Ein neues Projekt als Interim Manager oder Unternehmensberater zu beginnen, ist immer ein spannender Moment. Neue Menschen, neue Strukturen, neue Aufgaben – und gleichzeitig große Erwartungen von deinem Auftraggeber.
Wie schaffst du es, den Überblick zu behalten, deine Ziele zu erreichen und dabei selbst gesund und leistungsfähig zu bleiben? In diesem umfassenden Leitfaden zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du einen strukturierten, erfolgreichen Einstieg ins Projekt meisterst – und einen bleibenden Eindruck hinterlässt.
Auf Youtube haben wir zu dem Thema »Neues Projekt als Interim Manager oder Consultant erfolgreich starten« ein Video veröffentlicht. Hier kannst du es dir anschauen:
1. Erfolgreicher Projektstart: Die Basis für nachhaltigen Erfolg schaffen
Verstehen, bevor du handelst: Gespräche mit Schlüsselpersonen
Dein erster und vielleicht wichtigster Schritt ist es, die Lage aus erster Hand zu verstehen.
Deshalb solltest du bereits in den ersten Tagen gezielt Gespräche mit folgenden Personen führen:
- Geschäftsführer oder Vorstand
- Kaufmännischer Leiter oder CFO
- Fachbereichsleiter der betroffenen Abteilungen
In diesen Gesprächen geht es nicht nur darum, Aufgaben zu erfassen, sondern die Hintergründe zu verstehen:
- Was sind die tatsächlichen Probleme hinter den Symptomen?
- Welche Erwartungen bestehen konkret an dich?
- Welche Kultur und Dynamik herrscht im Unternehmen?
👉 Praxis-Tipp:
Nutze offene Fragen wie: „Was läuft aktuell gut?“ und „Wo sehen Sie die größten Herausforderungen?“ – So signalisierst du echtes Interesse und baust Vertrauen auf.
Proaktive Vorstellung im Unternehmen
Eine persönliche, sympathische Vorstellung bei allen relevanten Kollegen und Führungskräften hilft, frühzeitig Unsicherheiten abzubauen.
Erkläre offen:
- Wer du bist
- Was deine Aufgaben sind
- Wie du unterstützt, nicht ersetzt
Gerade in Veränderungsprozessen sind Transparenz und Wertschätzung entscheidend, um die Mitarbeitenden auf deine Seite zu ziehen.
Überblick verschaffen: Themen sammeln und analysieren
Sammle alle offenen Themen und offenen Baustellen:
- Was ist dringend?
- Was ist wichtig?
- Was ist aktuell blockiert?
Nimm nicht nur offensichtliche Aufgaben auf, sondern hinterfrage systematisch Abläufe, Schnittstellen und Informationsflüsse.
Beispiel:
Bei einem Mandat zur Optimierung der Buchhaltung stellte sich heraus, dass nicht die Prozesse das Hauptproblem waren, sondern unklare Zuständigkeiten und fehlende Kommunikation zwischen Abteilungen. Erst nach Klärung dieser Punkte konnten die Prozesse effizient angepasst werden.
2. Fokus bewahren: Effizientes Arbeiten als Schlüssel zum Projekterfolg
Prioritäten setzen: Die wichtigsten Aufgaben zuerst
Nach der ersten Analyse priorisierst du:
- Welche Aufgaben sind zeitkritisch?
- Was erwartet der Auftraggeber als erstes sichtbares Ergebnis?
- Wo entstehen größte Risiken, wenn Aufgaben liegen bleiben?
Setze klare Prioritäten und kommuniziere diese offen mit deinem Auftraggeber und den Teams.
Nichts wirkt professioneller, als wenn du schnell erste Fortschritte sichtbar machst.
👉 Wichtig: Bleib flexibel! Prioritäten können sich im Projektverlauf ändern.
Planung und Struktur schaffen
Ein detaillierter Plan gibt dir Sicherheit:
- Zeitrahmen mit Meilensteinen
- Aufgabenübersicht mit Verantwortlichkeiten
- Frühwarnsystem für Risiken
- Regelmäßige Review-Termine
Nutze einfache, aber effektive Tools wie:
- Projektmanagement-Software (z.B. Trello, Asana, MS Project)
- Gemeinsame Kalender
- Aufgabenlisten und Statusberichte
So kannst du schnell auf Veränderungen reagieren und bleibst stets handlungsfähig.
Delegieren und Prozesse optimieren
Auch wenn du als Interim Manager operativ tätig wirst, solltest du dich nicht in Kleinigkeiten verlieren.
Stattdessen:
- Delegiere Aufgaben sinnvoll an das bestehende Team
- Optimiere Prozesse, damit diese effizienter werden
- Fördere Eigenverantwortung bei den Mitarbeitern
👉 Praxisbeispiel:
In einem Produktionsunternehmen konnte durch klare Arbeitsanweisungen und die Einführung von kurzen, täglichen Abstimmungen die Effizienz in der Fertigungssteuerung um 25 % gesteigert werden – bei gleichzeitig höherer Mitarbeiterzufriedenheit.
Kommunikation: Vertrauen aufbauen und Widerstände abbauen
Regelmäßige, offene Kommunikation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor:
- Einrichtung eines wöchentlichen Jour Fixe
- Offene Tür für Fragen und Anregungen
- Klare Informationen zu Zielen, Fortschritten und Herausforderungen
Besonders in angespannten Projekten macht der Unterschied oft die Art, wie du konkret mit Menschen sprichst – nicht nur, was du sagst.
3. Ziele erreichen und den Projekterfolg sichern
Klare Zieldefinition: Was, bis wann und wie?
Von Anfang an müssen die Projektziele präzise definiert werden:
- Was genau soll erreicht werden?
- Bis wann?
- Welche Kennzahlen oder Indikatoren zeigen den Erfolg?
Nur messbare Ziele ermöglichen später eine klare Bewertung deiner Leistung.
Beispiel für Zieldefinition:
„Der Jahresabschluss für 2024 wird bis zum 30.06.2025 vollständig erstellt, geprüft und eingereicht – inklusive Dokumentation aller relevanten Prozesse.“
Meilensteine festlegen und Erfolge feiern
Definiere Zwischenziele und feiere kleine Erfolge:
- Früh sichtbare Resultate motivieren das Team
- Regelmäßige Statusupdates zeigen Fortschritte
- Erfolge steigern das Vertrauen deines Auftraggebers
👉 Praxis-Tipp:
Visualisiere Fortschritte mit einfachen Charts oder Projekt-Statusübersichten.
Agil bleiben und flexibel anpassen
Auch perfekt geplante Projekte laufen selten ohne Überraschungen.
Wichtig ist deshalb:
- Regelmäßig den aktuellen Stand überprüfen
- Flexibel auf neue Entwicklungen reagieren
- Gemeinsam mit dem Auftraggeber Prioritäten anpassen
Durch diese Flexibilität beweist du Professionalität – und schützt den Gesamterfolg des Projekts.
Selbstfürsorge: Deine Energie als strategischer Erfolgsfaktor
In hochdynamischen Projekten vergessen viele Interim Manager oder Unternehmensberater sich selbst.
Doch gerade deine eigene Energie entscheidet darüber, wie lange du leistungsfähig bleibst.
Praktische Tipps zur Selbstfürsorge:
- Tägliche Bewegung: 30 Minuten Spaziergang an der frischen Luft
- Bewusste Pausen: Mindestens einmal am Tag Digital Detox einlegen
- Entspannung aktiv planen: Nutzung von Hotel-Wellness, Meditations-Apps, Bücher
- Ausreichend Schlaf: Keine Meetings spätabends, klare Tagesabschlüsse
Nur wer auf sich achtet, kann dauerhaft Spitzenleistung bringen – und bleibt auch langfristig gesund und erfolgreich.
Fazit: Dein Erfolgsrezept für neue Projekte
Ein gelungener Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater basiert auf:
- Tiefem Verständnis der Ausgangslage
- Strukturiertem Priorisieren und Planen
- Konsequenter Zielverfolgung
- Offener, kontinuierlicher Kommunikation
- Bewusster Pflege der eigenen Energie
Wenn du diese fünf Erfolgsfaktoren konsequent anwendest, wirst du nicht nur Projekte erfolgreich abschließen – sondern Auftraggeber nachhaltig begeistern und weiterempfohlen werden.
- Wie strukturierst du deinen Projektstart?
- Welche Fragen hast du noch dazu?
- Oder hast du als Auftraggeber Fragen, wie du dazu beitragen kannst, dass das Mandat ein voller Erfolg wird?
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