Übertriebene Versprechungen bezüglich der Qualifikationen und Fähigkeiten der Interim-Manager können zu einer realen Enttäuschung führen, wenn diese am Ende des Tages nicht eingehalten werden. Frustration auf allen Seiten ist in solchen Fällen vorprogrammiert. Anpassungsfähigkeit Die Fähigkeit, sich schnell neuen Umgebungen und Herausforderungen anzupassen, ist eine Schlüsselkompetenz für gestandene Interim Manager*innen. Fehlt es an dieser Anpassungsfähigkeit oder gibt es wesentliche Defizite, kann dies den Erfolg des Engagements beeinträchtigen. Du brauchst also Interim Manager*innen, die nicht nur fachlich versiert sind, sondern auch flexibel auf Veränderungen reagieren. Vermittlungsprozess Der Prozess selbst, durch den Interim Provider Kandidaten vermitteln, spielt ebenfalls eine wesentliche Rolle. Die tendenziell zunehmende mangelnde Sorgfalt bei der Auswahl und Prüfung der Kandidaten kann dazu führen, dass die Bedürfnisse deines Unternehmens nicht vollständig verstanden oder berücksichtigt werden. Ein gründlicherer Auswahlprozess, der sowohl die fachlichen Anforderungen als auch die kulturelle Passung einbezieht, könnte viele dieser Probleme vermeiden helfen. Lösungsmöglichkeiten Um diese qualitätsbezogenen Herausforderungen zu überwinden, ist es entscheidend, dass die von dir gewählten Interim Provider eng mit dir zusammenarbeiten, um ein tiefes Verständnis für deine spezifischen Bedürfnisse und Unternehmenskultur in deiner Firma zu entwickeln. Darüber hinaus sollten sie transparente und realistische Beschreibungen der Fähigkeiten und Erfahrungen ihrer Kandidaten bereitstellen. Auf deiner Seite ist es wichtig, dass du klar kommunizierst, welche Qualifikationen und Eigenschaften du von einem Interim Manager beziehungsweise Interim Managerin erwartest. Dazu solltest du dich aktiv am Auswahlprozess beteiligen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Nimm auf jeden Fall den von dir gewählten Interim Provider in die Pflicht, von sich aus transparent und zuverlässig zu arbeiten und klar zu kommunizieren. Unterbinde dabei auch die Unsitte, Vereinbarungen für Bescheide, Rückrufe oder die Kommunikation von Zwischenständen nicht oder nur zufällig einzuhalten. 3. Kommunikationsprobleme Effektive Kommunikation ist entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Recruiter beschweren sich zu Recht häufig über unzureichende, verspätete oder ineffektive Kommunikation vonseiten der Interim