Ein neuer Projekteinstieg als Interim Manager oder Unternehmensberater ist immer ein besonderer Moment – er entscheidet maßgeblich über den späteren Erfolg des gesamten Mandats. Ein strukturierter Projektstart ist deshalb unverzichtbar. In diesem Blogbeitrag gehen wir ausführlich auf eine zentrale Phase ein: das erste Gespräch mit der Geschäftsführung sowie die präzise Definition der Projektziele.
Dieser Beitrag ergänzt unseren bereits veröffentlichten Artikel „Erfolgreicher Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater – So gelingt es“ und vertieft speziell den Bereich des Erstgesprächs und der Zielvereinbarung.
Auf Youtube haben wir zu diesem Thema hier ein Video veröffentlicht. Hier kannst du es dir anschauen:
1. Warum das Gespräch mit der Geschäftsführung so entscheidend ist
Direkt zu Beginn eines neuen Projekts steht eines im Mittelpunkt: das persönliche Gespräch mit den Hauptverantwortlichen – in der Regel dem Geschäftsführer, der Geschäftsführerin oder dem Prokuristen. In vielen Fällen übernehmen Interim Manager Rollen wie die der kaufmännischen Leitung oder verantworten Schlüsselprojekte im Unternehmen.
In diesen ersten Gesprächen geht es darum, mehr als nur die offensichtlichen Aufgaben zu verstehen. Es geht darum, die eigentlichen Probleme hinter den Symptomen zu erkennen. Nur durch gezieltes Fragen und aktives Zuhören lassen sich die wahren Herausforderungen aufdecken.
Praxisbeispiel:
In einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen wurde ich als Interim Managerin eingesetzt, um die vakante Position der kaufmännischen Leitung zu überbrücken. Laut erster Projektbeschreibung ging es nur darum, „operative Aufgaben“ zu übernehmen. Im Gespräch mit der Geschäftsführung stellte sich jedoch heraus, dass das Controlling massiv vernachlässigt worden war und die Liquiditätsplanung dringend überarbeitet werden musste. Ohne ein intensives Erstgespräch wäre dieses wichtige Detail zu Beginn möglicherweise übersehen worden.
2. Die richtige Gesprächsführung: Fragen, Fragen und nochmals Fragen
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Gespräch liegt darin, viele – und die richtigen – Fragen zu stellen. Besonders in den ersten Gesprächen empfiehlt es sich, einen vorbereiteten Fragenkatalog zu nutzen, um nichts Wichtiges zu vergessen. Einige bewährte Einstiegsfragen sind:
- Was ist konkret passiert?
- Welche Tätigkeiten sind liegengeblieben?
- Warum hat die Vorgängerperson das Unternehmen verlassen?
- Wo sehen Sie derzeit den größten Brennpunkt?
- Welche Aufgaben müssen als erstes erledigt werden? Gibt es Fristen oder Terminvorgaben?
- Welche Herausforderungen gibt es innerhalb des Teams?
- Was läuft aktuell gut?
Tipp aus der Praxis:
Vergiss nicht, gezielt auch nach den positiven Aspekten zu fragen. Die Antwort auf die Frage „Was läuft gut?“ liefert nicht nur wertvolle Hinweise auf bestehende Stärken im Unternehmen, sondern zeigt auch, wo du an vorhandene Ressourcen und funktionierende Strukturen anknüpfen kannst.
3. Zieldefinition: Konkrete Vereinbarungen treffen
Im nächsten Schritt geht es darum, klare und messbare Ziele zu definieren. Diese Ziele bilden die Grundlage für das gesamte Projekt und dienen als Maßstab für den späteren Erfolg.
Es gibt zwei bewährte Vorgehensweisen:
- Direkte schriftliche Fixierung der Ziele im Gespräch:
Hier werden gemeinsam mit der Geschäftsführung die Hauptziele formuliert und sofort schriftlich festgehalten. - Nachträgliche schriftliche Bestätigung:
Alternativ kannst du einen kurzen Aktenvermerk erstellen, in dem du die im Gespräch erarbeiteten Ziele zusammenfasst und dem Auftraggeber zur Bestätigung zusendest.
Beispiel aus einem Projekt:
Bei der Übernahme eines Interim Mandats im Bereich Finanz- und Rechnungswesen einigten wir uns im Erstgespräch auf folgende Hauptziele:
- Einführung einer tagesaktuellen Liquiditätsplanung innerhalb von zwei Monaten.
- Restrukturierung des Mahnwesens bis zum Quartalsende.
- Aufbau eines neuen Berichtswesens für die Geschäftsführung.
Diese Ziele wurden direkt im Gespräch dokumentiert und gemeinsam unterschrieben. So waren die Erwartungen klar und verbindlich.
4. Die zentrale Frage: Was muss erreicht sein, bevor du das Projekt verlässt?
Eine der wichtigsten Fragen, die du im Erstgespräch stellen solltest, lautet:
„Was muss erreicht sein, bevor ich das Projekt wieder verlasse?“
Diese Frage schafft absolute Klarheit über die Erwartungen und die Erfolgskriterien. Gleichzeitig ermöglicht sie dir, deinen Fokus zu bewahren und Prioritäten richtig zu setzen.
Vorteil für dich:
Das Wissen um den Endpunkt gibt dir Energie und Orientierung und stärkt dein Selbstbewusstsein, weil du den Projekterfolg an klaren Ergebnissen messen kannst.
5. Zusammenfassung: Der Fahrplan für den gelungenen Projektstart
Ein strukturierter Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater basiert auf diesen fünf Schritten:
- Persönliches Gespräch mit der Geschäftsführung oder dem Hauptverantwortlichen führen.
- Probleme hinter den offensichtlichen Problemen erkennen.
- Einen Fragenkatalog nutzen, um die richtigen Informationen zu erhalten.
- Ziele gemeinsam definieren und schriftlich fixieren.
- Unbedingt klären: Was muss erreicht sein, bevor das Projekt endet?
Mit dieser klaren Vorgehensweise legst du den Grundstein für ein erfolgreiches Mandat und sicherst dir das Vertrauen deiner Auftraggeber.
6. Dein nächster Schritt
Willst du noch tiefer einsteigen? Dann lies auch unseren ausführlichen Leitfaden: „Erfolgreicher Projektstart als Interim Manager oder Unternehmensberater – So gelingt es“.
Hier findest du weitere wertvolle Tipps zur Vorbereitung, zum Auftreten und zur strategischen Planung deines Projektstarts.
Wenn du Fragen hast oder Unterstützung bei deinem nächsten Mandat brauchst, melde dich gerne. Ich freue mich auf deine Nachricht!
- Wie strukturierst du deinen Projektstart?
- Welche Fragen hast du noch dazu?
- Oder hast du als Auftraggeber Fragen, wie du dazu beitragen kannst, dass das Mandat ein voller Erfolg wird?
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