»Kannst du mal schnell …?«
In einer Diskussion mit einem Interim-Kollegen beschwerte er sich darüber, dass er sich überfordert fühlt. Ständig wird er gestört und kommt so kaum zu seiner eigentlichen Aufgabe.
»Kannst du mal schnell …?« … eine Auswertung generieren, einen Sachverhalt klären, eine Information recherchieren, jemand etwas erklären, zu diesem Gespräch dazukommen, ohne Kontextinformationen entscheiden …
Von früh bis abends geht das so. Analytische oder konzeptionelle Arbeit ist so schlicht nicht zu erledigen. Er fragte, ob es uns in Interim Mandaten auch so gehen würde.
»Kannst du mal schnell …?« führt schnell zu Überforderung.
Gründe für Überforderung von Interimern
Ja, eine Überforderung kann gelegentlich schon mal vorkommen, und es hat Gründe:
Erwartungshaltungen
Das hängt unter anderem mit der Erwartungshaltung zusammen. Der Auftraggeber erwartet von Interim Managern, dass sie immer spontan performen, jeden Druck tolerieren, Multitasking beherrschen, sofortige Resultate abliefern. »Diese kurze Zwischenfrage macht doch nichts,« ist der Gedanke dahinter.
Mitarbeitende Angestellte stellen sich vor, dass Interim Manager*innen alles ad hoc wissen müssen, woran sie sich schon über Monate die Zähne ausbeißen. Schließlich ist das doch die besondere Stärke von Interimern.
Aufgabenstellung
Die Aufgabenstellung für das Interim-Mandat ist häufig relativ allgemein gehalten. Beispiele: Leitung der Finanzbuchhaltung, Leitung Operations, Leitung Change-Projekt X usw.
Damit ist das Aufgabengebiet ziemlich schwammig und interpretationsfähig. Die Erwartungen sind nicht klar. Bei solchen Mandaten erwartet der Auftraggeber normalerweise die Abdeckung aller Eventualitäten.
Fehlende Übersicht
Die Notwendigkeit einer ersten Übersicht und einer gewissen Einarbeitung wird ignoriert oder unterschätzt. Es besteht die Illusion, dass Interimer ad hoc für jede Frage spontan die richtige Antwort einfach so parat haben.
Es ist nicht klar, dass trotz Vergleichbarkeit vieler Vorfälle und Situationen die Einzelheiten unterschiedlich sind und analysiert werden müssen, um sachgerecht mit ihnen umzugehen.
Notfall-Situationen als Motiv für Engagement von Interimern
Solche überfordernden Situationen sind außerdem der Tatsache geschuldet, dass Interim-Mandate häufig dann erteilt werden, wenn die Herausforderungen im Unternehmen von der Belegschaft nicht mehr bewältigt werden können oder jemand an einer Schaltstelle plötzlich ausfällt. Unruhe, Stress und Nervosität sind dann an der Tagesordnung. Da brennt es vielleicht schon lichterloh.
Der Wunsch, diesen Zustand möglichst schnell wieder in den Griff zu bekommen, ist natürlicherweise sehr groß und bestimmt das Verhalten gegenüber Interimern.
Folgen der Überforderung in Interim Mandaten
Das Ergebnis von oft vermeidbaren Überforderungen von Interim Manager*innen ist, dass am Ende der Auftraggeber unzufrieden ist und der Interimer frustriert. Während der Auftraggeber sich erhofft hatte, mit der Beauftragung die Situation zu entschärfen und weitermachen zu können wie zuvor, hat der eingesetzte Interimer keine reelle Chance, den Erwartungen gerecht zu werden, weil einfach zu viel auf einmal auf ihn einströmt und er schon einmal zeitlich nicht in der Lage ist, alles zu bearbeiten. Die mentale Belastung kommt da noch hinzu.
Das Auftragsziel ist am Ende nicht vollständig erreicht, die Vorstellungen sind auf allen Seiten nicht erfüllt. Manchmal kommt es dann auch vor, dass versucht wird, einen Schuldigen auszumachen, was besonders destruktiv ist.
Maßnahmen für die Verhinderung von Überforderung in Interim Mandaten
Selbstverständlich sind die Anforderungen an Personen, die als Interim Manager*innen arbeiten, recht groß. Es gehört ja auch zu den Kern-Skills dieser Menschen, nicht nur mit außergewöhnlichem Wissen zu glänzen, sondern es auch unter sachlichem und zeitlichem Druck zielführend einzusetzen.
Viele solche Situationen, die geeignet sind, die Resultate einzuschränken, lassen sich jedoch bereits im Vorfeld oder auch während des Interim Mandats entschärfen oder gar nicht erst aufkommen zu lassen. Wie kann man die beschriebene Überforderung verhindern oder minimieren?
Klare Formulierung der Aufgabenstellung
Die Aufgabenstellung des Mandats muss zwingend klar und eindeutig schriftlich formuliert sein. Durch die Schriftlichkeit steigen die Bedeutung und die Verbindlichkeit.
Genaue Zielformulierung
Die Ziele müssen benannt und eindeutig formuliert sein. Es muss klar sein, woran die Zielerreichung festgemacht ist, wie das Maß der Zielerreichung gemessen wird. Hier muss zwischen Auftraggeber und Interim Manager*in Übereinstimmung erzielt sein, denn der Erfolg wird daran gemessen. Schriftlichkeit ist auch hier geboten.
Festlegung der Erwartung an eine Zusammenarbeit
Es muss schriftlich festgelegt sein, welche Erwartungen bei der Zusammenarbeit bestehen, was die interimistisch eingesetzte Person konkret zu tun und zu liefern hat, wo die Grenzen des Mandats bei der Ausübung der Arbeit gesetzt sind. Welche Entscheidungen dürfen autark getroffen werden, in welchen Fällen braucht es Approvals, wie ist mit Mitarbeitenden umzugehen und so weiter.
Festlegung der Zuständigkeiten
Die Zuständigkeiten und Befugnisse müssen ausdrücklich geklärt sein. Wer entscheidet mit, wer darf Einfluss nehmen, wer hat wann Weisungsbefugnis im Arbeitsalltag.
Benennung der übergeordneten Person
Die übergeordnete Person im Unternehmen, der zu berichten ist, muss festgelegt sein. Es sollte normalerweise nur eine Person sein, sonst kommt es unweigerlich zu Konflikten.
Mitarbeiter-Briefing
Die Mitarbeitenden im Unternehmen müssen vorab informiert sein, wofür die interimistisch eingesetzte Person engagiert wurde und welche Aufgaben und Befugnisse ihr zugewiesen wurden. Ebenso muss kommuniziert sein, mit welchen Anliegen der oder die Interim Manager*in betraut werden soll.
Sicherlich gibt es noch weitere Möglichkeiten, schon im Vorfeld oder während der Ausführung eines Mandats unnötig stressige oder überfordernde Situationen nicht aufkommen zu lassen. Wer die genannten sechs beherzigt, ist schon ein gutes Stück weiter.
Fazit
Auch wenn es nicht außergewöhnlich ist, dass in Interim Mandaten Überforderungs-Situationen vorkommen können und der Stresspegel ohnehin erhöht ist, gibt es eine Reihe von Maßnahmen, mit denen sie gedämpft oder ausgeschlossen werden können. Es lohnt sich auf jeden Fall, die genannten sechs Maßnahmen durchzuführen, um unnötige Einschränkungen zu verhindern. Klar ist, dass diese Maßnahmen für insgesamt bessere Resultate des vorübergehenden Einsatzes von Interim Managern garantieren.