Hohe Anforderungen an Compliance, Reporting und Dokumentation im HR – Warum Interim Management zur Schlüssellösung wird

Compliance im HR: Mehr als nur Gesetzestreue

Definition und Bedeutung

Compliance bedeutet im HR-Kontext nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch die Berücksichtigung interner Richtlinien, tariflicher Bestimmungen und ethischer Standards. In vielen Organisationen ist HR für die Einhaltung folgender Themen zuständig:

• Datenschutz (DSGVO, BDSG)
• Arbeitszeitgesetze
• Antidiskriminierungsrichtlinien (AGG)
• Gleichstellungsvorgaben
• Betriebsverfassungsrecht
• Aufbewahrungspflichten von Personalakten
• Entgelttransparenzgesetz
• Dokumentation von Mitarbeitergesprächen, Zielvereinbarungen und Entwicklungsschritten
   

Herausforderung: Komplexität und Aktualität

Die rechtlichen Vorgaben verändern sich kontinuierlich. Neue Gesetzesinitiativen (wie das Hinweisgeberschutzgesetz), länderspezifische Regelungen oder globale Standards (z. B. EU-Whistleblower-Richtlinie) erhöhen den Druck auf HR-Abteilungen, aktuell und compliant zu arbeiten.

Praxisbeispiel:
Ein mittelständisches Unternehmen mit rund 400 Mitarbeitern musste 2023 feststellen, dass die Personalakten nicht vollständig digitalisiert und gleichzeitig datenschutzkonform abgelegt waren. Die Personalabteilung arbeitete überwiegend mit papierbasierten Systemen, die nicht gegen unberechtigte Zugriffe geschützt waren. Eine externe Prüfung ergab mehrere DSGVO-Verstöße. Ein daraufhin eingesetzter Interim HR Manager koordinierte kurzfristig ein Projekt zur Digitalisierung und DSGVO-konformen Archivierung der Personalunterlagen, inklusive der Einführung eines rollenbasierten Zugriffsmanagements.

Reporting im HR: Zahlen, Daten, Transparenz

Wachsende Anforderungen an Berichtspflichten

Moderne Personalbereiche sind zunehmend gefordert, strategische Kennzahlen (KPIs) für das Management bereitzustellen. Dabei geht es nicht nur um klassische Kennzahlen wie Fluktuationsquote oder Krankenstand, sondern auch um:

• Diversity-Statistiken
• Gender-Pay-Gaps
• Qualifizierungsquoten
• Success Metrics aus Recruiting und Onboarding
• People Analytics (z. B. Frühindikatoren für Kündigungen)
   

Diese Zahlen werden sowohl für interne Zwecke als auch für externe Berichtspflichten (z. B. Nachhaltigkeitsberichte, ESG-Ratings, DEI-Reports) benötigt.

Herausforderung: Systembrüche und fehlendes Know-how

Gerade mittelständische Unternehmen arbeiten oft mit heterogenen Systemlandschaften. Excel-Listen, veraltete HR-Software und isolierte Datenbanken erschweren ein effektives Reporting.

Praxisbeispiel:
Ein produzierendes Unternehmen war gesetzlich verpflichtet, den Frauenanteil in Führungspositionen zu reporten. Die HR-Abteilung konnte jedoch aufgrund fehlender Datenstruktur keine valide Auswertung vornehmen. Die eingesetzte Interim HR Expertin implementierte kurzfristig ein HR-Controlling-Modell und führte eine Integration der bestehenden Systeme (z. B. SAP HCM und Bewerbermanagement) durch. Innerhalb von drei Monaten stand ein belastbarer Report für die Geschäftsleitung und die Öffentlichkeit zur Verfügung.

Dokumentation: Die unterschätzte Pflicht

Dokumentation als Compliance-Grundlage

Die ordnungsgemäße Dokumentation von HR-Prozessen ist nicht nur ein Zeichen guter Verwaltung – sie ist rechtlich essenziell. So müssen etwa:

• Arbeitsverträge und Vertragsänderungen nachvollziehbar archiviert werden
• Abmahnungen, Kündigungen und Personalgespräche dokumentiert sein
• Betriebsratsbeteiligungen nachweisbar erfolgen
• Schulungsmaßnahmen (z. B. zu Arbeitsschutz) belegbar sein
• Genehmigungen für Überstunden, Elternzeit oder Homeoffice sauber dokumentiert werden
   

Fehlt diese Dokumentation, kann dies zu erheblichen Nachteilen in arbeitsrechtlichen Streitfällen führen.

Praxisbeispiel:
In einem Logistikunternehmen konnte ein gekündigter Mitarbeiter erfolgreich gegen seine Entlassung klagen, weil das Unternehmen keine Nachweise über vorangegangene Abmahnungen liefern konnte. Die gesamte Personalakte war unvollständig geführt. Ein Interim Manager wurde daraufhin beauftragt, die Dokumentationsstandards im Unternehmen zu definieren und eine zentrale, digitale HR-Akte einzuführen.

Interim Management als Lösung: Kompetent, flexibel, effizient

Was ist Interim Management im HR?

Interim Manager:innen im HR bringen nicht nur langjährige Erfahrung mit, sondern oft auch Spezialkenntnisse im Bereich Arbeitsrecht, Projektmanagement, Digitalisierung und Change. Sie werden befristet eingesetzt, um besondere Herausforderungen zu lösen, neue Strukturen aufzubauen oder akute Engpässe zu überbrücken.

Vorteile des Interim-Einsatzes

• Schnelle Verfügbarkeit: Interim Manager können innerhalb weniger Tage einsatzbereit sein.
• Hohe Expertise: Sie bringen aktuelles Fachwissen und Best Practices aus vielen Branchen mit.
• Neutralität: Als externe Kräfte agieren sie unabhängig von internen Machtstrukturen.
• Change-Kompetenz: Sie moderieren Veränderungsprozesse souverän.
• Projektorientierung: Sie liefern Ergebnisse, keine Dauerlösungen.
   

Typische Einsatzszenarien

1. Audit-Vorbereitung (z. B. ISO, Compliance): Aufbau von HR-Dokumentationssystemen
2. DSGVO-Umsetzung: Analyse der Ist-Situation, Schulung der HR-Teams, Einführung datenschutzkonformer Prozesse
3. HR-Controlling: Aufbau einer Reportingstruktur für ESG-, Diversity- oder Personalplanung
4. Digitale Transformation: Einführung digitaler Personalakten oder Self-Service-Portale
5. Arbeitsrechtliche Sonderthemen: Begleitung bei Massenentlassungen, Restrukturierungen, Betriebsübergängen
    

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

1. Frühzeitige Bestandsaufnahme

Unternehmen sollten regelmäßig ihre HR-Prozesse im Hinblick auf Compliance, Reporting und Dokumentation überprüfen. Dazu eignen sich interne Audits oder externe Quick-Checks durch Interim Manager.

2. Ressourcen realistisch bewerten

Der Aufbau interner Kompetenzen dauert. Bei kritischen oder zeitlich limitierten Projekten ist externe Unterstützung oft schneller, wirtschaftlicher und rechtssicherer.

3. HR-Compliance als Chefsache

Die Risiken aus mangelnder Compliance sind hoch. Geschäftsführung und HR-Leitung müssen Verantwortung übernehmen und entsprechende Ressourcen freigeben.

4. Weiterbildung der HR-Teams

Selbst nach der erfolgreichen Umsetzung von Maßnahmen durch Interim Manager sollte das bestehende HR-Team geschult und befähigt werden, die neuen Standards langfristig zu halten.

Fazit

Die zunehmende Komplexität der rechtlichen Anforderungen an den HR-Bereich macht spezialisierte Kompetenz und schnelle Umsetzung erforderlich – Fähigkeiten, die in vielen Organisationen nicht in ausreichendem Maß intern verfügbar sind. Interim Management bietet hier einen effektiven Hebel, um Compliance-Risiken zu minimieren, Reporting-Strukturen aufzubauen und eine verlässliche HR-Dokumentation zu etablieren.

Statt mit internen Ressourcen an regulatorischen Hürden zu scheitern, setzen immer mehr Unternehmen auf temporäre HR-Expertise – und schaffen damit nicht nur kurzfristige Entlastung, sondern auch nachhaltige Strukturen.