Ein strukturierter Start in ein neues Projekt als Interim Manager oder Unternehmensberater ist entscheidend für den späteren Erfolg.
Neben dem Kennenlernen der Menschen vor Ort und der Definition der Ziele gibt es einen weiteren wichtigen Schritt: Sich schnell einen umfassenden Überblick verschaffen und alle Themen systematisch sammeln.
In diesem Beitrag erfährst du, wie du dabei am besten vorgehst, welche Fragen du stellen solltest und welche Tools dir helfen können – ergänzt durch Beispiele aus der Praxis.
Hier findest du das dem Thema entsprechende Video:
1. Warum ein Gesamtüberblick zu Projektbeginn so wichtig ist
Gerade zu Beginn eines neuen Mandats ist die Situation im Unternehmen oft aufgewühlt:
- Aufgaben bleiben liegen.
- Verantwortlichkeiten sind unklar.
- Prozesse laufen nicht rund.
Genau hier setzen wir an.
Ein strukturierter Überblick schafft nicht nur für dich selbst Klarheit, sondern bringt auch Ruhe ins Team und bildet die Basis, um die gemeinsam definierten Ziele zuverlässig zu erreichen.
Wichtig:
Du musst nicht warten, bis dein technisches Equipment vollständig eingerichtet ist. Starte sofort – auch mit Papier und Stift, wenn nötig.
2. Themen sammeln: Wie du alle wichtigen Aufgaben und Baustellen erfassen kannst
In den ersten Tagen solltest du alle Themen und Aufgaben, die dir begegnen, sorgfältig dokumentieren. Dabei helfen dir Fragen wie:
- Welche Aufgaben sind offen?
- Wo gibt es Engpässe oder Rückstände?
- Welche Themen sind dringend, welche wichtig?
- Was wird für die Erreichung der Hauptziele benötigt?
Praxisbeispiel:
In einem Unternehmen mit dem Auftrag, den Jahresabschluss zu erstellen, stellte sich schnell heraus: Viele vorbereitende Aufgaben wie die Abstimmung der offenen Posten oder die Inventurerfassung waren nicht abgeschlossen. Durch eine vollständige Themensammlung konnten wir strukturiert priorisieren – und den Abschluss rechtzeitig fertigstellen.
3. Tools und Methoden für eine strukturierte Themensammlung
Je nachdem, was dir zur Verfügung steht, kannst du verschiedene Tools nutzen, um deine Sammlung zu organisieren:
- Papier und Notizbuch: Perfekt für den schnellen Start, wenn Laptop oder Zugänge fehlen.
- Microsoft OneNote: Ideal für strukturierte Notizen, Verlinkungen und Aufgabenmanagement.
- Microsoft To Do: Für die einfache Verwaltung von Aufgabenlisten.
- Excel-Tabellen: Besonders nützlich für priorisierte Listen oder Fortschrittskontrollen.
- Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana: Besonders bei größeren Projekten hilfreich.
Tipp:
Wenn du selbst ein bewährtes Tool hast, nutze es konsequent. Hauptsache, du behältst jederzeit den Überblick!
4. Die Ablagestruktur verstehen: Wo finde ich die Informationen?
Ein oft unterschätzter Punkt: Die Ablagestruktur im Unternehmen.
Frage gleich zu Beginn:
- Wo sind die relevanten Unterlagen abgelegt?
- Gibt es noch Papierakten oder läuft die Ablage bereits digital?
- Welche Bereiche sind bereits digitalisiert – und wo gibt es noch Lücken?
Gerade in Unternehmen mit historisch gewachsenen Strukturen kann die Suche nach Informationen mühsam sein. Frühzeitig Transparenz zu schaffen, spart später viel Zeit.
Praxisbeispiel:
In einem Mandat bei einem Produktionsunternehmen stellte sich heraus, dass der Einkauf seine Verträge digital in einem SharePoint-Ordner abgelegt hatte – die Buchhaltung arbeitete aber weiterhin mit Papierordnern. Durch diese Erkenntnis konnten wir gezielt die relevanten Informationen zusammenführen und den Abstimmungsprozess zwischen den Abteilungen deutlich beschleunigen.
5. Technische Zugänge und Ansprechpartner klären
Ohne die richtigen Zugänge kannst du nicht produktiv arbeiten.
Daher solltest du frühzeitig klären:
- Bist du für alle notwendigen Laufwerke freigeschaltet?
- Hast du Zugriff auf alle wichtigen Programme, wie z.B. Buchhaltungs- oder ERP-Systeme?
- Wer ist dein Ansprechpartner in der IT?
Und ein extra wichtiger Tipp:
Baue eine gute Beziehung zur IT-Abteilung auf!
Gerade in den ersten Tagen sind schnelle Lösungen bei technischen Problemen Gold wert. Eine gute Kommunikation kann hier den Unterschied machen.
6. Zusammenfassung: Der strukturierte Einstieg in dein neues Projekt
Dein Plan für die ersten Tage im neuen Projekt:
✅ Überblick verschaffen – nicht warten, sondern sofort starten.
✅ Alle offenen Themen sammeln und dokumentieren.
✅ Die Ablagestruktur und die Verfügbarkeit relevanter Informationen prüfen.
✅ Technische Voraussetzungen und Ansprechpartner in der IT klären.
✅ Aufgaben priorisieren und erste Maßnahmen planen.
So bringst du Struktur und Ruhe in das Projekt und schaffst die Grundlage für einen erfolgreichen Projektverlauf.
7. Dein nächster Schritt
Ein gelungener Projektstart ist kein Zufall, sondern das Ergebnis guter Vorbereitung, klarer Kommunikation und strukturierter Vorgehensweise.
Wenn du noch tiefer in das Thema „Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater“ einsteigen möchtest, findest du auf unserem Blog weitere hilfreiche Beiträge dazu.
- Wie strukturierst du deinen Projektstart?
- Welche Fragen hast du noch dazu?
- Oder hast du als Auftraggeber Fragen, wie du dazu beitragen kannst, dass das Mandat ein voller Erfolg wird?
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