Die moderne HR-Landschaft ist ein komplexes Geflecht aus Menschen, Prozessen, Technologien und Daten. Unternehmen sehen sich zunehmend mit der Herausforderung konfrontiert, diese vielfältigen Elemente effektiv zu koordinieren, um sowohl strategische als auch operative Ziele zu erreichen. Diese Komplexität kann durch technologische Rückstände, ineffiziente Prozesse, mangelnde Standardisierung, rechtliche Anforderungen oder organisatorische Umbrüche noch verschärft werden.
Ein Bereich, in dem diese Herausforderungen besonders augenfällig werden, ist die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen – speziell im Personalcontrolling, in der Personaladministration und bei der Datenanalyse. Hier zeigt sich häufig ein struktureller Nachholbedarf, der Unternehmen erheblich in ihrer Handlungsfähigkeit einschränken kann. Interim Manager können genau an dieser Schnittstelle einen entscheidenden Beitrag leisten.
1. Ursachen und Symptome der Komplexität in der HR-Landschaft
1.1 Fragmentierte Systemlandschaften
In vielen Unternehmen ist die IT-Infrastruktur in der HR-Abteilung über Jahre hinweg organisch gewachsen. Unterschiedliche Systeme, Tools und Datenquellen – häufig isoliert voneinander – führen zu Medienbrüchen, redundanter Dateneingabe und hohem manuellen Aufwand. Laut einer Studie der Haufe Akademie nutzen rund 64 Prozent der Unternehmen weiterhin Microsoft Excel oder Access als Hauptinstrumente für ihr Personalcontrolling. Diese Tools bieten zwar Flexibilität, sind jedoch hinsichtlich Automatisierung, Datenqualität und Skalierbarkeit limitiert.
Praxisbeispiel:
Ein mittelständisches Produktionsunternehmen verwaltet seine Personaldaten in einer Excel-basierten Datei, die regelmäßig zwischen HR, Controlling und Führungskräften ausgetauscht wird. In der Folge treten Dateninkonsistenzen auf, Versionen geraten durcheinander, und Reports benötigen mehrere Tage zur Erstellung. Hier wirkt sich die fehlende Integration direkt auf Entscheidungsprozesse aus.
1.2 Widersprüchliche Prozesse und Zuständigkeiten
In komplexen Organisationen kommt es häufig zu unklaren Zuständigkeiten, etwa bei der Einführung neuer HR-Tools oder bei Veränderungsprozessen. Unterschiedliche Interessen und Zielsetzungen zwischen HR, IT und Fachabteilungen führen zu Reibungsverlusten.
1.3 Mangel an Ressourcen und Know-how
Viele HR-Abteilungen sind mit ihren täglichen Aufgaben voll ausgelastet. Zeit und Kompetenzen für strategische Projekte wie die Einführung eines HR-Management-Systems (HRMS) oder die Prozessoptimierung fehlen. Auch notwendige Schulungen oder Change-Management-Maßnahmen werden oft nicht ausreichend berücksichtigt.
2. Interim Management als Lösungskomponente
2.1 Rolle und Aufgaben eines HR-Interim-Managers
Interim Manager übernehmen befristet operative Verantwortung in Unternehmen – oftmals in Krisen- oder Veränderungssituationen. Im HR-Kontext bedeutet das: Sie bringen spezifisches Fachwissen mit, übernehmen Steuerungsfunktionen bei komplexen Projekten und entlasten das vorhandene Personal. Ihre Arbeit ist auf konkrete Ergebnisse fokussiert – mit einem klar definierten Mandat und zeitlicher Begrenzung.
Kernaufgaben eines HR-Interim-Managers in komplexen HR-Landschaften sind beispielsweise:
- Analyse bestehender Systeme und Prozesse
- Auswahl und Einführung neuer Softwarelösungen
- Entwicklung automatisierter Reportingstrukturen
- Schulung von Mitarbeitenden und Wissenstransfer
- Begleitung von Transformationsprozessen
Praxisbeispiel:
Ein internationales Dienstleistungsunternehmen plant die Einführung eines cloudbasierten HR-Informationssystems (HRIS). Die bestehende HR-Abteilung verfügt jedoch weder über die Ressourcen noch über das technische Wissen zur Umsetzung. Ein Interim Manager wird beauftragt, die Systemauswahl zu leiten, die Implementierung zu koordinieren und die HR-Mitarbeitenden in der Nutzung zu schulen. Nach erfolgreicher Einführung verlässt der Interim Manager das Unternehmen – das System läuft stabil und eigenständig weiter.
3. Vorteile des Interim Managements in komplexen HR-Situationen
3.1 Objektivität und Neutralität
Interim Manager bringen einen externen Blick mit, sind nicht in interne Machtstrukturen verstrickt und können daher objektiv handeln. Diese Unabhängigkeit ermöglicht es ihnen, Konflikte konstruktiv zu lösen und Veränderungen nachhaltig umzusetzen.
3.2 Sofortige Verfügbarkeit und Erfahrung
Interim Manager stehen kurzfristig zur Verfügung – ein entscheidender Vorteil in akuten Situationen. Zudem verfügen sie über ein breites Erfahrungsportfolio, das sie aus ähnlichen Projekten mitbringen. Dadurch können sie schnell produktiv werden und typische Fehler vermeiden.
3.3 Wissenstransfer und nachhaltige Wirkung
Ein professionell agierender Interim Manager verlässt das Unternehmen nicht, ohne sein Wissen weitergegeben zu haben. Dies geschieht durch Schulungen, Dokumentationen und Coaching. So bleibt die Kompetenz auch nach Projektende im Unternehmen erhalten.
Praxisbeispiel:
Nach einer Fusion zweier Unternehmen ist die HR-Landschaft stark fragmentiert: Zwei unterschiedliche Gehaltssysteme, unterschiedliche Personalverwaltungsprozesse und doppelte Datenhaltung. Ein Interim HR-Projektleiter harmonisiert die Prozesse, standardisiert die Tools und sorgt für eine einheitliche digitale Infrastruktur. Zusätzlich entwickelt er ein Schulungskonzept, um die HR-Teams beider Altunternehmen auf gemeinsame Standards zu bringen.
4. Typische Einsatzszenarien
4.1 Systemeinführungen
Ob SAP SuccessFactors, Workday, Personio oder andere HR-Plattformen – die Einführung neuer Systeme bringt viele Herausforderungen mit sich: von der Auswahl über die Implementierung bis zum Roll-out und Change Management. Interim Manager führen Unternehmen sicher durch diesen Prozess.
4.2 Aufbau eines HR-Controllings
Die Implementierung eines strukturierten HR-Controllings ist eine häufige Aufgabe, wenn bisher nur Excel-Lösungen genutzt wurden. Ein Interim Manager kann hier Kennzahlenmodelle etablieren, Dashboards einrichten und automatisierte Berichte implementieren.
4.3 Compliance- und Datenschutzprojekte
Gerade im Umgang mit sensiblen Personaldaten ist Rechtssicherheit unerlässlich. Interim Manager bringen das erforderliche Wissen mit, um Datenschutzkonformität nach DSGVO und arbeitsrechtliche Vorgaben sicherzustellen.
5. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
5.1 Akzeptanz im Unternehmen
Ein häufiger Stolperstein ist die fehlende Akzeptanz der Interim Manager durch interne Mitarbeitende. Um dem entgegenzuwirken, sollten Geschäftsleitung und HR-Leitung den Einsatz klar kommunizieren, Erwartungen transparent machen und Vertrauen aufbauen.
5.2 Klare Zieldefinition
Erfolgreiches Interim Management steht und fällt mit einer klaren Zieldefinition zu Beginn des Mandats. Was genau soll erreicht werden? Wie wird der Erfolg gemessen? Wer sind die Stakeholder?
5.3 Nachhaltigkeit sichern
Ein Interim Manager soll keine kurzfristigen Lösungen „auf Zeit“ schaffen, sondern nachhaltige Verbesserungen. Dazu gehören auch das Verankern von Veränderungen in der Unternehmenskultur und die Befähigung des Teams.
6. Ausblick: Die Zukunft der HR-Transformation
Die Rolle von HR wird sich weiter wandeln – von einer verwaltenden Funktion hin zu einem datengetriebenen, strategischen Partner des Managements. Der Druck zur Digitalisierung steigt, ebenso die Erwartungen an Effizienz, Flexibilität und Transparenz. Unternehmen, die frühzeitig auf professionelle Unterstützung durch Interim Manager setzen, sichern sich einen Vorsprung im Wandel.
Der Einsatz von Interim Management in hochkomplexen oder unsicheren HR-Landschaften ist kein Zeichen von Schwäche – im Gegenteil: Er ist Ausdruck eines professionellen Umgangs mit Veränderung und einer strategischen Personalführung, die sich nicht in administrativen Prozessen verliert, sondern zielgerichtet agiert. Unternehmen, die diesen Weg beschreiten, profitieren von Entlastung, Know-how-Zuwachs und einer nachhaltig gestärkten HR-Organisation.
Die Herausforderungen im Bereich HR sind vielfältig und anspruchsvoll. Insbesondere gilt dies in den Bereichen Personalplanung, Personalentwicklung und Recruiting.
Ob und inwieweit das Instrument »Interim Management« in deiner speziellen Situation dich unterstützen kann, muss individuell beurteilt werden, denn auch Interim Management ist sicherlich kein Allheil-Mittel. Wichtig ist, unvoreingenommen alle Optionen zu betrachten. Auf diese Weise kannst du die wirtschaftlichste Lösung finden und erfolgreich umsetzen.
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