Ein gelungener Projektstart ist wichtig – doch ebenso entscheidend ist, wie du dein Projekt anschließend planst und durchführst.
Gerade als Interim Manager oder Unternehmensberater bist du gefordert, effizient und strukturiert zu arbeiten, damit dein Auftraggeber nicht nur zufrieden, sondern im besten Fall begeistert ist.
In diesem Beitrag zeige ich dir, warum eine sorgfältige Planung so wichtig ist, wie du sie am besten angehst – und welche Vorteile dir eine strukturierte Vorgehensweise bringt.
Hier das passende Video zum Inhalt dieses Fachbeitrags:
1. Der Weg vom Überblick zur effizienten Planung
Nach dem Einstieg in ein neues Projekt hast du idealerweise bereits:
- Dir einen Gesamtüberblick verschafft
- Die wichtigsten Themen gesammelt
- Erste Prioritäten gesetzt
Jetzt geht es darum, diese Informationen in eine strukturierte und effiziente Planung zu überführen.
Wichtig zu verstehen:
Einfach „drauflosarbeiten“ führt selten zum Erfolg. Gerade in Interim- und Beratungsprojekten sind eine durchdachte Planung und eine klare Struktur unerlässlich, um Zielvorgaben einzuhalten und den Projekterfolg abzusichern.
Mein Leitsatz aus über 25 Jahren Praxis:
„Ein wenig länger geplant und richtig nachgedacht – das ist schon die halbe Miete!“
2. Was gehört zu einer sinnvollen und effizienten Planung?
Eine wirklich gute Planung basiert auf zwei zentralen Säulen:
a) Aufgaben nach Wichtigkeit strukturieren
Nutze deine Themensammlung und stelle dir folgende Fragen:
- Was ist die wichtigste Aufgabe, die zuerst erledigt werden muss?
- Welche Tätigkeiten blockieren andere Arbeiten, wenn sie nicht rechtzeitig abgeschlossen werden?
- Was sind echte Prioritäten und was ist „nice to have“?
Praxisbeispiel:
In einem Projekt zur Aufarbeitung eines rückständigen Jahresabschlusses war klar:
Bevor Bilanzierungsfragen geklärt werden konnten, musste zunächst die Abstimmung der offenen Posten abgeschlossen sein.
Durch diese Priorisierung lief der Abschlussprozess reibungsloser und ohne unnötige Verzögerungen.
b) Erstellen eines realistischen Zeitplans
Verteile die priorisierten Aufgaben auf eine realistische Time Line:
- Schätze, wie viel Zeit du für die einzelnen Aufgaben benötigst.
- Plane Pufferzeiten für unvorhergesehene Herausforderungen ein.
- Berücksichtige Fristen und Termine (z.B. Steuererklärungen, Monatsabschlüsse).
Tipp:
Stimme deinen Zeitplan unbedingt frühzeitig mit deinem Auftraggeber oder deinem Ansprechpartner ab. Das schafft Transparenz, gemeinsame Erwartungen und minimiert spätere Missverständnisse.
3. Warum eine effiziente Planung so viele Vorteile bringt
Eine gut strukturierte Planung hilft dir in mehrfacher Hinsicht:
✅ Du vermeidest Überforderung – weil du klar weißt, was wann zu tun ist.
✅ Du hältst Deadlines ein – was dein Vertrauen bei der Geschäftsführung massiv stärkt.
✅ Du kannst besser auf neue Herausforderungen reagieren – weil du genau weißt, wo du gerade stehst.
✅ Du sorgst für eine ruhige, strukturierte Arbeitsatmosphäre – was in aufgewühlten Situationen ein Pluspunkt ist.
Und nicht zu unterschätzen:
Wenn du jederzeit Überblick und Kontrolle über dein Interim Projekt beziehungsweise Mandat behältst, bist du selbst entspannter, arbeitest konzentrierter und erreichst schneller sichtbare Ergebnisse.
4. Was tun, wenn neue Herausforderungen auftreten?
Natürlich läuft kein Projekt perfekt nach Plan.
Deshalb ist es wichtig, flexibel zu bleiben:
- Reagiere frühzeitig, wenn sich abzeichnet, dass ein Meilenstein gefährdet ist.
- Informiere deinen Auftraggeber proaktiv, wenn sich Verschiebungen abzeichnen.
- Passe deinen Plan bei Bedarf an – aber ohne dabei die übergeordneten Projektziele aus den Augen zu verlieren.
Mit einer solchen Haltung schaffst du es, auch schwierige Situationen souverän zu meistern. Damit gestaltest du auch dein Mandat erfolgreicher.
5. Zusammenfassung: So planst du effizient und wirkungsvoll
Hier noch einmal die wichtigsten Schritte:
✅ Themen priorisieren: Was ist wirklich wichtig und dringend?
✅ Aufgaben in einen realistischen Zeitplan integrieren.
✅ Den Plan mit dem Auftraggeber abstimmen und regelmäßig aktualisieren.
✅ Flexibel bleiben bei neuen Herausforderungen.
✅ Fokus auf Zielerreichung und Qualität legen.
Fazit:
Effiziente Planung ist kein Selbstzweck – sie ist dein Schlüssel, um Vertrauen zu gewinnen, Projekte souverän zu steuern und deine Auftraggeber nicht nur zufrieden, sondern begeistert zu hinterlassen.
6. Dein nächster Schritt
Wenn du als Interim Manager oder Unternehmensberater langfristig erfolgreich sein willst, gehört eine durchdachte Planung zu deinem wichtigsten Handwerkszeug.
Mit Struktur, Fokus und einer klaren Kommunikation kannst du auch anspruchsvolle Mandate sicher und überzeugend meistern.
Hast du Fragen oder eigene Erfahrungen zum Thema effiziente Projektplanung?
Dann freue ich mich auf deine Nachricht oder einen Austausch mit dir! 🚀
- Wie strukturierst du deinen Projektstart?
- Welche Fragen hast du noch dazu?
- Oder hast du als Auftraggeber Fragen, wie du dazu beitragen kannst, dass das Mandat ein voller Erfolg wird?
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