„Wer macht was – und warum eigentlich niemand?“ Wie klare Zuständigkeiten dein Team retten
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) brennt es an einer entscheidenden Stelle – und zwar dort, wo Zuständigkeiten eigentlich für Klarheit sorgen sollten. Stattdessen herrscht Unsicherheit, Aufgaben bleiben liegen oder werden doppelt erledigt, und keiner weiß so genau, wer eigentlich den Hut aufhat. Das Ergebnis? Frust, Zeitverlust und Reibung im Alltag. Vielleicht kommt dir das bekannt vor: Ein Kunde fragt nach dem Stand eines Angebots – und keiner fühlt sich zuständig. Oder eine Aufgabe ist zwar wichtig, aber sie wird ständig hin- und hergeschoben, weil „jemand anderes“ doch eigentlich dafür verantwortlich ist. Und noch schlimmer: An einer Aufgabe arbeiten fünf Leute. Das erlebe ich gerade hautnah bei einem Kunden von uns. Klingt harmlos? Ist es nicht. Denn unklare Zuständigkeiten sind ein echter Produktivitätskiller. Doch zum Glück gibt es einfache und praxisnahe Lösungen, die auch in kleinen Betrieben schnell greifen können. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du mit klaren Prozessen und Verantwortlichkeiten für Ordnung, Motivation und Erfolg sorgst. https://youtu.be/tQAe6Q21bWw Organisatorisches Problem Aufgaben nicht klar zugewiesen In vielen KMU gibt es keine saubere Aufgabenverteilung. Das mag am Anfang, wenn ein Unternehmen noch sehr klein ist, funktionieren – alle machen irgendwie alles. Doch je mehr Menschen im Betrieb arbeiten und je komplexer die Abläufe werden, desto gefährlicher wird diese „Wir machen das schon gemeinsam“-Haltung. Klassischerweise ist so eine Haltung bei Start-ups vorzufinden. Doch spätestens, wenn das Start-up gewachsen ist, müssen hier Änderungen erfolgen und das Start-up muss aus diesen Schuhen raus. Wenn nicht klar ist, wer für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist, passiert Folgendes: Aufgaben werden aufgeschoben oder vergessen, weil niemand sich angesprochen fühlt. Zuständigkeit wird weitergereicht – nach dem Motto: „Dafür ist doch die Buchhaltung zuständig“ oder „Ich dachte, du machst das“. Es entstehen Grauzonen, in denen Entscheidungen nicht getroffen werden, weil niemand entsprechend beauftragt ist und den Hut aufgesetzt bekommt. Ein typisches Beispiel: Ein Handwerksbetrieb mit zehn Mitarbeitenden bekommt regelmäßig Anfragen zu kleineren Reparaturaufträgen. Weil niemand offiziell für die Koordination dieser Anfragen zuständig ist, bleiben Rückrufe aus – und die Aufträge wandern zur Konkurrenz. Zuständigkeitschaos Wenn es keine eindeutige Struktur gibt, herrscht Chaos. Besonders dann, wenn Zuständigkeiten überlappen oder intransparent kommuniziert sind. In solchen Fällen entstehen: Missverständnisse im Team, weil jede:r eine andere Vorstellung davon hat, wer was übernimmt. Doppelarbeit, weil mehrere Personen dieselbe Aufgabe bearbeiten – oft ohne voneinander zu wissen. Konflikte, weil Unklarheiten zu Spannungen führen: „Warum habe ich das gemacht, wenn du es auch getan hast?“ Ein Beispiel aus der Praxis: In einem kleinen Produktionsbetrieb mit mehreren Schichten wurde die Verantwortung für die Maschinenwartung nie klar definiert. Ergebnis: Alle gingen davon aus, dass die Schichtleitung verantwortlich ist – aber die wiederum dachte, dass das der Haustechniker übernimmt. Die Folge: Eine Maschine fiel aus, weil niemand rechtzeitig das Wartungsintervall eingeplant hatte. Folgen Reibungsverluste, Fehler, Schuldzuweisungen Unklare Zuständigkeiten führen fast automatisch zu Reibungsverlusten. Wichtige Informationen gehen verloren, weil sie nicht an die zuständige Person weitergeleitet werden – oder weil gar nicht klar ist, wer zuständig ist. Aufgaben werden doppelt gemacht oder gar nicht. Das kostet Zeit, Nerven und Geld. Häufig entsteht in solchen Situationen auch ein Klima der Schuldzuweisung: Wer war verantwortlich? Wer hat es versäumt? Das bringt nicht nur Fehler mit sich, sondern zerrüttet auf Dauer auch die Teamkultur. Ein Beispiel: In einem KMU aus dem Bereich IT-Dienstleistungen war die Zuständigkeit für das Onboarding neuer Mitarbeitender nicht geregelt. Bei einer neuen Kollegin fehlte am ersten Arbeitstag der Laptop, das E-Mail-Konto war nicht eingerichtet – und die Zugangskarte fürs Büro hatte niemand beantragt. Alle waren peinlich berührt, doch keiner fühlte sich verantwortlich. Die neue Mitarbeiterin fühlte sich entsprechend unwillkommen – kein guter Start. Verzögerte Entscheidungen Wenn keiner entscheidet, geht nichts voran. In vielen KMU wird viel Zeit damit vergeudet, Dinge „nochmal abzuklären“, Rücksprachen zu führen oder „den Chef zu fragen“. Das liegt oft nicht an mangelndem Engagement – sondern daran, dass niemand ausdrücklich beauftragt ist, Entscheidungen zu treffen. Das kann sich auch auf Kunden und Partner auswirken. Denn wenn externe Rückmeldungen zu lange dauern oder Aufträge im Betrieb hängen bleiben, weil keiner sie freigibt, leidet der Ruf des Unternehmens. Ein Beispiel: Eine Agentur für Marketingberatung hatte intern keine klaren Entscheidungsrechte für kleinere Kundenbudgets festgelegt. So musste jeder Vorschlag – egal wie klein – erst von der Geschäftsführung abgesegnet werden. Das sorgte für lange Wartezeiten beim Kunden und Frust im Team. Demotivation, Angst vor Fehlern Wenn Mitarbeitende nicht wissen, was genau von ihnen erwartet wird, arbeiten sie im Unklaren. Das erzeugt Unsicherheit – und im schlimmsten Fall Angst, etwas falsch zu machen. Die Motivation leidet. Manche ziehen sich zurück, andere übernehmen aus Angst vor Konflikten lieber nichts mehr. Das ist besonders gefährlich für kleinere Unternehmen, in denen jeder Beitrag zählt. Auch hier zeigt sich in der Praxis: Eine Mitarbeiterin in einem kleinen Einzelhandelsunternehmen fühlte sich überfordert, weil sie immer wieder Aufgaben „zugeschoben“ bekam, ohne zu wissen, ob sie wirklich zuständig ist. Es gab keine klaren Absprachen – stattdessen viele unausgesprochene Erwartungen. Die Folge: Sie kündigte nach nur drei Monaten. Lösungen Rollen- und Verantwortlichkeitsmatrix Ein bewährtes Mittel, um Zuständigkeiten transparent zu machen, ist die sogenannte Rollen- und Verantwortlichkeitsmatrix – oft auch RACI-Matrix genannt. Sie zeigt auf einen Blick, wer für welche Aufgabe: R – Responsible (ausführend) A – Accountable (verantwortlich) C – Consulted (konsultiert) I – Informed (zu informieren) So eine Matrix muss kein kompliziertes Excel-Monster sein. Im Gegenteil: Schon eine einfache Tabelle, in der Aufgaben bestimmten Personen oder Rollen zugeordnet sind, kann viel Klarheit schaffen. Beispiel: In einem kleinen Architekturbüro wurde eine RACI-Matrix eingeführt, um die Abläufe bei Bauprojekten zu strukturieren. Seitdem ist klar, wer Angebote schreibt, wer für Kundenrückfragen zuständig ist, und wer welche Genehmigungen einholen muss. Das hat nicht nur die Effizienz erhöht, sondern auch das Teamklima verbessert. Einführung von Prozessverantwortlichen Ein weiterer hilfreicher Ansatz ist die Benennung von Prozessverantwortlichen. Das bedeutet: Für jeden wichtigen Prozess gibt es genau eine Person, die dafür sorgt, dass alles rundläuft. Sie muss nicht alles selbst machen – aber sie hat den Überblick und ist erste Ansprechperson. Besonders für wiederkehrende Aufgaben wie Angebotserstellung, Reklamationsbearbeitung oder Personalverwaltung ist das
Vom Zettelchaos zur Effizienzmaschine: Wie Digitalisierung kleinen Unternehmen neuen Schwung gibt
Willkommen im Maschinenraum deines Unternehmens – aber mit verrosteten Zahnrädern? Kennst du das Gefühl, wenn du zum fünften Mal denselben Beleg abtippst oder wieder einmal mit einem Kugelschreiber ein Formular ausfüllst, das dann per Hauspost oder sogar Fax (!) weitergeleitet wird? Willkommen in der Welt analoger Prozesse – ein Ort, der in vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) leider immer noch Realität ist. Dabei reden alle von Digitalisierung – doch in der Praxis herrscht oft Stillstand. https://youtu.be/bP1osFEI1kI Die gute Nachricht: Das muss nicht so bleiben. In diesem Beitrag zeigen wir dir, warum veraltete manuelle Prozesse nicht nur ineffizient, sondern auch gefährlich fürs Geschäft sind. Und vor allem: Welche pragmatischen Schritte dir dabei helfen, dein Unternehmen Schritt für Schritt zu digitalisieren – ganz ohne Raketenwissenschaft. Organisatorisches Problem Der digitale Rückstand beginnt nicht selten ganz harmlos – mit einem Formular in Papierform, einem Excel-Sheet auf dem Desktop oder einer handgeschriebenen Liste am schwarzen Brett. Doch genau hier liegt der Ursprung für viele Probleme. Papierbasierte Abläufe und fehlende Automatisierung Viele Prozesse in KMU sind nach wie vor nicht digitalisiert. Belege werden per Hand abgetippt, Personalakten in Aktenordnern abgeheftet, Urlaubsanträge über Papierformulare gestellt. Der Alltag wird von Medienbrüchen bestimmt: Informationen müssen manuell von einem Medium ins andere übertragen werden – vom Papier in die Excel-Tabelle, von der E-Mail in die Warenwirtschaft. Beispiel aus der Praxis:Ein Handwerksbetrieb dokumentiert seine Materialverbräuche auf Baustellen handschriftlich auf Zetteln. Diese landen am Ende der Woche auf dem Schreibtisch der Verwaltungskraft, die sie mühsam in die Buchhaltung übernimmt. Fehler und Missverständnisse sind vorprogrammiert – vor allem, wenn Zettel verloren gehen oder unleserlich sind. Fehlender Überblick und Intransparenz Ohne zentrale, digitale Systeme fehlt häufig der Überblick: Wer hat wann was erledigt? Welche Kundenanfragen sind offen? Welche Rechnungen wurden bereits bezahlt? Jeder hat seine eigene Ablagestruktur, oft lokal gespeichert oder nur über interne Laufwerke zugänglich. Beispiel aus der Praxis:Ein kleines Ingenieurbüro speichert seine Projektunterlagen auf unterschiedlichen Rechnern. Wenn ein Kollege krank ist oder in Urlaub geht, ist es kaum möglich, dessen Arbeit zu übernehmen. Wichtige Informationen sind verstreut, Bearbeitungszeiten verzögern sich. Folgen Die Auswirkungen veralteter Prozesse sind gravierend – sie kosten nicht nur Zeit und Geld, sondern belasten auch das Team und die Außenwirkung des Unternehmens. Zeitfresser & administrativer Overhead Manuelle Prozesse sind ineffizient. Statt sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren, vergeuden Mitarbeitende viel Zeit mit Suchen, Abtippen, Ablegen und Kontrollieren. Die Folge: hoher administrativer Aufwand, der mit zunehmender Komplexität des Unternehmens exponentiell wächst. Beispiel aus der Praxis:In einem KMU mit 20 Mitarbeitenden beschäftigt sich eine Halbtagskraft ausschließlich mit der Nachbearbeitung von Lieferscheinen – dabei könnten diese automatisiert direkt aus dem ERP-System erstellt und archiviert werden. Frust im Team und Stillstand bei der Entwicklung Vor allem junge, digital affine Mitarbeitende stoßen sich an veralteten Arbeitsweisen. Sie erwarten smarte Tools und einfache Prozesse – nicht Ablagen mit Hängeregistern. Wenn Unternehmen hier nicht mitziehen, droht langfristig Fachkräfteverlust oder Motivationsabfall. Beispiel aus der Praxis:Eine neue Mitarbeiterin im Bereich Marketing ist genervt, weil sie jeden Newsletter als Word-Dokument entwerfen und per Copy-Paste in ein E-Mail-Programm übertragen muss. Automatisierung? Fehlanzeige. Nach sechs Monaten kündigt sie frustriert. Wettbewerbsnachteil & negatives Außenbild Auch Kundinnen und Kunden merken schnell, wenn ein Unternehmen analog unterwegs ist. Lange Reaktionszeiten, fehlerhafte Rechnungen, unübersichtliche Kommunikation – all das wirft kein gutes Licht auf das Unternehmen und sorgt für einen Rückstand gegenüber moderner aufgestellten Wettbewerbern. Beispiel aus der Praxis:Ein regionaler Händler verliert einen lukrativen Auftrag an einen Wettbewerber, weil dieser online ein individuelles Angebot binnen 24 Stunden liefern konnte – das eigene Unternehmen benötigte fast eine Woche, weil Informationen von Hand zusammengesucht werden mussten. Lösungen Der Weg aus der analogen Sackgasse ist machbar – Schritt für Schritt und mit klarer Strategie. Digitalisierung ist kein Großprojekt, das über Nacht passieren muss, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der mit kleinen Maßnahmen beginnen kann. Einführung digitaler Tools für Buchhaltung, HR und CRM Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von nutzerfreundlichen, modularen Softwarelösungen, die speziell auf KMU zugeschnitten sind – oft sogar cloudbasiert und ohne große IT-Infrastruktur. Beispiele für Tools: Buchhaltung: sevDesk, Lexoffice, DATEV Unternehmen online Personalmanagement: Personio, Sage HR, HeavenHR CRM (Kundenbeziehung): HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM Praxis-Tipp:Beginne mit einem Bereich, der schnell Wirkung zeigt – z. B. digitales Rechnungsmanagement. Statt Belege zu drucken und zu scannen, können sie automatisch per E-Mail empfangen, zugeordnet und archiviert werden. Das spart Papier, Zeit und Nerven. Prozessanalyse und -optimierung Bevor du digitalisierst, solltest du wissen, was du digitalisieren willst – und warum. Eine gründliche Prozessanalyse hilft dabei, bestehende Abläufe zu verstehen, Schwachstellen zu identifizieren und unnötige Schritte zu eliminieren. Fragen, die du dir stellen solltest: Welche Arbeitsschritte kosten besonders viel Zeit? Wo entstehen regelmäßig Fehler? Welche Informationen müssen mehrfach erfasst werden? Praxisbeispiel:Ein Metallverarbeiter hat in einem Workshop alle internen Prozesse auf Post-its an die Wand gebracht. Dabei wurde sichtbar, dass allein die Kommunikation zwischen Lager und Einkauf fünf Schleifen drehte. Ergebnis: Einführung eines einfachen digitalen Warenwirtschaftssystems – Fehlerquote halbiert. Nutzung von Förderprogrammen zur Digitalisierung Digitalisierung kostet – keine Frage. Aber: Es gibt zahlreiche staatliche Förderprogramme, die Unternehmen bei der Transformation finanziell unterstützen. Beispiele: „go-digital“ (BMWK): Beratung und Umsetzung digitaler Maßnahmen „Digital Jetzt“ (BMWK): Investitionen in Hard- und Software Förderprogramme auf Landesebene (z. B. Digitalbonus Bayern) Tipp:Sprich mit deiner örtlichen IHK oder einem zertifizierten Berater – sie helfen bei der Auswahl und Beantragung passender Fördermittel. Wenn du dazu Unterstützung benötigst, dann melde dich bei uns. Unten in diesem Beitrag kannst du Kontakt mit uns aufnehmen. Weitere sinnvolle Schritte Die Digitalisierung endet nicht beim Tool – sie beginnt mit einer digitalen Haltung. Das bedeutet, Veränderungen zuzulassen, Mitarbeitende einzubeziehen und offen für neue Arbeitsweisen zu sein. Mitarbeitende schulen und mitnehmen Neue Tools bringen nur etwas, wenn sie auch genutzt werden. Deshalb ist es wichtig, Mitarbeitende frühzeitig einzubinden, verständlich zu schulen und Vorbehalte ernst zu nehmen. Praxis-Tipp:Statt eine Software „von oben“ einzuführen, nutze ein Pilotprojekt mit einem kleinen Team. So entstehen Erfolgserlebnisse und andere Teams werden angesteckt. Digitalisierung als Teil der Unternehmenskultur verankern Digitalisierung ist kein einmaliger Akt, sondern eine neue Art zu denken: schnell, offen, vernetzt. Wer das verstanden hat, wird auch in Zukunft agil auf neue Herausforderungen
Kollaps im Büro? So gehst du Fachkräftemangel und Team-Überlastung endlich strategisch an
Es ist Montagmorgen, die Woche hat gerade erst begonnen – und trotzdem ist das E-Mail-Postfach schon überfüllt, in der Buchhaltung türmen sich unbearbeitete Rechnungen, die Personalabteilung kämpft mit offenen Stellen und längst überfälligen Feedbackgesprächen. Wenn du dich hier wiedererkennst, bist du nicht allein. Der Fachkräftemangel trifft kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit voller Wucht – und hinterlässt überforderte Teams, sinkende Motivation und steigende Risiken. Doch so muss es nicht bleiben. https://youtu.be/NwtORb9zwUc In diesem Beitrag schauen wir genau hin: Warum geraten interne Teams in so vielen KMU an ihre Grenzen? Welche Folgen hat das – nicht nur fürs Geschäft, sondern auch für die Menschen? Und vor allem: Welche wirksamen Lösungen gibt es, um dauerhaft Entlastung zu schaffen? Organisatorische Probleme in KMU Zu wenig Personal in Verwaltung, Buchhaltung und HR Viele KMU arbeiten mit einer viel zu schmalen Personaldecke, besonders in den administrativen Bereichen. Ob Buchhaltung, Personalabteilung oder allgemeine Verwaltung: Hier sind es oft nur ein oder zwei Mitarbeitende, die sich um alles kümmern – vom Monatsabschluss über die Lohnabrechnung bis hin zu Vorstellungsgesprächen und Onboarding. Dieses „Multitasking“ ist meist keine bewusste Strategie, sondern schlichte Notwendigkeit. Der Arbeitsmarkt gibt kaum geeignetes Personal her, Bewerbungen bleiben aus, Stellen bleiben unbesetzt. Praxisbeispiel:In einem Handwerksbetrieb mit 25 Mitarbeitenden kümmert sich eine einzelne Bürokraft um Einkauf, Rechnungsstellung, Personalunterlagen und Urlaubsplanung. Fällt sie krankheitsbedingt aus, steht das gesamte Büro still – weil es schlichtweg keine Vertretung gibt. Know-how konzentriert sich auf Einzelpersonen Noch gravierender wird die Lage, wenn das Wissen über Abläufe, Kundenkontakte oder rechtliche Anforderungen nicht dokumentiert ist. In vielen KMU steckt dieses Know-how in den Köpfen Einzelner – meist langjähriger Mitarbeitender oder der Geschäftsführung selbst. Das birgt ein hohes Risiko: Sobald eine dieser Schlüsselfiguren ausfällt, sei es durch Krankheit, Kündigung oder Ruhestand, gerät der Betrieb ins Schlingern. Praxisbeispiel:Ein kleines Familienunternehmen verliert durch einen plötzlichen Weggang die Person, die über Jahre alle Verträge mit externen Dienstleistern gepflegt hat. Die Übergabe war nicht geregelt, Dokumente nicht strukturiert abgelegt. Wochenlang kommt es zu Verzögerungen, weil Verträge nicht auffindbar und Fristen unbekannt sind. Folgen Überlastung – Aufgaben bleiben liegen Wenn wenige Mitarbeitende viele Aufgaben stemmen müssen, bleiben Dinge zwangsläufig liegen. Und das nicht nur einmal. Deadlines werden verpasst, Kundenanfragen verzögern sich, interne Abläufe geraten ins Stocken. In solchen Situationen bleibt meist nur noch das Tagesgeschäft – strategische Weiterentwicklung, Digitalisierung oder Mitarbeiterentwicklung werden zur Nebensache. Praxisbeispiel:In einem kleinen Produktionsunternehmen bleibt eine geplante Umstellung der ERP-Software über ein Jahr liegen, weil die dafür zuständige Person im Tagesgeschäft gefangen ist. Als die Software schließlich eingeführt wird, fehlen aktuelle Daten – das Projekt muss neu gestartet werden. Burnout-Gefahr, Schuldgefühle, Rückzug Wer dauerhaft überlastet ist, leidet nicht nur physisch, sondern auch psychisch. Gerade engagierte Mitarbeitende neigen dazu, Verantwortung für das strukturelle Versagen zu übernehmen. Schuldgefühle, Rückzug, Frustration und schleichender Leistungsabfall sind die Folge. Nicht selten endet das im Burnout oder in der inneren Kündigung. Praxisbeispiel:Eine Personalerin, zuständig für 80 Mitarbeitende, betreut allein sämtliche HR-Prozesse und Bewerbungen. Trotz hoher Belastung traut sie sich nicht, Unterstützung einzufordern – aus Angst, als überfordert zu gelten. Nach einem Jahr mit wiederholten Krankheitstagen zieht sie sich dauerhaft zurück – das Unternehmen steht ohne HR-Ansprechpartnerin da. Produktivitätsverlust, teure Abgänge Sind Teams überlastet und frustriert, sinkt nicht nur die Arbeitsqualität, sondern auch die Loyalität. Kündigungen sind oft die letzte Konsequenz. Dabei sind Abgänge besonders in KMU teuer: Recruiting kostet Zeit und Geld, die Einarbeitung braucht Monate – und oft geht dabei wertvolles Wissen unwiederbringlich verloren. Praxisbeispiel:Ein Bauunternehmen verliert seinen einzigen kaufmännischen Projektleiter – aus Unzufriedenheit mit der Überlastung. Die Folge: laufende Bauvorhaben geraten in Verzug, weil wichtige Entscheidungen ausbleiben. Die externe Nachbesetzung kostet fünfstellige Beträge – und bringt zunächst keine Entlastung. Lösungen Aufbau externer Unterstützungsstrukturen (z. B. Interimsmanager) Ein bewährter Weg zur kurz- bis mittelfristigen Entlastung ist der gezielte Einsatz externer Unterstützung. Ob Interimsmanager, freiberufliche Experten oder spezialisierte Dienstleister – sie bringen nicht nur sofortige Entlastung, sondern oft auch wertvolle neue Perspektiven und Impulse. Besonders für strategische Aufgaben wie Personalentwicklung, Digitalisierung oder Controlling kann dies ein echter Gamechanger sein. Praxisbeispiel:Ein mittelständisches IT-Unternehmen holt sich für 6 Monate einen externen HR-Berater ins Haus, um die Employer-Branding-Strategie aufzusetzen und Prozesse zu dokumentieren. Die interne HR-Managerin wird entlastet, neue Standards werden eingeführt – das Unternehmen wird als Arbeitgeber sichtbarer und attraktiver. Prozessautomatisierung zur Entlastung Viele administrative Tätigkeiten lassen sich durch digitale Tools heute deutlich effizienter gestalten – von der digitalen Zeiterfassung über automatisierte Lohnabrechnung bis zur Rechnungsfreigabe per Workflow. Was früher Tage dauerte, geht heute in wenigen Klicks. Voraussetzung ist der Wille zur Umstellung – und ein klarer Plan, wie Prozesse digitalisiert und Mitarbeitende qualifiziert werden. Praxisbeispiel:Ein KMU aus der Metallverarbeitung führt ein Tool zur automatisierten Rechnungserfassung ein. Statt täglich manuell Buchungen vorzunehmen, werden Eingangsrechnungen automatisch ausgelesen und dem richtigen Kostenkonto zugeordnet. Die Buchhaltung gewinnt so rund 10 Stunden Arbeitszeit pro Woche zurück. Wissensmanagement zur Sicherung von Know-how Wissen ist eine der wichtigsten Ressourcen – doch es ist nur dann wirksam, wenn es strukturiert dokumentiert, zugänglich und weitergegeben wird. Der Aufbau eines systematischen Wissensmanagements hilft, Einzelabhängigkeiten abzubauen und Teams resilienter zu machen. Dazu gehören einfache Tools wie digitale Handbücher, strukturierte Übergaberegelungen, interne Schulungen oder kurze Video-Tutorials. Praxisbeispiel:Ein Architekturbüro beginnt damit, alle wiederkehrenden Arbeitsabläufe in einem internen Wiki festzuhalten. Neue Mitarbeitende können dadurch schneller eingearbeitet werden. Gleichzeitig entsteht ein transparentes Nachschlagewerk, das auch im Krankheitsfall Vertretung ermöglicht. Weitere Empfehlungen aus der Praxis Neben den genannten Kernlösungen lohnt es sich, folgende Aspekte im Auge zu behalten: Ressourcen regelmäßig realistisch prüfen Mache regelmäßig eine ehrliche Bestandsaufnahme: Was schaffen die Teams wirklich? Wo liegen die größten Engpässe? Plane Puffer ein – und höre auf, ständige Überlastung als Normalzustand zu akzeptieren. Führungskräfte sensibilisieren Oft fehlt das Bewusstsein für die Überlastung – besonders, wenn diese still ertragen wird. Schulungen und Coachings für Führungskräfte helfen, Warnzeichen zu erkennen, realistisch zu planen und offen mit Belastung umzugehen. Feedbackkultur stärken Eine offene Feedbackkultur ermöglicht es Mitarbeitenden, Überforderung frühzeitig anzusprechen. So können strukturelle Probleme erkannt und behoben werden, bevor sie eskalieren. Prioritäten setzen und kommunizieren Nicht alles ist gleich wichtig. Lerne, Aufgaben klar zu priorisieren und kommuniziere transparent, wenn etwas warten muss. Das schafft
Ein Unternehmen zu gründen: alles rosarot?
Als Kind schon wollte ich mehr Geld verdienen als mein Vater. Er hatte einen guten Job, doch meine Mama musste schon sehr haushalten. Das alles wollte ich nicht, das war mir sehr früh klar. Ich wollte mehr verdienen, mehr erleben und etwas Tolles machen. Ich erinnere mich noch an eine Situation, ich war damals 9 Jahre alt: Meine Eltern hatten Besuch aus der Nachbarschaft, und ich sammelte damals schon Steine aller Art. Ich hatte von meiner Oma einen besonderen Stein geschenkt bekommen, in Weiß, mit einem tollen Flaum. Diesen zeigte ich dem Nachbar und er fragte mich: „Na, was willste denn mit dem Stein, willste steinreich werden?“ Und grinste mich an. Ich antwortete nur: „Ja“. Nun, Jahre später, habe ich zwar Einiges an Steinen gesammelt, aber steinreich bin ich nicht geworden – und bin ich es dennoch, irgendwie. Doch was hat diese Frage mit der Gründung meines Unternehmens zu tun? Diese Frage „steinreich“ zu werden, begleitet mich seither. Mein Weg in die Selbstständigkeit Nach meiner Ausbildung zur Steuerfachassistentin und Bilanzbuchhalterin machte ich mich nebenberuflich selbständig, mit einem Buchführungsbüro. Ich wollte nicht nur „steinreich“, sondern auch unabhängig sein. Schnell wurde mir klar, dass die reine „Bucherei“ mit „Soll an Haben“ mich auf Dauer nicht erfüllen würde. Also überlegte ich mir, wie ich Abläufe und Prozesse schneller und effizienter machen kann und dabei die gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen gleichzeitig erfüllen? Nachdem ich bei meinen Mandanten alles optimiert hatte, was es zu optimieren gab, ging meine Suche weiter. Ein Unternehmen in der Nähe meines Heimatortes gab mir damals die Chance, in der Accounting-Abteilung (als angestellte Bilanzbuchhalterin) mitzuarbeiten, um dort die Monats- und Jahresabschlüsse zu erstellen und die Prozesse und Abläufe zu optimieren. Das war bereits im Jahre 2000! Kurzum: Auch hier hatte ich in kurzer Zeit alles optimiert. Nach ein paar Tagen Überlegung war die Entscheidung gefällt. Ich kündigte meinen Vollzeitjob, ging in die Selbständigkeit als Beraterin und Interim Managerin. Damals konnten sich nur wenige vorstellen, eine freiberufliche Mitarbeiterin unter Vertrag zu nehmen, doch ich gab nicht auf. Der Wert der Selbstständigkeit Natürlich war das alles nicht ganz so einfach – und meine rosarote Brille wurde schnell gegen eine schwarze getauscht 😊. Dennoch: Zwischendurch habe ich mich schon auch gefragt, ob es das alles Wert war. Heute, 24 Jahre später, mit all dem Wissen, was sich zwischenzeitlich angesammelt hat, sage ich: Ja, das war es allerdings. Diese lange und ereignisreiche Reise in der Selbstständigkeit ist es Wert! Steinreich, im Sinne von „Millionen auf dem Konto haben“, bin ich nicht. Steinreich im Herzen schon, weil ich glücklich und zufrieden bin mit meinem Leben und meinem Job. Das allein macht sehr reich 😉. Learnings aus meinem Weg in der Selbstständigkeit Was würde ich heute anders machen als früher? Ich würde keine weitere Firma mehr in einem anderen Gebiet gründen als in meinem heutigen im Interim Management. Das war damals nicht so prickelnd. Ich würde mir viel schneller Rat von Kollegen und Kolleginnen holen. Ich würde nicht mehr ganz so schnell gründen 😊 Tipps für einen erfolgreichen Weg der Selbstständigkeit Hier ein paar Tipps, damit die rosarote Brille rosa bleiben kann: Überlege dir genau, was du machen möchtest! Schreibe dir Stärken und Schwächen auf!Auch bei kleinen Unternehmen kann sich ein SWAT-Analyse mehr als auszahlen Setze dir konkrete Ziele! Mache dir Gedanken zur Finanzierung deines Vorhabens! Liebst du, was du tust? Welche Werte verfolgst du? Wie willst du an deine Kunden rankommen? Wie schaut dein Marketingkonzept aus? Bringe deine Unternehmensstrategie zu Papier! Frage Experten!Suche dir Menschen, die Gründungen hinter sich haben und bitte um Hilfe. Wenn du als Interim-Manager*in Fragen hast, stehe ich dir gerne mit meiner langjährigen Expertise für ein Gespräch zur Verfügung. Füll einfach unten das Formular aus, und ich melde mich bei dir.
Der richtige Zeitpunkt, ins Interim Management zu wechseln
Interim Management befindet sich auf dem aufsteigenden Ast, und die meisten abhängig Beschäftigten in Verwaltung und Management hatten schon einmal Kontakt mit Interim Manager*innen. Bei vielen kam schon einmal die Überlegung auf, sich vielleicht selbst als Interim Manager oder Managerin selbstständig zu machen. Wir klären hier, wann und zu welchem Zeitpunkt ein solcher Schritt sinnvoll ist. Mehr und mehr entwickelt sich Interim Management zu einer etablierten Variante der beruflichen Karriere. Der Markt wächst rasant, zumal Fachkräftemangel und wechselnde Anforderungen für Unternehmen sich zu einem ernsten Thema entwickelt haben. Marktsituation für Interim Management Auf der einen Seite fehlen fast überall Fachkräfte, wodurch die Suche langwierig geworden ist. Dadurch braucht es Menschen, die vakante Stellen zeitweise ausfüllen können. Auf der anderen Seite erleben Unternehmen immer häufiger die Situation, dass sie vorübergehend spezielles Know-how benötigen, das im Unternehmen nicht vorhanden ist. Da jemand dafür einzustellen aufgrund des vorübergehenden Bedarfs nicht sinnvoll erscheint, kommt auch hier Interim Management ins Spiel. Interim Management bedeutet Management auf Zeit. Die Interim Manager und Interim Managerinnen werden nicht fest eingestellt, sondern arbeiten als freie Mitarbeiter*innen für die Unternehmen. Die Dauer der Beschäftigung reicht von wenigen Wochen bis zu mehr als einem Jahr. Durchschnittlich beträgt die Mandatsdauer ungefähr neun Monate. Das bedeutet für Unternehmen, dass die Kostenentstehung direkt mit dem Bedarf korreliert. Solange die Arbeitskraft benötigt wird, wird gezahlt, und nicht länger. Das sorgt für Effizienz. Für Interimer*innen bedeutet dies einen häufigen Wechsel von Engagements. Dadurch entsteht keine Langeweile, und die Arbeit bleibt spannend und anregend. Andererseits müssen sich Interimer*innen häufig auf neue Situationen einstellen und immer wieder in neue Aufgabengebiete und Situationen einarbeiten. Abhängig Beschäftigte auf Fach- und Führungsebene finden zwar momentan einen soliden Arbeitsmarkt vor. Viele könnten sich ihre Arbeitsstelle aussuchen, weil ihre Expertise sehr gefragt ist. Aber die realen Arbeitsbedingungen erweisen sich häufig als, na sagen wir mal, suboptimal. Es gibt deutliche Defizite, was Führung, Kommunikation, Umgang, Leistungs-Gehalts-Gleichgewicht, Karrieremöglichkeiten angeht. Das macht die Menschen mit ihrer Arbeit oder den Arbeitsumständen unzufrieden. Nicht selten führt dies zu einer Abnahme der Bindung, bis hin zu innerer Kündigung. Dass diese Menschen trotz Unzufriedenheit nicht oder selten wechseln, liegt an der Sorge, dass die nächste Arbeitsstelle keine wesentliche Besserung bringen könnte. Und an den Schrecken ist man bereits gewöhnt. Dennoch suchen unzufriedene Arbeitnehmer, besonders die in Fach- und Führungspositionen, nach Alternativen. Manche erwägen, sich selbstständig zu machen und ein eigenes Unternehmen in der angestammten Branche aufzubauen. Andere überlegen, wie sie ihr Know-how, ihre Expertise und Erfahrung auf andere Weise einsetzen können. Die Lösung dafür kann sein, sich als Interim Manager oder Interim Managerin selbstständig zu machen. Interim Management als berufliche Karriereoption Wenn du über Expertise in deinem Beruf verfügst, dein beruflicher Hintergrund stimmt, du genügend Erfahrung gesammelt hast, kann Interim Management eine attraktive Beschäftigungsform darstellen. Die Vorteile, im Interim Management zu arbeiten, sind in erster Linie Flexibilität, Aufgabenattraktivität, Selbstbestimmung, Freiheit, Unabhängigkeit. Auch die Verdienstmöglichkeiten sind weit überdurchschnittlich gut. Du solltest dir überlegen, was dir in deiner beruflichen Tätigkeit besonders wichtig ist: Sind es deine Fachkenntnisse innerhalb deiner Branche, wird meist die klassische abhängige Beschäftigung die bessere Wahl sein. Es kommt nämlich nicht so häufig vor, dass du ausschließlich in deiner angestammten Branche als Interim Manager dauerhaft bleibst. Machen dich die übergeordneten Skills wie Führungsstärke, Analysefähigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit und so weiter besonders aus, kann es gut sein, dass du dich im Interim Management besser verwirklichen kannst. Dann kommt es weniger auf die Branche an, sondern mehr auf das Aufgabengebiet. Controlling zum Beispiel ist in vielen Branchen sehr ähnlich, und da kommt es mehr darauf an, bestimmte Tools und Verfahren zu beherrschen und weniger darauf, tiefgehende Produktkenntnisse aufzuweisen. Fachliche Eignung für Interim Management Wer als Interimer*in arbeiten möchte, braucht ein solides Skillset in fachlicher Hinsicht. Zu diesem Set gehört insbesondere: Gutes Bildungsniveau, was Allgemeinbildung und berufsspezifische Kenntnisse angeht. In vielen Fällen gehört dazu eine Ausbildung auf Hochschul- oder Universitätsniveau oder eine vergleichbare Ausbildung. Innerhalb des angestrebten Aufgabengebiets musst du dir bereits ein Experten-Niveau erarbeitet haben. Du brauchst außerdem eine lange Berufserfahrung, die du idealerweise in einer ganzen Reihe verschiedener Stellen erworben hast. Damit verfügst du über ein breites Spektrum an Erfahrungen und Erlebnissen, die dir die Arbeit im Interim Management enorm erleichtern. Wichtig ist auch, die Gegebenheiten des Marktes und der Wirtschaft genau zu kennen und in den richtigen Kontext bringen zu können. Du solltest über Leitungs-, Management- und Führungserfahrung verfügen, damit du den Ansprüchen deiner Mandate als Interimer*in gerecht werden kannst, denn meist beinhalten solche Mandate Führungsverantwortung, und das meist in schwierigen Situationen. Das bedeutet, dass du bereits sehr gefestigt in deinem Beruf sein musst, um den Anforderungen des Interim Managements gerecht zu werden. Bevor du dies für dich sagen kannst, solltest du dich (noch) nicht als Interim Manager oder Managerin selbstständig machen. Was du jedoch tun kannst, ist, dir dieses Ziel zu setzen und konsequent darauf hinzuarbeiten. Persönliche Eignung für Interim Management Macht dich mehr aus, beständig zu sein und immer wieder Ähnliches zu tun und zu erleben, dann ist die Beschäftigung im Interim Management eher nichts für dich. Besser geeignet sind dann meistens feste Beschäftigungen mit definierten Aufgaben, Verantwortungen und Aussichten. Reizt es dich dagegen, immer wieder etwas Neues zu erleben, vor neue Aufgaben gestellt zu sein, neue Menschen kennenzulernen, schwierige Situationen und Herausforderungen zu meistern, dann wirst du Interim Management wahrscheinlich lieben. Wenn du bereit bist, täglich zu lernen, schnell zu analysieren und zu entscheiden, wenn du überraschende Situationen magst, wenn es dir Spaß macht, stressige bis chaotische Situationen zu beherrschen, dann ist Interim Management gut für deine Persönlichkeit geeignet. Bestimmt ist dir auch klar, dass Resilienz, persönliche Reife, hervorragende Kommunikationsfähigkeit, Empathie, Lust auf Neues, Führungsqualitäten, Durchsetzungsfähigkeit in dieser Beschäftigungsform eine große Rolle spielen. Du siehst, Interim Management ist für Personen in den Zwanzigern in der Regel nicht geeignet, denn hier braucht es einfach noch an Erfahrungen in fachlicher und persönlicher Hinsicht. Daher sind es auch in aller Regel reife Persönlichkeiten deutlich jenseits der 40, die als Interim Manager arbeiten. Knapp 80 Prozent der Interimer*innen sind über 50 Jahre und bis 65 Jahre alt, zwischen 40 und