Du rufst an. Es klingelt. Jemand hebt ab.
Aber es ist nicht der Entscheider – sondern die Assistenz.
Und dann heißt es:
„Worum geht’s denn?“
„Der Herr XY ist gerade nicht verfügbar.“
„Schicken Sie bitte eine E-Mail.“
Kommt dir bekannt vor?
Viele im Vertrieb sehen die Assistenz als „Gatekeeper“.
Aber die Wahrheit ist:
👉 Sie ist der Türöffner. Und du solltest sie genau so behandeln.
🎯 Warum du die Assistenz ernst nehmen solltest
Die Assistenz entscheidet vielleicht nicht – aber sie organisiert, filtert und priorisiert. Sie weiß, worauf ihr Chef achtet, was gerade Thema ist – und sie kann dich blockieren oder durchlassen.
Mit anderen Worten: Sie ist Teil des Entscheidungsprozesses.
Wer sie wie eine lästige Zwischenstation behandelt, wird selten zurückgerufen. Wer sie respektvoll, professionell und auf Augenhöhe anspricht, hat oft einen Fuß in der Tür.
🛠️ So überzeugst du am Telefon – trotz (oder gerade wegen) der Assistenz
- Sei klar und vorbereitet
Wenn du selbst nicht weißt, was du willst, wird dir niemand helfen.
Klarer Einstieg:
„Guten Tag Frau Müller, mein Name ist Max Mustermann. Ich bin auf der Suche nach Herrn Schmidt, weil ich ein konkretes Anliegen habe, das sein Team im Bereich Einkauf betrifft.“
- Sei höflich – aber bestimmt
Weder flapsig noch devot. Ziel: souverän + respektvoll.
„Ich verstehe, dass er viel zu tun hat. Ich würde trotzdem gern mit ihm persönlich sprechen – es geht um etwas, das nur er entscheiden kann.“
- Kommuniziere Nutzen statt Produkt
Die Assistenz filtert Relevanz. Also:
❌ „Ich wollte mal unser Produkt vorstellen…“
✅ „Es geht um eine Lösung, mit der Ihr Unternehmen die Projektabrechnung deutlich vereinfachen kann – speziell bei vielen Nachunternehmern.“
- Bitte aktiv um Unterstützung
Menschen helfen gern – wenn du sie als Menschen behandelst.
„Vielleicht können Sie mir helfen: Wann wäre ein guter Zeitpunkt, Herrn Schmidt direkt zu erreichen?“
- Nutze Namen & Informationen
Wenn du den Namen der Assistenz kennst, verwende ihn. Frag freundlich nach. Notiere dir kleine Details fürs nächste Mal. Persönliche Ansprache wirkt Wunder.
💬 Beispiel aus der Praxis
Du rufst bei einem Bauunternehmen an, um mit dem technischen Leiter zu sprechen.
Die Assistenz meldet sich.
❌ Schlechte Variante:
„Ich wollte mal fragen, ob ich mit dem Herrn sprechen kann. Es geht um unsere Software.“
✅ Bessere Variante:
„Frau Meier, mein Name ist Daniel Koch. Ich rufe an, weil wir eine Lösung haben, mit der Ihre Bauleitung bis zu 5 Stunden pro Woche bei der Dokumentation sparen kann. Herr Weber ist in dem Bereich zuständig, richtig?“
→ Klingt konkreter, relevanter, souveräner. Und erhöht deine Chancen massiv.
🔁 Was du vermeiden solltest
❌ „Ich bin vom Vertrieb und wollte mal was vorstellen.“
❌ „Ich brauche mal den Chef.“
❌ „Das kann ich nur persönlich mit ihm besprechen.“ (ohne Begründung)
❌ Respektlose oder gestresste Tonlage
➡️ Denk dran: Die Assistenz bewertet nicht dein Produkt – sie bewertet deinen Auftritt.
✅ Dein nächster Schritt
Erarbeite dir heute ein kurzes, starkes Telefonskript für den Erstkontakt über die Assistenz.
Checkliste:
- Wer ist mein Zielkontakt – und warum genau er?
- Wie kann ich das in einem Satz erklären – klar, knapp, relevant?
- Wie bitte ich um Unterstützung, statt „vorbei zu wollen“?
Übe es laut – mit einem Kollegen oder einfach selbst. Denn der erste Eindruck zählt. Und er beginnt oft bei der Stimme, die den Hörer zuerst abnimmt.