Die Besetzung von Schlüsselpositionen ist in vielen Unternehmen zu einer echten Herausforderung geworden. Laut einer Studie der Haufe Akademie dauert es im Schnitt 4,5 Monate, bis eine vakante Stelle wiederbesetzt ist. Diese Zahl ist nicht nur Ausdruck eines zunehmend angespannten Arbeitsmarktes, sondern sie steht sinnbildlich für die wachsenden strukturellen und prozessualen Probleme in vielen HR-Abteilungen. Die entstehenden Kosten für Suche, Auswahl und Einarbeitung sind dabei nur ein Teil des Problems. Mindestens genauso gravierend ist der Druck aus den Fachabteilungen, in denen unbesetzte Schlüsselstellen die Arbeitslast erhöhen, Projekte verzögern und das Betriebsklima belasten.
In diesem Beitrag wird aufgezeigt, warum Interim Management eine wirkungsvolle Antwort auf diese Herausforderungen sein kann – und unter welchen Bedingungen sich sein Einsatz lohnt. Ergänzend werden Praxisbeispiele aus dem Unternehmensalltag aufgegriffen, die zeigen, wie Unternehmen durch Interim Manager*innen Zeit, Kosten und Nerven sparen konnten.
Der kritische Pfad: Zeit- und Kostendruck in der Personalsuche
Die 4,5 Monate bis zur Neubesetzung sind ein Durchschnittswert. In Bereichen mit hochqualifizierten Anforderungen – etwa im IT-Bereich, in Führungspositionen oder im Spezialistenumfeld wie Regulatory Affairs oder Finance – sind Wartezeiten von 6 bis 12 Monaten keine Seltenheit mehr. Die Gründe dafür sind vielfältig:
- Fachkräftemangel: Der demografische Wandel hat den Arbeitsmarkt nachhaltig verändert. Viele Unternehmen konkurrieren um dieselben Talente.
- Hoher Abstimmungsbedarf: Auswahlprozesse in größeren Organisationen sind oft langwierig, da mehrere Entscheidungsträger eingebunden sind.
- Komplexität der Anforderungen: Je spezifischer die Aufgabenstellung, desto weniger geeignetes Personal steht zur Verfügung.
- Onboarding-Zeit: Selbst wenn ein passender Kandidat gefunden wurde, vergehen oft noch Wochen bis Monate, bis diese Person tatsächlich arbeitsfähig integriert ist.
Diese Verzögerungen verursachen nicht nur direkte Kosten durch unproduktive Zeit und Personalberatungsgebühren, sondern auch indirekte Kosten: verlorene Kundenaufträge, verzögerte Projekte, Überlastung von Teams und steigende Krankheitsquoten.
HR unter Druck: Zwischen Fachabteilungen und Geschäftsleitung
HR-Verantwortliche erleben sich häufig in einem Dilemma. Auf der einen Seite fordern Fachabteilungen schnelle Lösungen, da operative Einheiten ohne die nötige personelle Ausstattung nicht mehr funktionsfähig sind. Auf der anderen Seite sind strategische Vorgaben der Geschäftsleitung zu beachten – etwa Budgeteinschränkungen, Compliance-Vorgaben oder eine „Cultural Fit“-Orientierung bei Neueinstellungen.
Die Personalabteilung steht somit unter einem permanenten Spagat: Schnelligkeit versus Qualität. Hinzu kommen oft noch personelle Engpässe in der HR-Abteilung selbst, die durch Krankheit, Fluktuation oder schlichtweg Überlastung entstehen. In vielen Fällen verschärft dies das Problem zusätzlich.
Die Lösung: Interim Management als strategisches Instrument
Interim Managerinnen und Manager sind erfahrene Fach- oder Führungskräfte, die zeitlich befristet und zielgerichtet in Unternehmen eingebunden werden, um Vakanzen zu überbrücken, Projekte voranzutreiben oder Krisen zu managen. Der große Vorteil: Sie stehen sofort zur Verfügung, sind einsatzbereit, benötigen kein langes Onboarding und bringen externe Expertise mit.
Gerade im Fall von Schlüsselpositionen, deren langfristige Besetzung noch Zeit erfordert, ermöglicht Interim Management eine stabile Übergangsphase, ohne operative Risiken. Das Unternehmen bleibt handlungsfähig und kann in Ruhe eine dauerhafte Lösung suchen.
Praxisbeispiel 1: Vakante Position in der IT-Leitung
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen verlor durch Kündigung seine IT-Leitung – ein Bereich, der nicht nur für die Infrastruktur, sondern auch für strategische Digitalisierungsprojekte zuständig war. Ein externer Interim IT-Manager wurde innerhalb von zwei Wochen eingesetzt, stabilisierte das Tagesgeschäft und führte ein zentrales ERP-Projekt weiter. Parallel dazu konnte das Unternehmen in Ruhe einen neuen IT-Leiter rekrutieren, ohne Druck und unter Berücksichtigung aller qualitativen Kriterien. Die Kosten für den Interim Manager waren hoch – aber weit geringer als die Opportunitätskosten eines Stillstands.
Mehrwert durch Interim Management: Fünf zentrale Vorteile
- Sofortige Verfügbarkeit
Interim Manager*innen stehen meist kurzfristig bereit – oft innerhalb weniger Tage. Diese Geschwindigkeit ist im heutigen Arbeitsmarkt ein echter Wettbewerbsvorteil.
- Erprobte Kompetenz
Viele Interim Professionals bringen jahrzehntelange Erfahrung mit und haben vergleichbare Situationen schon mehrfach erfolgreich gemeistert. Sie benötigen keine lange Einarbeitung und können sofort wirksam werden.
- Objektiver Blick von außen
Externe Manager sind nicht in interne Machtstrukturen verstrickt und können Themen neutral bewerten. Sie bringen frische Impulse und neue Perspektiven ein.
- Flexibilität und Risikominimierung
Im Gegensatz zu Festanstellungen binden Interim Einsätze kein langfristiges Budget. Das Risiko von Fehlbesetzungen wird dadurch minimiert – ein wichtiger Aspekt angesichts der hohen Kosten einer falschen Einstellung.
- Wirkungsvolle Entlastung der HR-Abteilung
Die HR-Teams können sich auf die strukturierte Suche einer langfristigen Lösung konzentrieren, während das Interim Management die Lücke operativ schließt. Der Druck sinkt, die Qualität der Entscheidungen steigt.
Weitere Praxisbeispiele
Praxisbeispiel 2: Finance Director ad interim
Ein international tätiges Pharmaunternehmen verlor seinen regionalen Finance Director in der Schweiz durch Weggang zur Konkurrenz. Da die Position zentral für Forecasting, Investor Relations und Controlling war, drohten ernsthafte Auswirkungen. Innerhalb von zehn Tagen wurde ein Interim Finance Director mit Branchenerfahrung eingesetzt, der sowohl das Team führte als auch die anstehenden Jahresabschlüsse koordinierte. Nach vier Monaten wurde ein neuer Kandidat fix angestellt – in der Zwischenzeit war das Unternehmen nie handlungsunfähig.
Praxisbeispiel 3: HR-Leitung in der Transformation
Ein Unternehmen im Einzelhandel stand vor einer umfassenden Umstrukturierung mit Filialschließungen und Neuorganisation des Personalwesens. Die bisherige HR-Leitung ging mitten in der Umsetzungsphase in Elternzeit. Ein Interim HR Director übernahm die Steuerung des Veränderungsprozesses, begleitete arbeitsrechtliche Maßnahmen und sorgte für reibungslose Kommunikation. Die HR-Abteilung konnte ohne Führungsausfall durch die kritische Phase navigieren.
Einsatzbereiche für Interim Management in der HR-Praxis
Die häufigsten Einsatzszenarien für Interim Manager im Kontext von Zeit- und Kostendruck sind:
- Vakanzüberbrückung bei plötzlichem Weggang
- Krisenmanagement in Umstrukturierungen oder bei Compliance-Verstößen
- Projektmanagement, z. B. bei ERP-Einführung, Due Diligence oder HR-Digitalisierung
- Wachstumsphasen, z. B. bei internationalen Expansionen oder Start-ups in der Skalierung
- Integration nach M&A-Transaktionen
Erfolgsfaktoren für den Einsatz von Interim Management
Damit Interim Management sein Potenzial voll entfalten kann, sollten folgende Bedingungen gegeben sein:
- Klare Zielsetzung und Erwartungshaltung
- Was soll erreicht werden?
- In welchem Zeitraum?
- Mit welchen Ressourcen?
- Gute Integration ins Team
- Offenheit und Unterstützung seitens der Linienorganisation
- Kommunikation über Aufgaben und Befugnisse
- Transparente Vertragsgestaltung
- Zeitlicher Rahmen, Vergütung, Reportingstruktur
- Professionelle Auswahl
- Zusammenarbeit mit spezialisierten Interim-Providern
- Auswahl auf Basis fachlicher und persönlicher Passung
Fazit: Interim Management als Antwort auf eine neue Realität
Die Personalwelt hat sich verändert – besonders im Bereich der Schlüsselpositionen. Längere Suchzeiten, wachsender Fachkräftemangel und steigender Zeitdruck erfordern neue Denkweisen und Lösungsansätze. Interim Management ist dabei keine Notlösung, sondern ein strategisches Instrument, das Unternehmen hilft, handlungsfähig zu bleiben und Qualität zu sichern.
Für HR-Verantwortliche bedeutet das: Wer Interim Management frühzeitig in den Werkzeugkasten aufnimmt, erweitert seine Handlungsoptionen deutlich. Und nicht zuletzt schützt diese Praxis auch vor Überlastung – sowohl in den Fachabteilungen als auch im HR-Team selbst.
In einer Welt, in der Geschwindigkeit und Qualität gleichermaßen entscheidend sind, wird Interim Management zum Katalysator für Stabilität und Fortschritt – nicht nur in Krisenzeiten, sondern auch als proaktive Antwort auf strukturelle Engpässe.
Die Herausforderungen im Bereich HR sind vielfältig und anspruchsvoll. Insbesondere gilt dies in den Bereichen Personalplanung, Personalentwicklung und Recruiting.
Ob und inwieweit das Instrument »Interim Management« in deiner speziellen Situation dich unterstützen kann, muss individuell beurteilt werden, denn auch Interim Management ist sicherlich kein Allheil-Mittel. Wichtig ist, unvoreingenommen alle Optionen zu betrachten. Auf diese Weise kannst du die wirtschaftlichste Lösung finden und erfolgreich umsetzen.
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