Flurfunk war gestern – Warum deine Firma eine echte Kommunikationskultur braucht

Organisatorisches Problem

Kommunikation passiert in jedem Unternehmen – aber oft ungeplant, unstrukturiert und wenig nachhaltig. Vor allem in kleinen Betrieben, in denen „jeder alles macht“ und es kaum formale Prozesse gibt, wird die Weitergabe von Informationen zum Zufall. Entscheidungen fallen zwischen Tür und Angel, Informationen werden nur mündlich weitergegeben, und es fehlt an Dokumentation.

Mangelhafte Informationsweitergabe

Ein Klassiker: Der Chef entscheidet im Gespräch mit einer Kollegin, dass ein Angebot bis Freitag rausgehen muss – sagt es aber niemandem sonst. Am Donnerstag fragt der Kunde nach, niemand fühlt sich zuständig, Chaos bricht aus. In solchen Fällen liegt das Problem nicht bei den Mitarbeitenden – sondern an fehlender Klarheit in der Kommunikation.

Auch scheinbar banale Dinge wie Terminabsprachen oder Zuständigkeiten geraten ins Wanken, wenn nicht alle denselben Informationsstand haben. Besonders kritisch wird es, wenn Mitarbeitende in Teilzeit arbeiten, im Außendienst sind oder krankheitsbedingt ausfallen – und niemand weiß, was der aktuelle Stand ist.

Fehlende Dokumentation

„Das haben wir doch letzte Woche so besprochen!“ – „Echt? Ich dachte, wir wollten das anders machen …“ Solche Gespräche sind Alltag in Unternehmen ohne verbindliche Dokumentation von Entscheidungen. Wenn Aufgaben nur mündlich verteilt oder Änderungen in Projekten nicht schriftlich festgehalten werden, ist Missverständnissen Tür und Tor geöffnet.

Und ganz ehrlich: Wer erinnert sich schon nach drei Tagen noch genau an die Details eines Gesprächs, das zwischen zwei anderen Terminen im Vorbeigehen stattgefunden hat?

Folgen

Ein Mangel an klarer Kommunikation bleibt nicht ohne Folgen – im Gegenteil. Die negativen Auswirkungen zeigen sich meist schleichend, aber deutlich: in sinkender Effizienz, wachsendem Frust und immer mehr Fehlern im Arbeitsalltag.

Missverständnisse und Doppelarbeiten

Wenn unklar ist, wer was macht, passiert schnell eines von zwei Dingen: Entweder erledigen mehrere Personen dieselbe Aufgabe – oder niemand fühlt sich zuständig. Beides kostet Zeit und Nerven. Doppelarbeiten verschwenden Ressourcen, führen zu Verdruss („Ich dachte, das wäre mein Job!“) und schmälern das Vertrauen im Team.

Typisches Beispiel: Zwei Kollegen arbeiten parallel an demselben Kundenangebot, ohne voneinander zu wissen. Der eine schickt es ab, der andere erfährt erst davon, als der Kunde sich wundert. Peinlich – und völlig unnötig.

Misstrauen und Grüppchenbildung

Fehlende Transparenz schafft Unsicherheit. Und wo Unsicherheit herrscht, wächst oft Misstrauen. Mitarbeitende beginnen, Informationen zurückzuhalten, „ihr Ding“ zu machen oder sich in informelle Gruppen zurückzuziehen. Der Flurfunk blüht, kleine Machtspiele entstehen, und das Teamgefühl leidet.

Oft ist das nicht einmal böse gemeint – aber wenn Infos nicht offen geteilt werden, entstehen schnell Lagerbildung und Konflikte. Ein Beispiel: Ein Projektleiter bespricht Änderungen im Ablauf nur mit zwei Mitarbeitenden. Die anderen fühlen sich übergangen und reagieren mit passivem Widerstand – oder Gerüchten.

Ineffiziente Zusammenarbeit und langsame Reaktionen

Je weniger klar kommuniziert wird, desto langsamer wird die gesamte Organisation. Abstimmungen dauern länger, Rückfragen häufen sich, Aufgaben müssen mehrfach erklärt werden. Das bremst nicht nur den operativen Alltag, sondern auch die Innovationskraft des Unternehmens.

Gerade in KMU, die schnell und flexibel auf Kundenwünsche reagieren müssen, ist das fatal. Wer erst lange intern klären muss, wer zuständig ist oder wie der letzte Stand war, verliert Zeit – und oft auch Aufträge.

Lösungen

Die gute Nachricht: Eine klare Kommunikationskultur lässt sich aufbauen. Sie ist keine Frage der Größe, sondern des Willens zur Veränderung – und beginnt mit kleinen, konsequenten Schritten.

Einführung klarer Kommunikationsprozesse

Regelmäßige Meetings sind kein Selbstzweck – sondern ein zentrales Instrument, um Informationen transparent zu machen. Ob wöchentliche Teamrunden, kurze Daily-Stand-ups oder strukturierte Projektmeetings: Wichtig ist, dass es feste Formate gibt, in denen Informationen ausgetauscht, Aufgaben verteilt und Entscheidungen dokumentiert werden.

Beispiele aus der Praxis:

• In einem Handwerksbetrieb mit zwölf Mitarbeitenden findet montags morgens ein kurzes Wochen-Update statt. Jeder nennt seine wichtigsten Aufgaben, Termine und Abhängigkeiten. So weiß das ganze Team, woran wer arbeitet – und wer ggf. Unterstützung braucht.
• In einer Agentur sorgt ein digitales Kanban-Board mit wöchentlichem Review dafür, dass alle Projektbeteiligten auf dem aktuellen Stand sind – auch bei Homeoffice oder Urlaub.
   

Nutzung digitaler Tools

Digitale Kommunikationstools helfen, Informationen zentral, transparent und nachvollziehbar zu machen. Ein Intranet, eine Projektmanagementsoftware oder auch einfach eine gut strukturierte Cloud-Ablage können den Unterschied machen.

Geeignete Tools (je nach Bedarf):

• Projektmanagement: Trello, Asana, MeisterTask, Notion
• Kommunikation: Microsoft Teams, Slack, Mattermost
• Dateien & Dokumentation: Google Workspace, Microsoft 365, Nextcloud
   

Wichtig: Tools allein lösen keine Probleme – sie müssen sinnvoll eingeführt, gepflegt und in die tägliche Arbeit integriert werden. Und: Nicht überfrachten! Lieber ein Tool richtig nutzen als fünf Tools, die niemand versteht.

Schulungen in Kommunikationskompetenz

Nicht jede*r ist von Natur aus kommunikationsstark – und das ist okay. Kommunikation kann man lernen. Schulungen oder kurze Workshops zu Themen wie „aktives Zuhören“, „Feedback geben“, „klar schreiben“ oder „Meetings effizient moderieren“ helfen dem ganzen Team, besser miteinander umzugehen.

Praxisbeispiel:
Ein Maschinenbauunternehmen mit 35 Mitarbeitenden führte eine eintägige Schulung zum Thema „Effektive Kommunikation im Team“ durch – mit erstaunlichem Effekt. Die Teilnehmenden entwickelten gemeinsam Regeln für ihre Kommunikation, vereinbarten klare E-Mail-Richtlinien und verbesserten ihre Meetingstruktur. Bereits nach wenigen Wochen war die Zusammenarbeit spürbar entspannter – und Missverständnisse nahmen deutlich ab.

Weitere wirksame Ansätze

Kommunikationsverantwortliche benennen

Gerade in wachsenden KMU kann es sinnvoll sein, eine Person oder ein kleines Team als „Kommunikationshüter*in“ zu benennen. Diese achten darauf, dass wichtige Infos geteilt, Entscheidungen dokumentiert und Kommunikationswege eingehalten werden. Das schafft Verlässlichkeit und entlastet Führungskräfte.

Feedbackschleifen einbauen

Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Regelmäßige Feedbackformate – etwa in Form von kurzen Retrospektiven („Was lief gut, was weniger?“) – fördern eine offene Kultur, in der Probleme früh angesprochen werden können.

Beispiel: Ein Dienstleistungsunternehmen hat einmal im Monat ein internes „Feedback-Meeting“, bei dem jede*r sagen kann, was im Teamalltag gut läuft und wo es hakt. Das stärkt die Transparenz und hilft, Reibungsverluste schnell zu beheben.

Kommunikation sichtbar machen

Ein Whiteboard im Pausenraum, ein digitaler Wochenplan im Intranet oder ein kurzer Newsletter vom Chef – Hauptsache, Informationen sind für alle zugänglich. Sichtbarkeit schafft Vertrauen.

Fazit

Eine klare Kommunikationskultur ist kein Luxus, sondern eine zentrale Voraussetzung für produktive, zufriedene und handlungsfähige Teams – gerade in KMU. Sie schützt vor Missverständnissen, macht Zusammenarbeit effizienter und stärkt den Teamgeist.

Wenn du also das nächste Mal merkst, dass eine wichtige Info „untergegangen“ ist oder jemand zum dritten Mal dieselbe Frage stellt – sieh es nicht als lästigen Einzelfall. Sondern als Signal, dass es Zeit ist, an der Kommunikationskultur zu arbeiten. Du wirst überrascht sein, wie viel besser sich der Arbeitsalltag anfühlt, wenn alle wissen, woran sie sind – und miteinander reden.

Flurfunk war gestern. Jetzt wird richtig kommuniziert.