Wenn Zahlen fehlen: Warum dein KMU ohne Controlling in die Sackgasse steuert

Organisatorisches Problem

Keine KPIs, kein Controlling, keine Ziele

In vielen KMU existiert kein strukturiertes Controllingsystem. Das bedeutet: Wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen (Key Performance Indicators, kurz: KPIs) werden nicht regelmäßig erfasst, analysiert oder interpretiert. Ziele – ob strategisch oder operativ – sind oft nur vage formuliert oder überhaupt nicht definiert. Die Unternehmenssteuerung erfolgt stattdessen intuitiv oder auf Basis von Erfahrungswerten einzelner Personen. Man verlässt sich auf den Umsatz oder das Bauchgefühl, um den wirtschaftlichen Erfolg zu bewerten – eine riskante Taktik, die bei wachsender Komplexität und steigender Verantwortung schnell an ihre Grenzen kommt.

Beispiel aus der Praxis:
Ein Handwerksbetrieb mit 25 Mitarbeitenden steuert sein Geschäft rein auf Grundlage des monatlichen Kontostands. Solange Geld auf dem Konto ist, wird investiert oder eingestellt. Dass einige größere Aufträge in Wahrheit Verlustgeschäfte waren, merkt der Inhaber erst Monate später, als das Liquiditätspolster plötzlich wegbricht.

Weitere typische Situationen:

• Ein Projekt läuft deutlich länger als geplant – das bleibt unentdeckt, weil es keine Projektcontrolling-Struktur gibt.
• Eine neue Produktlinie verkauft sich gut, ist aber nicht profitabel – mangels Deckungsbeitragsrechnung fällt das erst sehr spät auf.
• Vertrieb, Einkauf und Produktion verfolgen unterschiedliche Ziele – weil keine unternehmensweiten Zielvorgaben existieren.
   

Folgen

Fehlkalkulationen, unrentable Projekte

Ohne verlässliche Datenbasis bleibt der wirtschaftliche Erfolg ein Ratespiel. Viele KMU tappen im Dunkeln, wenn es um Rentabilität, Kostenstruktur oder Produktivität geht. Fehlkalkulationen in Angeboten, unrentable Projekte oder zu hohe Gemeinkosten bleiben oft zu lange unentdeckt. In der Folge werden Entscheidungen auf einer unsicheren Grundlage getroffen – mit potenziell fatalen Folgen.

Praxisbeispiel:
Ein kleiner IT-Dienstleister bietet ein Projekt zu einem Festpreis an, ohne vorher realistisch zu kalkulieren. Am Ende übersteigen die tatsächlichen Arbeitsstunden das Budget um 40 Prozent. Ohne zeitnahes Controlling erkennt die Geschäftsführung das erst, als der Kunde längst zufrieden ist – und die Marge negativ.

Angst, „das Ruder zu verlieren“

Die Unsicherheit, ob alles wirtschaftlich rundläuft, ist für viele KMU-Inhaber belastend. Besonders in Krisenzeiten – bei Auftragsrückgängen, steigenden Kosten oder Fachkräftemangel – steigt der Druck. Ohne belastbare Zahlen entsteht schnell das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren. Entscheidungen werden zögerlich oder aus dem Affekt getroffen, strategische Planung bleibt auf der Strecke.

Typischer Gedanke:
„Ich habe das Gefühl, wir machen zu viel Umsatz und zu wenig Gewinn – aber ich kann es nicht genau sagen.“

Reaktive statt proaktive Unternehmensführung

Wer seine Zahlen nicht kennt, kann nicht vorausschauend agieren. Es fehlt die Grundlage, um Risiken frühzeitig zu erkennen oder Chancen gezielt zu nutzen. Stattdessen wird auf Entwicklungen erst reagiert, wenn es brennt – mit Hektik, Stress und oft unzureichender Wirkung.

Konkretes Beispiel:
Ein Maschinenbauer bemerkt viel zu spät, dass sich die Lagerbestände gefährlich erhöhen. Die Folge: gebundenes Kapital, Liquiditätsprobleme und Lieferengpässe. Hätte es ein monatliches Working-Capital-Reporting gegeben, wäre die Entwicklung schon viel früher sichtbar geworden.

Lösungen

Einführung eines Controllingsystems

Der erste Schritt raus aus dem Blindflug ist die Einführung eines einfachen, aber funktionierenden Controllingsystems. Das bedeutet nicht, dass du sofort eine komplexe ERP-Lösung anschaffen musst. Oft reichen zu Beginn Excel-basierte Auswertungen oder eine einfache Software für Kennzahlenberichte.

Wichtig ist:

• Klare Verantwortlichkeiten definieren (z. B. Geschäftsführung oder kaufmännische Leitung).
• Regelmäßigkeit einführen: Monatliche oder quartalsweise Auswertungen.
• Kennzahlen im Team kommunizieren – Transparenz fördert Verantwortung.
   

Beispiel:
Ein Start-up aus dem E-Commerce-Bereich beginnt mit einem monatlichen Reporting der wichtigsten Kennzahlen: Umsatz, Retourenquote, Marketingkosten, durchschnittlicher Warenkorb. Schon nach wenigen Monaten erkennt das Team Optimierungspotenziale und verbessert die Profitabilität deutlich.

Entwicklung von Unternehmenskennzahlen (KPIs)

Kennzahlen sind das Rückgrat jeder Unternehmenssteuerung. Aber: Nicht jede Zahl ist automatisch nützlich. Es geht darum, die für dein Unternehmen passenden KPIs zu entwickeln – also solche, die deine Ziele abbilden und dich in der Steuerung unterstützen.

Mögliche KPIs für KMU:

• Umsatzwachstum pro Monat oder Quartal
• Deckungsbeitrag je Produkt oder Auftrag
• Liquiditätsstatus und Cashflow
• Produktivitätskennzahlen (z. B. Stunden je Auftrag)
• Kundenakquisitionskosten (CAC) und Kundenwert (CLV)
   

Praxisbeispiel:
Ein Dienstleistungsunternehmen analysiert seine Projektlaufzeiten und stellt fest, dass bestimmte Kundenprojekte regelmäßig überzogen werden. Durch die Einführung einer KPI zur Termintreue gelingt es, diese Quote innerhalb eines halben Jahres um 20 % zu verbessern.

Frühwarnsysteme zur Risikofrüherkennung

Ein gutes Controllingsystem ist nicht nur rückblickend nützlich, sondern hilft dir auch dabei, in die Zukunft zu schauen. Frühwarnsysteme machen es möglich, negative Entwicklungen rechtzeitig zu erkennen – bevor sie zu ernsten Problemen werden.

Beispiele für Frühwarnindikatoren:

• Rückgang von Anfragen oder Aufträgen
• Erhöhter Krankenstand im Team
• Starke Schwankungen bei Rohstoffpreisen
• Offene Posten über Fälligkeit
   

Konkrete Maßnahme:
Ein Produktionsbetrieb erstellt ein monatliches Liquiditätsforecast über sechs Monate. Als sich abzeichnet, dass aufgrund von gestiegenen Materialkosten ein Engpass droht, kann frühzeitig gegengesteuert werden – durch neue Preisverhandlungen und eine Zwischenfinanzierung.

Fazit: Zahlen sind kein Selbstzweck – sie geben dir Sicherheit

Controlling klingt vielleicht trocken, aber es ist der Kompass für dein Unternehmen. Ohne belastbare Daten steuerst du im Nebel – mit erhöhtem Risiko für Fehlentscheidungen, Liquiditätsprobleme und unnötigen Stress. Wenn du dagegen gezielt auf ein einfaches, klar strukturiertes System setzt, schaffst du dir Sicherheit, Klarheit und bessere Entscheidungsgrundlagen.

Gerade als KMU musst du nicht perfekt sein – aber informiert. Schon kleine Veränderungen können eine große Wirkung haben. Fang an mit ein paar zentralen KPIs, etabliere einen Reporting-Rhythmus, schau regelmäßig auf deine Zahlen – und mach dein Unternehmen fit für die Zukunft.

Denn am Ende gilt: Wer seine Zahlen kennt, kann handeln. Wer sie nicht kennt, muss hoffen.

Wenn du wissen willst, wie du konkret und unkompliziert ein Controlling in deinem Unternehmen aufbaust, sprich uns gern an – wir unterstützen dich mit praxistauglichen Tools und Tipps für deinen individuellen Bedarf.