Fluktuation und Krankheitsausfälle im HR-Team: Wie Interim Management HR voranbringt

Dieser Beitrag beleuchtet die Ursachen dieses Phänomens, seine Auswirkungen auf die Unternehmen und zeigt auf, wie Interim Management als wirkungsvolles Instrument zur kurzfristigen Stabilisierung und langfristigen Verbesserung eingesetzt werden kann – untermauert durch praxisnahe Beispiele.

1. Ursachen hoher Fluktuation und Krankheitsausfälle im HR-Bereich

1.1. Strukturelle Überlastung

HR-Abteilungen kämpfen in vielen Unternehmen mit personeller Unterbesetzung. Neue Aufgaben wie die Digitalisierung von Personalprozessen, Employer Branding oder Diversity Management werden zusätzlich zu klassischen Aufgaben wie Personaladministration und Entgeltabrechnung übernommen – oft ohne entsprechende Ressourcenerweiterung. Dies führt zu einem permanenten „Brennpunktbetrieb“.

1.2. Psychische Belastung durch hohe Erwartungshaltung

HR ist zunehmend mit widersprüchlichen Erwartungen konfrontiert: Führungskräfte fordern schnelle Besetzungen, Mitarbeitende erwarten individuelle Betreuung, und die Geschäftsführung drängt auf strategische Beiträge zur Unternehmensentwicklung. Die daraus resultierende psychische Belastung ist nicht zu unterschätzen.

1.3. Geringe Wertschätzung und Entwicklungsperspektiven

In vielen Unternehmen wird HR noch immer als rein administrativer Kostenfaktor betrachtet. Karrierepfade im HR-Bereich sind flach, Weiterbildungsmöglichkeiten begrenzt. Talente orientieren sich daher schnell um – vor allem in Zeiten eines engen Arbeitsmarktes.

2. Auswirkungen auf Unternehmen und Belegschaft

2.1. Verzögerungen im Recruiting-Prozess

Ein unterbesetztes HR-Team hat Schwierigkeiten, offene Stellen zeitnah zu besetzen. Der Fachkräftemangel wird so intern verstärkt. Die Time-to-Hire verlängert sich, und es drohen wirtschaftliche Schäden durch unbesetzte Schlüsselpositionen.

2.2. Sinkende Mitarbeiterzufriedenheit

Fehlende Ansprechpartner im HR-Bereich, langsame Bearbeitungen von Anfragen oder mangelnde Unterstützung bei Konflikten führen zu Unzufriedenheit und Vertrauensverlust in der Belegschaft. Insbesondere in sensiblen Situationen – z. B. bei Wiedereingliederung, Elternzeit oder Kündigungen – ist kompetente HR-Begleitung essenziell.

2.3. Qualitätsverlust in der Personalentwicklung

Liegen Programme zur Weiterbildung, Führungskräfteentwicklung oder Nachwuchsförderung brach, wirkt sich das negativ auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens aus. Talente werden nicht erkannt, gefördert oder gehalten.

3. Interim Management als Lösung

3.1. Definition und Zielsetzung

Interim Manager:innen im HR-Bereich sind erfahrene Fach- oder Führungskräfte, die kurzfristig einspringen, um operative Aufgaben zu übernehmen, Projekte umzusetzen oder temporäre Führungsverantwortung zu tragen. Ziel ist es, Engpässe zu überbrücken, ohne an strategischer Schlagkraft zu verlieren.

3.2. Vorteile des Interim Managements

• Schnelle Einsatzfähigkeit: Binnen weniger Tage kann ein:e qualifizierte:r Interim-Manager:in starten – ohne aufwendige Einarbeitung.
• Breites Erfahrungswissen: Interim-Manager:innen bringen oft Erfahrung aus unterschiedlichen Unternehmen mit, was zu Best-Practice-Transfer führt.
• Objektivität: Als externe Person agieren sie frei von internen politischen Interessen.
• Kostentransparenz: Interim-Einsätze sind klar befristet und kalkulierbar.

4. Einsatzszenarien aus der Praxis

Beispiel 1: Recruiting-Kollaps bei stark wachsendem IT-Dienstleister
Ein mittelständisches IT-Unternehmen verzeichnet ein starkes Wachstum, das HR-Team war jedoch krankheitsbedingt stark ausgedünnt. Die Time-to-Hire stieg auf über 120 Tage. Ein Interim Recruiter wurde beauftragt, das Bewerbermanagement zu übernehmen, Interviews zu koordinieren und operative Recruitingprozesse zu verbessern. Innerhalb von drei Monaten konnte der Rückstand abgearbeitet, die Time-to-Hire halbiert und ein neues Bewerber-Tracking-System eingeführt werden.

Beispiel 2: Kompletter Ausfall der HR-Leitung in einer Pflegeeinrichtung
Die langjährige HR-Leiterin einer Pflegeeinrichtung fiel unerwartet mehrere Monate krankheitsbedingt aus. Aufgrund der Personalintensität des Betriebs geriet die Verwaltung in Schieflage: Dienstpläne wurden fehlerhaft erstellt, Abmahnprozesse blieben liegen, und neue Pflegekräfte wanderten wegen verzögerter Vertragsgestaltung ab. Ein Interim HR-Manager mit Erfahrung im Gesundheitswesen übernahm die Führung, stabilisierte die Administration, etablierte neue Checklisten für die Onboarding-Prozesse und führte regelmäßige Team-Updates ein. Der Betrieb konnte so reibungslos weiterlaufen.

Beispiel 3: Strategische Neuausrichtung während personeller Übergangsphase
Ein international tätiger Industriekonzern plante eine Reorganisation seines HR-Bereichs. Gleichzeitig kündigten zwei HR Business Partner kurzfristig, und eine HR-Projektleiterin fiel aufgrund einer längeren Krankheit aus. Ein erfahrener Interim HR-Projektleiter wurde eingesetzt, um die laufende HR-Transformation zu begleiten und Schnittstellen zu halten. Parallel unterstützte eine zweite Interim-Fachkraft das operative Tagesgeschäft. So konnte der Transformationsprozess ohne Qualitätseinbußen fortgeführt werden.

5. Worauf Unternehmen bei der Auswahl achten sollten

5.1. Passgenaue Auswahl

Nicht jeder Interim Manager passt in jedes Unternehmen. Neben fachlicher Expertise zählt auch die soziale Passung zur Unternehmenskultur. Gute Provider achten auf beides.

5.2. Klare Zieldefinition und Rollenbeschreibung

Ein detailliertes Briefing ist entscheidend für den Erfolg. Was sind die Ziele des Einsatzes? Welche Aufgaben müssen übernommen werden? Wer ist Ansprechpartner?

5.3. Übergabeprozess und Wissenstransfer

Ein professioneller Interim Manager sichert nicht nur die Arbeit während des Einsatzes, sondern dokumentiert seine Arbeit nachvollziehbar, sodass internes Personal später nahtlos übernehmen kann.

6. Langfristige Perspektiven: Interim als strategischer Baustein

Auch wenn Interim Management in der Regel als kurzfristiges Werkzeug verstanden wird, zeigt sich in der Praxis, dass es auch strategisch eingesetzt werden kann:

• Aufbau neuer HR-Bereiche (z. B. Talent Management, People Analytics)
• Begleitung von Fusionen, Carve-Outs oder Restrukturierungen
• Interimistische Überbrückung bei Elternzeit, Sabbaticals oder Übergängen zur Nachfolgeplanung

Interim Management kann so nicht nur Symptome bekämpfen, sondern zur nachhaltigen Professionalisierung des HR-Bereichs beitragen.

Fazit

Die Kombination aus hoher Fluktuation und krankheitsbedingten Ausfällen macht HR-Abteilungen in vielen Unternehmen zu einem besonders vulnerablen Bereich. Ein belastetes HR-Team kann seine strategische Rolle nicht mehr wahrnehmen – mit weitreichenden Folgen für das Unternehmen insgesamt.

Interim Management bietet eine wirkungsvolle Antwort auf diese Herausforderungen. Ob operativer Ersatz, temporäre Führung oder strategische Begleitung: Mit der richtigen Auswahl und einem klaren Mandat lassen sich HR-Krisen meistern, Prozesse stabilisieren und oft auch neue Impulse für die Zukunft setzen. Unternehmen, die Interim Management nicht als Notlösung, sondern als bewusst eingesetztes Werkzeug verstehen, sichern sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil in einem zunehmend dynamischen Marktumfeld.