Telefonieren macht Spaß

Am Telefon überzeugen

Das Telefon erweist sich immer  wieder als das ideale Mittel, mit bestehenden und zukünftigen Kunden ins Gespräch zu kommen und Aufträge zu generieren. Schließlich werden Geschäfte auch heute noch mit Menschen gemacht, und das persönliche Gespräch macht den Ausschlag. Neue Vertriebskanäle wie Social Media mit Lead Generation helfen lediglich in der Vorbereitung. Dennoch gibt es Vorbehalte und Ängste, wenn es darum geht, den Telefonhörer in die Hand  zu nehmen und jemand so zu akquirieren. Dafür gibt es eine Lösung. Hier erfährst du, was für die Vor- und Nachbereitung von Telefongesprächen entscheidend ist.

In der Telefonakquise haben wir oft nur eine minimale Zeitspanne, um unseren Gesprächspartner mit unseren ersten Worten von unserer Dienstleistung oder unserem Produkt zu beeindrucken, damit er  weitere Gespräche mit uns führt. Wir brauchen also einen »Quick-Talk«,  um ins Gespräch zu finden und die Zeit optimal zu nutzen. Wer daran scheitert, fällt auf die Nase.

So sieht es oft im Alltag aus: 
Der Kontakt springt uns geradezu an. Wir wissen: Wir müssen ran. Kunden wollen wir gewinnen. Das brauchen wir auch, damit das Unternehmen auf lange Sicht weiterhin bestehen bleibt. Wir sind mit Herz und Leidenschaft von unseren Dienstleistungen oder den Produkten und auch vom eigenen Unternehmen überzeugt. 

Mit einer soliden Vorbereitung und einer geschickten Vorgehensweise wird Telefonakquise einfach und leicht. Wir freuen uns auf jedes Telefonat, weil wir gut drauf sind. Wir wissen: Es kann uns nichts passieren. Wir sind gewappnet. Das Allerwichtigste dabei ist:

Vor- und Nachbereitung der Telefongespräche

  1. Definiere die Zielgruppe – und zwar genau!

    Wer passt zu mir sowie meinen Dienstleistungen und Produkten? Mit dieser Frage hast du schon die halbe Miete. Recherchiere, wer als Kunde für dich in Frage kommt. Du benötigst einen klar definierten Zielkunden, damit du vorwärtskommst. Zum einen kannst du damit ganz schnell entscheiden, ob ein Kontakt zu dir passt oder nicht. Zum anderen finden sich klar definierte Zielkunden wesentlich leichter.

    Vielleicht mag der eine oder andere Leser jetzt denken: »Hmm, alter Hut.«

    Ja, ich gebe dir Recht. Doch wir erleben bei unseren Kunden immer wieder, dass es hier hakt. Es ist einfach wichtig, sich die Zielgruppe stets vor Augen zu führen, zu wiederholen: »Wer GENAU ist mein Zielkunde«? So bleibt uns der Zielkunde ständig im Gedächtnis und vor Augen!

    Unser Tipp für den Jour Fixe im Vertriebsteam: Bespreche die Zielgruppe immer wieder aufs Neue. Lass auch neue Mitarbeiter die Zielgruppe beschreiben! Andere Worte kommen oft anders beim Gegenüber an, es ergeben sich neue Sichtweisen und Ansichten.

  2. Informiere dich über das Unternehmen!

    Eine kurze Recherche, um welches Unternehmen es sich handelt, ist unabdingbar und gehört dazu. Wieviel Mitarbeiter hat das Unternehmen? Wie ist das Unternehmen aufgestellt? Welche Philosophie verfolgt es? Diese und weitere Fragen helfen dir, Anhaltspunkte zu finden und bei deinen Gesprächspartnern zu punkten.

  3. Leg konkrete Ziele für die Telefonaktion fest!

    Wenn du nicht weißt, was für ein Ziel du mit einer Telefonaktion erreichen willst, was soll dann dabei herauskommen? Wenn du deinem Navigationsgerät nicht mitteilst, wohin du fahren willst, kommst du vielleicht zufällig dort an. Dennoch wird es zumindest öfter passieren, dass du Umwege fährst, oder?

    Jede Aktion, jedes Telefonat, jedes Gespräch verfolgt ein gewisses Ziel. Wenn du von vornherein ein genaues Ziel für die Telefonakquise-Aktion festlegst, dann vermeidest du Frust und Stress.

    Unser Tipp: Vermeide als Ziel den Kundentermin.

  4. Recherchiere und behalte den Namen deines Gesprächspartners!

    Fremde Namen sind oftmals schwer zu merken. Das geht jedem so. Unsere Vertriebsassistentin macht es sich ganz leicht:
    • Block und Stift:
      Sie hat IMMER Block und Stift neben sich liegen und schreibt sich alles auf. Wenn sie den Namen nicht verstanden hat, fragt sie nach und lässt ihn sich sogar manchmal buchstabieren.
    • Bei schwierigen Namen:
      Manchmal übt sie vor dem Telefonat einen schwierig auszusprechenden Namen ihres Gesprächspartners und spricht ihn mehrfach laut aus.
      Den Namen brauchst du, um dein Gegenüber auch persönlich anzusprechen. Höflichkeit ist ein MUSS.
      Doch keine Bange: Jeder vergisst mal etwas, auch Namen, und kein Gesprächspartner nimmt dir das krumm. Hier hilft ganz einfach nachzufragen.
    • Recherche der richtigen Ansprechpersonen
      Hier fragt sich unsere Mitarbeiterin durch, ohne Scheu und ohne mit der Wimper zu zucken. Das funktioniert am besten an der Zentrale und ist das tägliche Todo in der Akquise.
      Sie hält sich hier nicht lange auf, denn ihr erstes Ziel ist herauszufinden, wer ihre Ansprechperson ist.
      Unser Tipp: Flirte auch mit deinen Gesprächspartnern, das gehört zum Geschäft!

  5. Bereite das Gespräch nach!

    Alles, was du mit deinem Gesprächspartner besprochen hast, solltest du in deinem CRM-System eintragen. Was – Wie – Wer – Wo – Wann. Das sind die Aussagen, die du erfassen musst. Nach dem Motto: So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Eine gute CRM-Software bietet dir die Möglichkeit einer Aktivitäts- und Notizfunktion und einer Wiedervorlage mit Terminierung. Damit hast du die wichtigen Dinge schriftlich erfasst und auf diese Weise aus deinem Kopf raus.

    Wichtig ist: Bei der Nachbereitung triffst du auch die Entscheidung: Ist der Kontakt interessant für dich oder uninteressant? 
    Bearbeitest du den Kontakt weiter, oder übernimmt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin die Betreuung? Muss im Team oder mit dem Vorgesetzten etwas besprochen werden? Was ist der nächste Schritt?
    Übernimmt eine dritte Person den Kontakt, muss auf jeden Fall in den Aufzeichnungen alles enthalten sein, damit nahtlos weiter daran gearbeitet werden kann.

  6. Plane feste Telefonzeiten im Kalender ein!

    Neben Artikelschreiben, Verschiedenes besprechen, Verwaltungskram erledigen oder Unterlagen durcharbeiten findet sich keine Ruhe, um konzentriert zu telefonieren. Deshalb:

    Trag feste Telefonzeiten in deinen Kalender ein!

    Damit stellt sich ein Automatismus ein, und Telefonieren wird zur Freude. Die anderen Personen im Umfeld gewöhnen sich daran, und du hast damit in dieser Zeit volle Konzentration.

Jetzt gilt es »nur« noch, das Telefonat selbst professionell und erfolgreich zu führen. Bestens vorbereitet bist du ja. Für viele ist das Telefonat selbst dennoch eine Herausforderung, und deshalb wagen sie sich nicht ans Telefonieren. Wie das eigentliche Telefonat leicht und locker vonstatten geht, erfährst du im nächsten Blogbeitrag hier auf Ressourcenschmiede.

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