Flexibilität als Schlüsselfaktor für zukunftsfähiges HR – Warum Interim Management in Krisenzeiten unverzichtbar wird

Ursachen der mangelnden Anpassungsfähigkeit

a) Verhaftung im „alten Denken“

Viele HR-Abteilungen folgen noch immer dem Prinzip „Never change a running system“. Prozesse, die sich in der Vergangenheit bewährt haben, werden weitergeführt – selbst wenn sie unter neuen Bedingungen nicht mehr wirksam sind. Dieses Mindset des Bewahrens steht einem Wandel oft diametral entgegen.

Beispiel aus der Praxis:
Ein mittelständisches Industrieunternehmen setzte bis zur Pandemie auf klassische Präsenzkultur und papierbasierte Personalprozesse. Als die Corona-Krise Homeoffice erzwang, fehlten digitale Workflows und eine klare Führungskultur im virtuellen Raum. Die HR-Abteilung konnte weder schnell noch strukturiert reagieren. Die Folge: Orientierungslosigkeit bei Mitarbeitenden, ineffiziente Prozesse und ein Vertrauensverlust gegenüber HR.

b) Fehlende Ressourcen und Kompetenzen

Nicht selten sind HR-Abteilungen personell und fachlich unterbesetzt. Strategisches HR-Management, Krisenkommunikation, arbeitsrechtliche Sonderfälle (z. B. bei Kurzarbeit) und Digitalisierung verlangen Kompetenzen, die in kleinen Teams oft nicht abgedeckt werden können.

Praxisbeispiel:
Ein Logistikunternehmen mit 250 Mitarbeitenden wurde während der Pandemie mit massiven Krankheitsausfällen konfrontiert. Die Personalabteilung, bestehend aus zwei Personen, konnte die kurzfristig notwendige Umplanung der Schichtmodelle und die Umsetzung von Hygienekonzepten nicht eigenständig stemmen. Ein Interim HR-Manager übernahm temporär die operative Verantwortung und sorgte innerhalb von vier Wochen für eine stabile Personalstruktur.

c) Langsame Entscheidungswege

Hierarchische Strukturen und langwierige Abstimmungsprozesse verhindern oft eine zügige Reaktion auf neue Herausforderungen. In dynamischen Situationen wie einer Pandemie oder einer wirtschaftlichen Schieflage ist jedoch Geschwindigkeit ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Beispiel:
Ein Konzern in der Konsumgüterbranche entschied sich erst nach mehreren Wochen zögerlicher Diskussionen, auf Homeoffice umzustellen. Bis dahin hatten viele Mitarbeitende bereits eigenmächtig Lösungen geschaffen, was zu Inkonsistenzen und juristischen Graubereichen führte. Eine proaktive HR-Führung hätte frühzeitig klare Regelungen etablieren können.

Interim Management als Lösungsansatz

Gerade in herausfordernden Zeiten kann Interim Management ein entscheidender Hebel sein, um Flexibilität, Expertise und Schnelligkeit in die Organisation zu bringen.

a) Was ist Interim Management im HR-Kontext?

Interim Manager:innen sind hochqualifizierte Fach- oder Führungskräfte, die auf Zeit in ein Unternehmen geholt werden, um dringende Herausforderungen zu bewältigen. Im HR-Bereich übernehmen sie Rollen wie:

• HR-Leitung auf Zeit
• Projektmanager für digitale Transformation
• Spezialist:innen für arbeitsrechtliche Sonderthemen
• Change Manager:innen bei Restrukturierungen oder Mergern
   

b) Vorteile von Interim Management

1. Sofortige Verfügbarkeit:
   Interim Manager:innen sind in der Regel innerhalb weniger Tage einsatzbereit – eine unschätzbare Ressource in Krisensituationen.
2. Externe Perspektive:
   Der Blick von außen hilft, Betriebsblindheit zu überwinden. Interim Manager:innen bringen Best Practices aus anderen Unternehmen mit und regen Veränderungsprozesse an.
3. Fokus auf Ergebnisse:
   Im Gegensatz zu Beratern übernehmen Interim Manager:innen operative Verantwortung und setzen Maßnahmen direkt um – hands-on statt PowerPoint.
4. Keine langfristige Bindung:
   Der Einsatz ist zeitlich begrenzt und verursacht keine dauerhaften Personalkosten – ideal für temporäre Krisensituationen oder Sonderprojekte.
    

Praxisbeispiele für den erfolgreichen Einsatz von Interim HR-Management

Beispiel 1: Digitalisierung von HR-Prozessen

Ein Einzelhandelsunternehmen mit 1.500 Mitarbeitenden musste in der Pandemie kurzfristig von Papierprozessen auf digitale Systeme umstellen. Die interne IT war überlastet, die HR-Abteilung überfordert. Ein Interim HR-Digitalisierungsmanager implementierte innerhalb von acht Wochen ein digitales Zeiterfassungssystem und ein Employee-Self-Service-Portal. Damit konnten Lohnabrechnungen und Urlaubsanträge trotz Homeoffice reibungslos weiterlaufen.

Beispiel 2: Strategischer Umbau einer HR-Abteilung

Ein international tätiges Start-up war stark gewachsen, hatte jedoch keine skalierbare HR-Struktur. Der Gründer entschloss sich, eine erfahrene Interim HR-Leiterin einzusetzen. Diese entwickelte innerhalb von sechs Monaten ein HR-Business-Partner-Modell, etablierte KPI-gestützte Steuerungsinstrumente und führte ein strukturiertes Onboarding-Programm ein.

Beispiel 3: Change Management bei Restrukturierungen

Ein Maschinenbauunternehmen musste pandemiebedingt 20 Prozent der Belegschaft abbauen. Der Geschäftsführer beauftragte einen Interim HR-Manager mit der Konzeption und Kommunikation des Personalabbaus. Dieser koordinierte rechtssichere Kündigungen, Sozialplanverhandlungen und ein Freiwilligenprogramm. Das Ergebnis: keine Klagewelle, hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden und eine stabilisierte Unternehmenskultur.

Empfehlungen für HR-Verantwortliche

a) Flexibilität als Führungsprinzip

Moderne HR-Arbeit bedeutet, auf Unsicherheit vorbereitet zu sein. Das erfordert flexible Strukturen, agile Prozesse und ein Mindset, das Veränderung begrüßt.

b) Frühzeitige Identifikation von Kompetenzlücken

HR-Verantwortliche sollten regelmäßig prüfen, ob im Team alle Kompetenzen für Krisensituationen vorhanden sind – von Arbeitsrecht über Kommunikation bis zur IT-Affinität. Was intern fehlt, kann gezielt durch externe Interim-Expertise ergänzt werden.

c) Nutzung externer Netzwerke

Der Aufbau eines Netzwerks aus erfahrenen Interim Manager:innen und HR-Dienstleistern ist sinnvoll – nicht erst im Krisenfall, sondern als präventive Maßnahme.

Fazit: Mehr Mut zur temporären Verstärkung

Die Herausforderungen der letzten Jahre haben deutlich gemacht: Unternehmen müssen in der Lage sein, rasch auf Veränderungen zu reagieren – und HR spielt dabei eine Schlüsselrolle. Ein „Mehr vom Alten“ reicht nicht aus. Was gebraucht wird, ist neues Denken, schnelle Umsetzung und zielgerichtete Expertise. Interim Management kann genau diese Lücke schließen – und sollte als strategisches Instrument verstanden werden, nicht als letzter Ausweg.

Für unsere durch VUCA bestimmte Wirtschaft, in der Planbarkeit zur Ausnahme wird, ist Flexibilität kein Luxus mehr – sondern eine Überlebensstrategie. Wer heute noch an starren Strukturen festhält, riskiert morgen den Anschluss zu verlieren. Interim HR-Management ist eine wirkungsvolle Antwort auf diese Herausforderung.