Es ist Montagmorgen, die Woche hat gerade erst begonnen – und trotzdem ist das E-Mail-Postfach schon überfüllt, in der Buchhaltung türmen sich unbearbeitete Rechnungen, die Personalabteilung kämpft mit offenen Stellen und längst überfälligen Feedbackgesprächen. Wenn du dich hier wiedererkennst, bist du nicht allein. Der Fachkräftemangel trifft kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit voller Wucht – und hinterlässt überforderte Teams, sinkende Motivation und steigende Risiken. Doch so muss es nicht bleiben.
In diesem Beitrag schauen wir genau hin: Warum geraten interne Teams in so vielen KMU an ihre Grenzen? Welche Folgen hat das – nicht nur fürs Geschäft, sondern auch für die Menschen? Und vor allem: Welche wirksamen Lösungen gibt es, um dauerhaft Entlastung zu schaffen?
Organisatorische Probleme in KMU
Zu wenig Personal in Verwaltung, Buchhaltung und HR
Viele KMU arbeiten mit einer viel zu schmalen Personaldecke, besonders in den administrativen Bereichen. Ob Buchhaltung, Personalabteilung oder allgemeine Verwaltung: Hier sind es oft nur ein oder zwei Mitarbeitende, die sich um alles kümmern – vom Monatsabschluss über die Lohnabrechnung bis hin zu Vorstellungsgesprächen und Onboarding. Dieses „Multitasking“ ist meist keine bewusste Strategie, sondern schlichte Notwendigkeit. Der Arbeitsmarkt gibt kaum geeignetes Personal her, Bewerbungen bleiben aus, Stellen bleiben unbesetzt.
Praxisbeispiel:
In einem Handwerksbetrieb mit 25 Mitarbeitenden kümmert sich eine einzelne Bürokraft um Einkauf, Rechnungsstellung, Personalunterlagen und Urlaubsplanung. Fällt sie krankheitsbedingt aus, steht das gesamte Büro still – weil es schlichtweg keine Vertretung gibt.
Know-how konzentriert sich auf Einzelpersonen
Noch gravierender wird die Lage, wenn das Wissen über Abläufe, Kundenkontakte oder rechtliche Anforderungen nicht dokumentiert ist. In vielen KMU steckt dieses Know-how in den Köpfen Einzelner – meist langjähriger Mitarbeitender oder der Geschäftsführung selbst. Das birgt ein hohes Risiko: Sobald eine dieser Schlüsselfiguren ausfällt, sei es durch Krankheit, Kündigung oder Ruhestand, gerät der Betrieb ins Schlingern.
Praxisbeispiel:
Ein kleines Familienunternehmen verliert durch einen plötzlichen Weggang die Person, die über Jahre alle Verträge mit externen Dienstleistern gepflegt hat. Die Übergabe war nicht geregelt, Dokumente nicht strukturiert abgelegt. Wochenlang kommt es zu Verzögerungen, weil Verträge nicht auffindbar und Fristen unbekannt sind.
Folgen
Überlastung – Aufgaben bleiben liegen
Wenn wenige Mitarbeitende viele Aufgaben stemmen müssen, bleiben Dinge zwangsläufig liegen. Und das nicht nur einmal. Deadlines werden verpasst, Kundenanfragen verzögern sich, interne Abläufe geraten ins Stocken. In solchen Situationen bleibt meist nur noch das Tagesgeschäft – strategische Weiterentwicklung, Digitalisierung oder Mitarbeiterentwicklung werden zur Nebensache.
Praxisbeispiel:
In einem kleinen Produktionsunternehmen bleibt eine geplante Umstellung der ERP-Software über ein Jahr liegen, weil die dafür zuständige Person im Tagesgeschäft gefangen ist. Als die Software schließlich eingeführt wird, fehlen aktuelle Daten – das Projekt muss neu gestartet werden.
Burnout-Gefahr, Schuldgefühle, Rückzug
Wer dauerhaft überlastet ist, leidet nicht nur physisch, sondern auch psychisch. Gerade engagierte Mitarbeitende neigen dazu, Verantwortung für das strukturelle Versagen zu übernehmen. Schuldgefühle, Rückzug, Frustration und schleichender Leistungsabfall sind die Folge. Nicht selten endet das im Burnout oder in der inneren Kündigung.
Praxisbeispiel:
Eine Personalerin, zuständig für 80 Mitarbeitende, betreut allein sämtliche HR-Prozesse und Bewerbungen. Trotz hoher Belastung traut sie sich nicht, Unterstützung einzufordern – aus Angst, als überfordert zu gelten. Nach einem Jahr mit wiederholten Krankheitstagen zieht sie sich dauerhaft zurück – das Unternehmen steht ohne HR-Ansprechpartnerin da.
Produktivitätsverlust, teure Abgänge
Sind Teams überlastet und frustriert, sinkt nicht nur die Arbeitsqualität, sondern auch die Loyalität. Kündigungen sind oft die letzte Konsequenz. Dabei sind Abgänge besonders in KMU teuer: Recruiting kostet Zeit und Geld, die Einarbeitung braucht Monate – und oft geht dabei wertvolles Wissen unwiederbringlich verloren.
Praxisbeispiel:
Ein Bauunternehmen verliert seinen einzigen kaufmännischen Projektleiter – aus Unzufriedenheit mit der Überlastung. Die Folge: laufende Bauvorhaben geraten in Verzug, weil wichtige Entscheidungen ausbleiben. Die externe Nachbesetzung kostet fünfstellige Beträge – und bringt zunächst keine Entlastung.
Lösungen
Aufbau externer Unterstützungsstrukturen (z. B. Interimsmanager)
Ein bewährter Weg zur kurz- bis mittelfristigen Entlastung ist der gezielte Einsatz externer Unterstützung. Ob Interimsmanager, freiberufliche Experten oder spezialisierte Dienstleister – sie bringen nicht nur sofortige Entlastung, sondern oft auch wertvolle neue Perspektiven und Impulse. Besonders für strategische Aufgaben wie Personalentwicklung, Digitalisierung oder Controlling kann dies ein echter Gamechanger sein.
Praxisbeispiel:
Ein mittelständisches IT-Unternehmen holt sich für 6 Monate einen externen HR-Berater ins Haus, um die Employer-Branding-Strategie aufzusetzen und Prozesse zu dokumentieren. Die interne HR-Managerin wird entlastet, neue Standards werden eingeführt – das Unternehmen wird als Arbeitgeber sichtbarer und attraktiver.
Prozessautomatisierung zur Entlastung
Viele administrative Tätigkeiten lassen sich durch digitale Tools heute deutlich effizienter gestalten – von der digitalen Zeiterfassung über automatisierte Lohnabrechnung bis zur Rechnungsfreigabe per Workflow. Was früher Tage dauerte, geht heute in wenigen Klicks. Voraussetzung ist der Wille zur Umstellung – und ein klarer Plan, wie Prozesse digitalisiert und Mitarbeitende qualifiziert werden.
Praxisbeispiel:
Ein KMU aus der Metallverarbeitung führt ein Tool zur automatisierten Rechnungserfassung ein. Statt täglich manuell Buchungen vorzunehmen, werden Eingangsrechnungen automatisch ausgelesen und dem richtigen Kostenkonto zugeordnet. Die Buchhaltung gewinnt so rund 10 Stunden Arbeitszeit pro Woche zurück.
Wissensmanagement zur Sicherung von Know-how
Wissen ist eine der wichtigsten Ressourcen – doch es ist nur dann wirksam, wenn es strukturiert dokumentiert, zugänglich und weitergegeben wird. Der Aufbau eines systematischen Wissensmanagements hilft, Einzelabhängigkeiten abzubauen und Teams resilienter zu machen. Dazu gehören einfache Tools wie digitale Handbücher, strukturierte Übergaberegelungen, interne Schulungen oder kurze Video-Tutorials.
Praxisbeispiel:
Ein Architekturbüro beginnt damit, alle wiederkehrenden Arbeitsabläufe in einem internen Wiki festzuhalten. Neue Mitarbeitende können dadurch schneller eingearbeitet werden. Gleichzeitig entsteht ein transparentes Nachschlagewerk, das auch im Krankheitsfall Vertretung ermöglicht.
Weitere Empfehlungen aus der Praxis
Neben den genannten Kernlösungen lohnt es sich, folgende Aspekte im Auge zu behalten:
Ressourcen regelmäßig realistisch prüfen
Mache regelmäßig eine ehrliche Bestandsaufnahme: Was schaffen die Teams wirklich? Wo liegen die größten Engpässe? Plane Puffer ein – und höre auf, ständige Überlastung als Normalzustand zu akzeptieren.
Führungskräfte sensibilisieren
Oft fehlt das Bewusstsein für die Überlastung – besonders, wenn diese still ertragen wird. Schulungen und Coachings für Führungskräfte helfen, Warnzeichen zu erkennen, realistisch zu planen und offen mit Belastung umzugehen.
Feedbackkultur stärken
Eine offene Feedbackkultur ermöglicht es Mitarbeitenden, Überforderung frühzeitig anzusprechen. So können strukturelle Probleme erkannt und behoben werden, bevor sie eskalieren.
Prioritäten setzen und kommunizieren
Nicht alles ist gleich wichtig. Lerne, Aufgaben klar zu priorisieren und kommuniziere transparent, wenn etwas warten muss. Das schafft Klarheit – und reduziert den Druck im Team.
Fazit
Der Fachkräftemangel ist real – und er trifft KMU mit besonderer Härte. Doch Überlastung und Kollaps müssen keine zwangsläufige Folge sein. Wer die Probleme erkennt, gezielt entlastet und systematisch Wissen sichert, kann auch mit knappen Ressourcen erfolgreich bleiben.
Der Schlüssel liegt in einer Kombination aus strategischem Denken, mutigen Entscheidungen und smarter Unterstützung. Lass dich nicht vom Personalmangel lähmen – sondern nutze ihn als Anlass, deine Strukturen zukunftsfähig zu machen.
Denn: Nicht der, der am lautesten klagt, hat am Ende die Nase vorn – sondern der, der klug reagiert.
Wenn du dich in dem einen oder anderen Punkt wiederfindest, dann lass uns ins Gespräch kommen. Bestimmt haben wir erste Impulse und Tipps für dich. Wir klären außerdem gemeinsam, ob und inwieweit wir dich auf deinem Weg unterstützen können. Wir freuen uns auf das Gespräch mit dir.
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